Gérer les utilisateurs

Vous pouvez ajouter des utilisateurs à un fichier et les affecter à des documents spécifiques. Avant de pouvoir gérer vos utilisateurs, vous devez activer la protection dans un fichier.

Ajouter un utilisateur

Les utilisateurs doivent disposer d'un identifiant pour se connecter à un fichier protégé.

Pour ajouter un utilisateur à un fichier :

Dans le ruban, cliquez sur Outils | Protection | Configuration de la protection.
Dans la boîte de dialogue Utilisateurs et groupes , sous Utilisateurs et groupes globaux, cliquez sur Ajouter.
Dans la boîte de dialogue Propriétés de l'utilisateur , sous l'onglet Informations sur l'utilisateur , remplissez chaque champ. Le cas échéant, veuillez remplir les champs du groupe Tarifs .
- Tarif standard : Le tarif facturé au client.
- Tarif du forfait : Le taux est fixé en fonction du risque d'audit.
Dans l'onglet Membre de , ajoutez l'utilisateur aux groupes concernés. Cliquez sur OK.

Remarque : Vous pouvez ensuite affecter le nouvel utilisateur à un groupe à partir de la boîte de dialogue Utilisateurs et groupes .

L'utilisateur est créé dans le fichier. Vous pouvez modifier les paramètres d'un utilisateur à partir de la boîte de dialogue Utilisateurs et groupes en sélectionnant l'utilisateur et en cliquant sur Propriétés. Vous pouvez modifier le mot de passe de l'utilisateur dans Outils | Protection | Modifier le mot de passe.

Affecter un utilisateur à un groupe

Les groupes vous permettent de gérer les droits et les niveaux d'accès dont disposent les utilisateurs pour un fichier. Lorsque vous affectez un utilisateur à un groupe, celui-ci hérite des droits et des niveaux d'accès de ce groupe.

Pour affecter un utilisateur à un groupe :

Dans le ruban, cliquez sur Outils | Protection | Configuration de la protection.
Dans la boîte de dialogue Utilisateurs et groupes , sélectionnez un utilisateur dans le volet Utilisateurs et groupes globaux et le groupe auquel vous souhaitez l'ajouter dans le volet Groupes disponibles , puis cliquez sur la flèche pour déplacer l'utilisateur vers le groupe.

L'utilisateur est affecté au groupe indiqué. Pour retirer un utilisateur d'un groupe, sélectionnez-le dans le volet Groupes disponibles , puis cliquez sur la flèche pour le replacer dans la liste Utilisateurs .

Attribuer un utilisateur à un document

Une fois vos utilisateurs et vos groupes configurés, vous pouvez attribuer à certains utilisateurs la tâche de préparer et de réviser des documents individuels dans votre dossier « Working Papers ».

Pour attribuer des utilisateurs à un document :

Dans le ruban, cliquez sur Document | Attribuer des utilisateurs.
Sélectionnez le ou les documents auxquels vous souhaitez attribuer des utilisateurs. Dans le groupe Attribuer des utilisateurs à un ou plusieurs documents , sélectionnez un rédacteur et un relecteur dans les menus déroulants.

Remarque : Les droits des utilisateurs sur les documents sont déterminés par les droits de leur groupe. Avant de tenter d'attribuer des utilisateurs à des documents, vérifiez vos droits de groupe afin de vous assurer que vous pouvez effectuer les attributions souhaitées.

Cliquez sur Fermer.

Les documents sont attribués aux rédacteurs et aux relecteurs.

Désactiver des utilisateurs

Si vous souhaitez conserver les informations d'un utilisateur qui n'est plus actif au sein de votre organisation, vous pouvez désactiver son profil. Les utilisateurs désactivés ne peuvent ni se connecter ni accéder aux fichiers protégés.

Pour désactiver un utilisateur :

Dans le ruban, cliquez sur Outils | Protection | Configuration de la protection.
Sélectionnez l'utilisateur que vous souhaitez désactiver. Cliquez sur Propriétés.
Dans l'onglet « Informations sur l'utilisateur », dans le groupe « Informations », cliquez sur le menu déroulant Type et sélectionnez Inactif. Cliquez sur OK.

L'utilisateur a été désactivé et ne peut plus se connecter ni accéder aux fichiers protégés.

Propriétés de l'utilisateur

Modifier les informations des utilisateurs et affecter les utilisateurs à des groupes.

Informations sur l'utilisateur

Indiquez les informations générales relatives à un utilisateur dans l'onglet Informations sur l'utilisateur .

Option	Description
Nom d'utilisateur	Les utilisateurs utiliseront ce nom pour accéder au fichier client lorsque la protection est activée.
Identifiant	Veuillez saisir un identifiant unique pour l'utilisateur. Cet identifiant apparaît dans d'autres sections du programme sous la forme d'« initiales ». Les identifiants en double ne sont pas autorisés La longueur maximale du champ est de huit caractères Les identifiants comportant moins de 8 caractères seront complétés par des espaces
Administrateur	Cochez cette case pour attribuer à l'utilisateur les droits d'administrateur suivants : Accès à tous les droits dans l'onglet Droits de la boîte de dialogue Configuration du groupe . Autorisation de configurer les options d'administration du magasin de données. Possibilité de créer, de copier, de modifier ou de supprimer des vues partagées dans Tracker lorsque l'option Exiger une connexion à Tracker est sélectionnée dans le magasin de données. Accès à tous les fichiers du dossier client Working Papers.
Prénom	Indiquez le titre de l'utilisateur (par exemple, M., Mme.).
Type	Utilisez la liste déroulante pour activer ou désactiver un utilisateur. Les utilisateurs actifs peuvent se voir attribuer un accès aux fichiers Working Papers. Les utilisateurs inactifs ne peuvent être affectés à aucun fichier client protégé par mot de passe, même s'ils figurent dans la liste des utilisateurs de ce fichier. Il s'agit de la méthode la plus efficace pour supprimer un utilisateur du système de sécurité de Working Papers.
Prénom	Veuillez saisir le prénom de l'utilisateur.
Nom de famille	Veuillez saisir le nom de famille de l'utilisateur.
Désignation	Veuillez saisir le titre de l'utilisateur (par exemple, C.A., C.P.A., Ph.D.).
Mot de passe	Créez un mot de passe facultatif pour l'utilisateur. Une fois affectés à des dossiers clients, les utilisateurs doivent saisir un mot de passe pour y accéder. Les utilisateurs peuvent modifier leur mot de passe à tout moment lorsqu'ils travaillent sur un dossier client. Si vous créez des mots de passe pour tous les utilisateurs de la liste, vous pouvez utiliser le même mot de passe pour chacun d'entre eux. Une fois que vous avez accédé au dossier d'un client, vous pouvez demander aux utilisateurs de modifier le mot de passe pour en choisir un de leur choix. Les mots de passe peuvent être alphanumériques et comporter jusqu'à 14 caractères. Si le champ « Mot de passe » est laissé vide, Working Papers vous demandera de confirmer si vous souhaitez créer un utilisateur sans mot de passe.
Confirmez votre mot de passe	Veuillez saisir à nouveau le mot de passe.
Tarif standard	Veuillez saisir le tarif facturé au client.
Tarif du forfait	Veuillez saisir le tarif facturé au client.

Membre de

Gérez les groupes auxquels appartient l'utilisateur sélectionné à partir de l'onglet Membre de .

Option	Description
Appartenance à un groupe pour utilisateur	Répertorie tous les groupes accessibles à l'utilisateur sélectionné. Sélectionnez un groupe pour y ajouter l'utilisateur, ou désélectionnez un groupe pour en retirer l'utilisateur.