À propos des bibliothèques de connaissances
Les bibliothèques de connaissances vous permettent de créer des entrées et de les enregistrer dans un emplacement centralisé, que vous pouvez ensuite intégrer à divers fichiers Working Papers. Les éléments de la bibliothèque de connaissances peuvent aller du simple logo d'une entreprise à un ensemble complet d'états financiers. La gestion des entrées de la bibliothèque de connaissances s'effectue à partir de l' Index de la bibliothèque de connaissances.
Voici quelques-uns des avantages des bibliothèques de connaissances :
- Il suffit de créer ou de personnaliser les entrées une seule fois pour qu'elles soient disponibles dans toute l'entreprise
- Les modifications apportées aux entrées, telles que la reformulation d'une note, peuvent être effectuées à partir d'un emplacement central
- Il suffit de mettre à jour le lien dans les documents qui renvoient vers ces entrées pour intégrer les nouvelles modifications
- Les entrées liées à partir d'une bibliothèque de connaissances sont cohérentes d'un fichier à l'autre ; elles ne contiennent ni fautes de frappe ni erreurs grammaticales pouvant survenir lorsque le personnel saisit les informations manuellement
- Le personnel n'a pas besoin de connaître en profondeur CaseView pour rédiger des rapports
Utiliser une bibliothèque de connaissances plutôt qu'un modèle
Les fichiers modèles, les documents modèles et la bibliothèque de connaissances se ressemblent en ce sens qu'ils contiennent des éléments stockés dans un emplacement centralisé, destinés à être utilisés dans d'autres fichiers. Les bibliothèques de connaissances ont simplement une portée plus restreinte que les fichiers de modèles et les documents ; elles stockent plutôt les éléments individuels utilisés pour créer un document, tels que les en-têtes ou un bilan.
La principale différence dans le fonctionnement de ces composants réside dans les mises à jour futures. Les entrées copiées à partir d'un modèle sont indépendantes ; si le modèle venait à être modifié ultérieurement, la copie ne bénéficierait pas de ces modifications, à moins d'être mise à jour manuellement. Les entrées de la bibliothèque de connaissances sont intégrées aux documents via un lien qui reste actif. À tout moment, le personnel peut mettre à jour les liens figurant dans le document afin de s'assurer que leurs informations correspondent bien au contenu de la base de connaissances. Vous pouvez même effectuer une comparaison avec les entrées mises à jour et permettre aux utilisateurs de fusionner les modifications entre les deux.