Migrer des ensembles de données volumineux (plus de 50 fichiers)

Migration Manager est un outil d'administration qui vous permet de migrer facilement et en toute sécurité de grandes quantités de données vers le cloud. Les organisations qui souhaitent utiliser Migration Manager doivent contacter le service d'assistance de Caseware en fournissant les informations suivantes :

• Date(s) prévue(s) de migration

• Volume des données relatives aux clients actifs

• Volume des données relatives aux clients inactifs

• Nombre de fichiers à migrer (année en cours et année précédente)

• Nombre d'utilisateurs

Par ailleurs, votre organisation doit confirmer qu'elle ne tentera pas de migrer des fichiers ayant été associés à une autre organisation.

Prérequis :

• Votre organisation doit utiliser la version 2019 de Working Papers ou une version ultérieure.

• Votre organisation doit disposer de « Working Papers » intégrant la technologie SmartSync . Si vous ne disposez pas de SmartSync, veuillez consulter la section « Différences entre SmartSync et les modèles non équipés de SmartSync» et contacter votre distributeur local pour plus d'informations.

• Vous devez disposer d'un navigateur Internet prenant en charge le protocole TLS 1.2 ou une version ultérieure. Pour plus d'informations, consultez la section « Désactivation de l'accès à Caseware Cloud pour les navigateurs anciens et non pris en charge».

• Vous devez installer Migration Manager sur l'ordinateur ou le serveur contenant les données à migrer.

• Un administrateur doit utiliser Migration Manager pour le compte de l'organisation (des droits d'administrateur sont requis).

• Vous devez connecter Migration Manager à votre site Cloud pour accéder à toutes les options de migration. Dans le menu principal, cliquez sur Se connecter , puis saisissez l'URL de votre site Cloud ainsi que vos identifiants d'administrateur. Vous n'avez pas besoin d'indiquer le protocole Web (http:// ou https://) dans l'URL.

  Remarque : Si le site Cloud de votre organisation est configuré au sein d'une unité opérationnelle, vous devez connecter Migration Manager à l'URL d'une unité opérationnelle spécifique, et non à l'URL du site Cloud de premier niveau (où les collaborateurs se connectent généralement). Au cours du processus de migration, les données seront transférées vers l'unité opérationnelle concernée et ne seront accessibles qu'aux utilisateurs de cette unité. Vous pouvez ensuite répéter cette procédure avec les URL des autres entités opérationnelles.

Recommandations :

• Vérifiez l'intégrité de vos fichiers avant la migration. Pour plus d'informations, consultez la section « Valider les fichiers de mission ».

• Dans la mesure du possible, veillez à ce que les propriétés de mission figurant dans vos fichiers contiennent un maximum d'informations afin de faciliter le processus de mise en correspondance automatique. Pour plus d'informations, consultez la section « Importer des entités dans le cloud ».

• Compressez tous les fichiers parents avant la migration afin de réduire la durée de celle-ci. Veillez à inclure tous les sous-dossiers lors de la compression.

• Sauvegardez tous les fichiers parents avant la migration. Les fichiers d'origine présents sur votre serveur seront transférés vers le cloud.

• N'exécutez qu'une seule instance de Migration Manager à la fois. La création de plusieurs instances n'accélérera pas le temps de traitement et peut nuire aux performances du Cloud.

• Redémarrez les serveurs SmartSync auto-hébergés après une migration afin d'effacer la liste des fichiers de mission. Si vous effectuez la migration de vos données par étapes, redémarrez le serveur après chaque étape.

Estimez la durée de la migration

Afin de vous aider à planifier votre migration de manière à minimiser les perturbations, veuillez consulter les estimations de durée de migration ci-dessous. Veuillez noter que ces estimations ont été établies dans un environnement contrôlé. La durée réelle de la migration peut varier.

Afin de réduire la durée de la migration, nous vous recommandons de procéder comme suit :

• Compressez tous les fichiers du répertoire parent, y compris ceux des sous-dossiers

• Supprimer les copies de synchronisation inutiles

• Effacer les informations de synchronisation des fichiers archivés

• Veuillez importer les entités et le personnel avant la migration des fichiers

En fonction du nombre et de la taille des fichiers que vous transférez, il se peut que vous deviez étaler la migration sur plusieurs week-ends. Pour plus d'informations sur la segmentation du processus, consultez Migration des fichiers de mission vers le cloud.

Importer les données du personnel dans le cloud

Vous pouvez importer la liste de vos collaborateurs à partir d'un fichier .csv, d'un espace de données partagé (fichier .cwc) ou d'un fichier d'exportation de l'espace de données afin de leur permettre de créer leur propre compte Cloud. Veuillez noter que chaque membre du personnel ajouté à Cloud recevra un e-mail d'inscription provenant de donotreply@casewarecloud.com. Nous vous recommandons d'ajouter cette adresse e-mail à votre liste blanche afin d'éviter que vos filtres anti-spam ne bloquent ce message.

Si vous préparez un fichier .csv, veillez à ce que :

• Chaque membre du personnel dispose au minimum d'un prénom, d'un nom et d'une adresse e-mail unique

• Chaque ligne correspond à un membre du personnel

• Chaque colonne correspond à une information (par exemple : prénom, nom, e-mail)

• Les différents groupes de personnel sont séparés par des tildes (~)

Par exemple :

Pour importer les données relatives au personnel à partir d'un fichier .csv :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Importer le personnel.

3. À côté de l'option de téléchargement de fichier CSV, cliquez sur TÉLÉCHARGER.

4. L'application « Staff » s'affiche dans Cloud. Cliquez sur Nouveau | Importer | Personnel.

5. La boîte de dialogue « Importer le personnel » s'affiche. Cliquez sur Importer depuis un fichier CSV et sélectionnez votre fichier .csv, ou copiez-collez le contenu de votre fichier .csv dans la zone de texte. Cliquez sur Suivant.

6. La liste des membres du personnel issue de votre fichier .csv s'affiche sous forme de tableau. Indiquez l'intitulé correspondant aux données de chaque colonne. Veuillez noter que les colonnes portant l'en-tête « Ignorer » ne seront pas importées.

7. Cliquez sur Importer.

La liste du personnel est mise en ligne sur le Cloud. Vous pouvez consulter la liste de l'ensemble du personnel de votre site Cloud en cliquant sur Personnel dans le menu Cloud. Fermez la boîte de dialogue « Importer le personnel » pour revenir au menu principal.

Pour importer les données relatives au personnel à partir d'un référentiel partagé :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Importer le personnel.

3. Cliquez sur l'icône de fichier et recherchez le dossier contenant le fichier de connexion (.cwc). Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Cliquez sur IMPORTER.

5. Une boîte de dialogue de connexion s'affiche, vous demandant les identifiants d'administrateur pour le magasin de données partagé. Saisissez vos identifiants, puis cliquez sur OK pour lancer le téléchargement.

La liste du personnel est téléchargée sur le Cloud et les résultats du téléchargement s'affichent. Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le fichier journal généré automatiquement en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Pour importer des membres du personnel et des groupes à partir d'un fichier d'exportation de la base de données :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Importer le personnel.

3. À côté de l'option de téléversement DSAT, cliquez sur UPLOAD.

4. La boîte de dialogue « Importation de la sécurité de Working Papers » s'affiche dans Cloud. Cliquez sur Sélectionner les fichiers et recherchez votre fichier d'exportation, ou glissez-déposez le fichier dans la boîte de dialogue.

5. La boîte de dialogue « Importer le personnel et les groupes » s'affiche, présentant la liste de vos collaborateurs, de vos groupes de collaborateurs et de vos rôles. Cliquez sur Importer.

La liste du personnel est mise en ligne sur le Cloud et les rôles s'affichent dans la liste « Sécurité » de Working Papers. Vous pouvez consulter la liste complète du personnel et des groupes de votre site Cloud en cliquant sur Personnel et Groupes dans le menu Cloud. Fermez la boîte de dialogue « Importer le personnel et les groupes » pour revenir au menu principal.

Importer des entités dans le cloud

Les entités sont des espaces de travail qui regroupent toutes les informations pertinentes relatives à un client donné, notamment ses coordonnées professionnelles et personnelles, ses documents et ses dossiers de mission. Vous pouvez importer une liste d'entités dans Cloud à l'aide d'un fichier .csv. Lors de la préparation du fichier .csv, veillez à ce que :

• Chaque entité comporte au minimum un nom (60 caractères maximum) et un numéro (10 caractères maximum)

• Chaque ligne correspond à une entité client

• Chaque colonne correspond à une information (par exemple : nom du client, raison sociale, site web)

• Les balises multiples sont placées entre guillemets et séparées par des virgules

Par exemple :

Nous vous recommandons d'inclure autant de propriétés que possible afin de faciliter, ultérieurement au cours de la migration, le processus de mise en correspondance de vos fichiers de la mission avec les entités appropriées.

Pour importer des entités à partir d'un fichier .csv :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Importer des entités.

3. La boîte de dialogue « Importer des entités » s'affiche dans Cloud. Sélectionnez les options d'importation appropriées.

4. Cliquez sur Importer depuis un fichier CSV et sélectionnez votre fichier .csv, ou copiez-collez le contenu de votre fichier .csv dans la zone de texte. Cliquez sur Suivant.

5. Les entités issues de votre fichier .csv s'affichent dans un tableau. Indiquez l'intitulé correspondant aux données de chaque colonne. Veuillez noter que les colonnes portant l'en-tête « Ignorer » ne seront pas importées.

6. Cliquez sur Importer.

Les entités sont transférées vers le cloud. Vous pouvez afficher toutes les entités de votre site Cloud en cliquant sur Entités dans le menu Cloud. Fermez la boîte de dialogue « Importer des entités » pour revenir au menu principal.

Valider les fichiers de mission

Nous vous recommandons de vérifier les dossiers relatifs aux missions de votre organisation afin de déterminer s'ils sont prêts pour la migration vers le cloud. Voici quelques problèmes courants qui peuvent empêcher la validation d'un fichier :

• Le fichier est corrompu

• Ce fichier est une copie de synchronisation et non un fichier parent

• Le nom du fichier contient des caractères Unicode

• La version de ce fichier est antérieure à celle des « Working Papers 2011 »

• Le fichier compressé ne contient pas de sous-dossiers

Dans la mesure du possible, veillez à résoudre ces problèmes avant la validation. Si l'un de ces problèmes est détecté après une tentative de validation, corrigez-le et réessayez la validation.

Pour valider vos fichiers de mission en vue de la migration :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Valider les fichiers.

3. Cliquez sur l'icône du dossier et sélectionnez le dossier contenant les fichiers que vous souhaitez valider. Cliquez sur Sélectionner un dossier.

4. Cliquez sur VALIDER.

Les résultats du processus de validation apparaissent dans le rapport de validation. Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le fichier journal généré automatiquement en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Créer un fichier de mappage

Avant la migration, vous devrez créer un fichier de mappage qui attribue chaque fichier de mission à l'entité Cloudcorrespondante.

Pour créer un fichier de mappage :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Fichiers de carte.

3. Cliquez sur l'icône du dossier et recherchez le dossier contenant les fichiers que vous souhaitez mapper. Cliquez sur Sélectionner un dossier.

4. Cliquez sur AUTOMAP pour attribuer des fichiers à des entités en fonction de leurs propriétés de mission.

5. Une liste de tous les fichiers et des entités proposées s'affiche. S'il existe des fichiers non mappés ou mappés de manière incorrecte, cochez la case située à côté du nom du fichier, puis cliquez sur MAP. Sélectionnez l'entité concernée, puis cliquez sur Appliquer. Répétez cette procédure jusqu'à ce que tous les fichiers de mission soient associés à une entité.

Un fichier de mappage nommé CWCloudMigrationMng.csv est créé dans le dossier contenant les fichiers mappés. Si vous avez l'intention de migrer les fichiers par étapes, veuillez vous reporter à ce fichier de correspondance pour connaître la plage de fichiers à migrer. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Transférer les fichiers de mission vers le cloud

Transférez vos dossiers de mission vers le Cloud afin de bénéficier des outils de gestion des fichiers et de suivi des missions proposés par le Cloud. Nous vous recommandons vivement de sauvegarder tous vos fichiers avant la migration, car les copies d'origine seront automatiquement supprimées par la suite.

Pour migrer les fichiers de la mission :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.

2. Dans le menu principal, cliquez sur Migrer des fichiers.

3. Cliquez sur l'icône du document et sélectionnez votre fichier de mappage (CWCloudMigrationMng.csv). Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

4. Si vous souhaitez migrer uniquement une série de fichiers (par exemple, les fichiers 1 à 50) plutôt que tous les fichiers en une seule fois, veuillez indiquer le premier et le dernier numéro de cette série dans les champs prévus à cet effet.

5. Cliquez sur MIGRER.

Les fichiers sont transférés vers le cloud et les résultats de la migration s'affichent. Pour obtenir des informations plus détaillées, consultez le fichier journal généré automatiquement en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.

Intégrer les fichiers de mission à partir d'un serveur SmartSync

Les cabinets qui souhaitent tirer parti des fonctionnalités de gestion de cabinet de Caseware Sherlock, tout en continuant à utiliser un serveur SmartSync sur site, peuvent intégrer leurs dossiers de mission directement dans le cloud via le Migration Manager. Cette fonctionnalité permet aux cabinets d'intégrer des dossiers historiques, d'extraire des données historiques, puis d'utiliser ces données dans Caseware Sherlock.

Pour intégrer des fichiers de mission à partir d'un serveur SmartSync :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier exécutable de Migration Manager , puis sélectionnez Exécuter en tant qu'administrateur.
2. Dans le menu principal, cliquez sur Intégrer des fichiers.
3. Cliquez sur l'icône du document et sélectionnez votre fichier de mappage (CWCloudMigrationMng.csv). Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
4. Si vous souhaitez intégrer uniquement une plage de fichiers (par exemple, les fichiers 1 à 50) plutôt que tous les fichiers à la fois, indiquez le premier et le dernier numéro de cette plage dans les champs correspondants.
5. Cliquez sur INTÉGRER.
6. Si vous intégrez des fichiers provenant d'une version antérieure de Working Papers, une boîte de dialogue s'affiche, dans laquelle vous pouvez soit convertir ces fichiers, soit les ignorer. Les fichiers convertis ne seront plus accessibles dans la version précédente de Working Papers, tandis que les fichiers ignorés ne seront ni convertis ni intégrés au Cloud.

Les fichiers sont intégrés au Cloud et les résultats de l'intégration s'affichent. Pour obtenir des informations plus détaillées, veuillez consulter le fichier journal généré automatiquement en cliquant sur le lien fourni. Cliquez sur FERMER pour revenir au menu principal.