SmartSync : Guide de démarrage

Table des matières

Aperçu
Définissez le comportement de synchronisation par défaut
Créer une copie de synchronisation
Vérifiez l'état de la synchronisation
Travailler hors ligne
Gérer le fichier parent
Publier un fichier parent
Sauvegarder un fichier
Supprimer les copies de synchronisation
Effacer les informations de synchronisation

Aperçu

Travailler sur une mission avec une équipe de comptables peut nécessiter une planification et une préparation supplémentaires. Lorsqu'il s'agit d'établir une balance de vérification ou de générer des rapports clients en collaboration avec d'autres personnes, il est essentiel que l'équipe travaille en harmonie et se communique mutuellement les mises à jour au fur et à mesure qu'elles sont effectuées. Cela est nécessaire pour réduire les tâches redondantes et éliminer les temps d'attente liés aux fichiers ou documents partagés. SmartSync peut faciliter la collaboration en vous informant en temps réel des mises à jour apportées à un dossier de mission, tout en résolvant automatiquement les conflits entre utilisateurs.

Voici quelques-uns des avantages de SmartSync :

Synchronisation automatique et en temps réel des modifications apportées aux fichiers
Faible consommation de bande passante pour la synchronisation (seules les modifications que vous apportez au fichier sont synchronisées, et non le fichier dans son intégralité)
Travaillez en ligne ou hors ligne (les modifications seront synchronisées lors de votre prochaine connexion au réseau)
Synchronisation des données sur le terrain entre les membres de l'équipe chargée de la mission
Accès à l'intégralité du dossier sans avoir à se déconnecter ni à extraire de documents

Définissez le comportement de synchronisation par défaut

Vous pouvez définir le comportement de synchronisation par défaut pour chaque document ou pour l'ensemble du fichier. Le comportement de synchronisation par défaut s'applique à CaseView et aux documents externes, tels que les fichiers Microsoft Word, Excel et PDF. Pour les dossiers contenant des documents externes volumineux ou pour les dossiers « Working Papers » hébergés hors site, nous vous recommandons d'adapter la fréquence de synchronisation en conséquence afin d'améliorer les performances.

Automatique : Le fichier ou le document se synchronise automatiquement avec le fichier parent et les autres copies synchronisées dès que des modifications sont disponibles. Un cache de fichier est généré à chaque modification apportée au document enregistré. Ce mode de fonctionnement est recommandé pour les fichiers et les documents de petite à moyenne taille.
À la demande : Les modifications sont mises en cache localement et synchronisées simultanément lorsque vous cliquez sur Synchroniser tous les documents sur l'icône d'état de synchronisation, ou lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un document puis sur Synchroniser maintenant. Cette procédure est recommandée pour les fichiers volumineux et les documents externes.
Jamais : Le fichier ou le document ne synchronise pas les modifications et est exclu lorsque vous cliquez sur Synchroniser tous les documents sur l'icône « État de la synchronisation ».

Pour définir le comportement de synchronisation par défaut du fichier :

Dans Working Papers, ouvrez la copie de synchronisation pour laquelle vous souhaitez définir le comportement de synchronisation par défaut.
Dans le ruban, cliquez sur Outils | Options | Avancé.
Sous « Comportement par défaut de la synchronisation des documents », sélectionnez une option. Cliquez sur OK.

Le comportement de synchronisation par défaut est défini pour ce fichier.

Pour définir le comportement de synchronisation par défaut d'un document :

Dans le Gestionnaire de documents, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document pour lequel vous souhaitez définir le comportement de synchronisation par défaut, puis cliquez sur Propriétés.
Cliquez sur l'onglet Synchronisation .
Dans la section « Comportement de synchronisation », cliquez sur le menu déroulant Fréquence de synchronisation des documents et sélectionnez une option. Cliquez sur OK.

Le comportement de synchronisation par défaut est défini pour le document.

Remarque : Vous pouvez activer une colonne dans le Gestionnaire de documents qui affiche le comportement de synchronisation de chaque document. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête d'une colonne dans le Gestionnaire de documents, puis cliquez sur Afficher | Comportement de synchronisation.

Créer une copie de synchronisation

Pour commencer à utiliser SmartSync, vous devez créer une copie de synchronisation locale de votre fichier Working Papers. Vous pouvez considérer cette copie de synchronisation locale comme votre copie personnelle du fichier. Toutes les modifications apportées à la copie de synchronisation seront répercutées sur le fichier d'origine, puis sur les copies de synchronisation locales de tous les autres utilisateurs.

Avant de créer une copie de synchronisation locale de votre fichier Working Papers, vous pouvez définir le chemin d'accès par défaut où le fichier sera enregistré sur votre poste de travail.

Pour définir le chemin d'accès par défaut :

Dans le ruban, cliquez sur Outils | Options | Chemins par défaut.
Sous « SmartSync Path », cliquez sur Parcourir.
Accédez à l'emplacement où vous souhaitez enregistrer vos copies de synchronisation locales. Cliquez sur Sélectionner un dossier. Cliquez sur OK.

Le chemin d'accès par défaut pour les copies de synchronisation locale est défini. Vous pouvez désormais créer une copie de synchronisation locale.

Pour créer une copie de synchronisation locale :

Dans le ruban, cliquez sur Fichier | Ouvrir | Ordinateur | Parcourir....
Accédez à l'emplacement du fichier pour lequel vous souhaitez créer une copie de synchronisation locale, puis sélectionnez-le.
Dans le champ Nom du fichier, sélectionnez Créer une copie synchronisée.
Cliquez sur Ouvrir.

La copie synchronisée s'ouvre dans Working Papers. Vous trouverez la copie de synchronisation sur votre poste de travail, à l'emplacement par défaut.

Remarques :

Le nom du dossier contenant votre copie de synchronisation locale est automatiquement complété par (Sync). Par exemple, le fichier ABC Limited crée la copie de synchronisation locale dans le dossier ABC Limited (Sync).
Vous pouvez ouvrir une copie synchronisée de la même manière que n'importe quel fichier Working Papers standard. Les copies synchronisées sont signalées par une icône de synchronisation dans le menu Fichier.
Lorsque vous fermez une copie de synchronisation, vous devez généralement fermer les documents externes (tels que les fichiers Word ou Excel) utilisés dans ce fichier.

Vérifiez l'état de la synchronisation

Vous pouvez consulter l'état actuel d'une copie de synchronisation dans la boîte de dialogue « Propriétés de synchronisation » et via l'icône « État de la synchronisation » dans la barre d'état. Chaque icône correspond à un état différent.

Statut	Description
N/A	Ce fichier est un fichier parent contenant des informations de synchronisation.
Édition	Le fichier est en cours de publication sur un serveur SmartSync ou dans le cloud.
En ligne	La copie synchronisée est liée au fichier parent et synchronise activement les nouvelles modifications.
Synchronisation	La copie de synchronisation est associée au fichier parent et est en train de synchroniser les nouvelles modifications vers ou depuis d'autres copies de synchronisation.
En ligne	La copie de synchronisation est connectée à une autre copie de synchronisation (qui n'est pas le parent de référence) et synchronise activement les nouvelles modifications.
Synchronisation	La copie de synchronisation est connectée à une autre copie de synchronisation (autre que le parent de référence) et est actuellement en train de synchroniser les nouvelles modifications vers ou depuis d'autres copies de synchronisation.
Hors ligne	La copie de synchronisation ne peut pas accéder au fichier parent. Les modifications apportées au fichier sont mises en cache localement jusqu'à ce qu'une connexion soit établie.

Travailler hors ligne

Vous pouvez continuer à travailler sur votre copie synchronisée locale lorsque vous êtes hors ligne ou que vous ne parvenez tout simplement pas à vous connecter à l'emplacement du fichier d'origine. Lorsque vous travaillez hors ligne, les modifications que vous apportez à la copie synchronisée sont mises en cache localement sur votre poste de travail et ne seront pas synchronisées tant que le fichier ne sera pas de nouveau en ligne ou qu'une connexion avec le fichier parent n'aura pas été rétablie.

Pour travailler hors ligne :

Dans « Documents de travail », ouvrez la copie synchronisée sur laquelle vous souhaitez travailler hors ligne.
Dans le ruban, cliquez sur SmartSync | Travailler hors ligne.

La copie de synchronisation passe en mode hors ligne. Si vous ne disposez pas d'une connexion Internet active, le fichier passera automatiquement en mode hors ligne.

Lorsque vous remettez le fichier en ligne, vos modifications seront synchronisées avec le fichier d'origine et les autres copies synchronisées.

Pour travailler en ligne :

Dans Working Papers, ouvrez la copie de synchronisation hors ligne.
Dans le ruban, cliquez sur SmartSync | Travailler en ligne.

La copie de synchronisation passe à l'état « en ligne ». Si vous avez apporté des modifications à un document qui a été modifié pendant que vous étiez hors ligne, vous devrez peut-être résoudre les conflits de synchronisation.

Gérer le fichier parent

Chaque fichier d'une hiérarchie de synchronisation dispose d'un dossier _Sync dans lequel les modifications sont stockées temporairement. L'ouverture du fichier applique automatiquement ces modifications afin de garantir que le fichier est à jour.

Bien que le fichier parent ne nécessite généralement pas que vous l'ouvriez pour appliquer les dernières modifications, le fait de l'ouvrir permettra d'appliquer ces modifications au fichier de mission partagé, ce qui peut réduire la taille globale du dossier _Sync. Le fait de réduire la taille du dossier _Sync peut améliorer les performances en diminuant l'utilisation de la bande passante réseau.

À condition que vous disposiez des droits d'accès nécessaires pour ouvrir le fichier parent, vous pouvez l'ouvrir comme n'importe quel autre fichier Working Papers. Lorsqu'une hiérarchie de synchronisation est en place, nous vous recommandons de ne pas apporter de modifications directement au fichier parent, mais plutôt à votre copie de synchronisation locale.

Publier un fichier parent

Vous pouvez publier des fichiers Working Papers sur un serveur SmartSync ou sur Caseware Cloud afin de les utiliser comme fichier parent dans une hiérarchie de synchronisation.

Conditions préalables :

Le dossier « Working Papers » doit être dans un état non synchronisé avant la publication.
Vous devez intégrer Working Papers à SmartSync Server ou à Caseware Cloud avant la publication.

Pour publier un fichier parent :

Dans Working Papers, ouvrez le fichier que vous souhaitez publier.
Dans le ruban, cliquez sur SmartSync | Publier ou Cloud | Publier. La boîte de dialogue « Publier sur le serveur » s'affiche.
Sélectionnez le serveur SmartSync ou le serveur cloud approprié dans le menu déroulant. Le cas échéant, sélectionnez le dossier du serveur SmartSync dans lequel vous souhaitez publier le fichier. Pour la publication dans le cloud, sélectionnez l'entité dans laquelle vous souhaitez publier le fichier. Cliquez sur OK.

Le fichier parent est publié sur le serveur. Si le processus est interrompu, le téléchargement reprendra automatiquement dès que la connexion sera rétablie.

Sauvegarder un fichier

Vous pouvez créer une sauvegarde de vos fichiers Working Papers sous la forme d'une copie compressée.

Conditions préalables :

Si le fichier est protégé, vous devez disposer du droit de groupe « Ouvrir le fichier client directement » .

Pour sauvegarder un fichier Working Papers :

Dans Working Papers, ouvrez le fichier que vous souhaitez sauvegarder.
Dans le ruban, cliquez sur Fichier | Sauvegarder. La boîte de dialogue « Sauvegarde » s'affiche.
Saisissez ou cliquez sur Parcourir pour sélectionner l'emplacement où vous souhaitez enregistrer la copie de sauvegarde. Le chemin d'accès complet, nom du fichier compris, ne doit pas dépasser 260 caractères.
Indiquez si vous souhaitez inclure les sous-dossiers du dossier contenant le fichier et, le cas échéant, inclure le dossier « Sync ». L'inclusion du dossier « Sync » permettra de conserver les liens entre le fichier sauvegardé et son fichier d'origine.

Cliquez sur OK.

Le fichier est compressé et copié à l'emplacement indiqué, dans un dossier intitulé Sauvegarde de [nom de fichier] (jj-mm-aaaa hh-mm-ss AM/PM).

Remarques :

La sauvegarde du dossier « Sync » est renommée _Sync_ afin de garantir qu'elle ne s'intègre pas à la hiérarchie SmartSync existante lors de la restauration. Pour restaurer entièrement le fichier et le réintégrer dans la hiérarchie de synchronisation, renommez le dossier en _Sync.
Si vous restaurez un fichier parent à partir d'une sauvegarde, assurez-vous que les copies parent et enfant sont toutes deux en ligne afin qu'elles puissent synchroniser les nouveaux événements. Si possible, nous vous recommandons de créer de nouvelles copies « enfants » à partir du fichier « parent » restauré.
Lorsque vous ouvrez des fichiers via Fichier | Ouvrir, veillez à désélectionner Créer une copie synchronisée afin d'éviter de créer une nouvelle copie synchronisée.

Supprimer les copies de synchronisation

Lorsque vous devez apporter des modifications à un fichier parent SmartSync, vous devez souvent commencer par synchroniser et supprimer toutes les copies synchronisées. Dans certaines situations, par exemple lorsque des utilisateurs sont hors ligne ou que des postes de travail sont mis hors service, les copies de synchronisation peuvent être perdues ou devenir inaccessibles, ce qui vous empêche de modifier le fichier d'origine. Pour contourner ce problème, vous pouvez supprimer ces copies de synchronisation inaccessibles. Les copies de synchronisation abandonnées ne pourront plus se synchroniser avec le fichier d'origine.

Pour supprimer les copies synchronisées :

Ouvrez une copie de synchronisation liée au fichier parent.
Effectuez un verrouillage (Engagement | Verrouillage), un nettoyage (Engagement | Nettoyage) ou une maintenance (Outils | Maintenance) sur le fichier.
Dans l'assistant, sélectionnez Abandonner les copies synchronisées en attente.
Suivez les étapes de l'assistant comme indiqué.

Les copies de synchronisation inaccessibles sont supprimées. Vous pouvez désormais modifier le fichier parent.

Remarques :

Nous vous recommandons de supprimer les copies de synchronisation avant de finaliser un dossier « Working Papers ».
Si votre organisation utilise Caseware Tracker, vous pouvez supprimer les copies synchronisées depuis l'interface de Tracker.

Effacer les informations de synchronisation

Après avoir supprimé et abandonné toutes les copies de synchronisation restantes, vous pouvez effacer les informations de synchronisation du fichier parent. La suppression des informations de synchronisation efface le dossier _Sync et tout son contenu du répertoire Working Papers, ce qui ramène le fichier parent à un état non synchronisé.

Le fait de ramener un fichier SmartSync à un état non synchronisé est particulièrement utile lorsque l'on apporte des modifications au fichier parent ou que l'on met ce fichier à la disposition d'utilisateurs qui n'utilisent pas SmartSync.

Pour effacer les informations de synchronisation :

Ouvrez le fichier parent dans Working Papers.
Dans le ruban, cliquez sur SmartSync | Effacer les informations.
Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui.

Les informations de synchronisation sont supprimées du fichier parent. Ce fichier n'est plus un fichier SmartSync.