Mise en place du personnel

Une fois l'application Time intégrée à Caseware Cloud, vous devrez configurer votre personnel. Les collaborateurs doivent être enregistrés sur Caseware Cloud avant de pouvoir commencer à saisir leurs heures et leurs frais.

Pour ajouter un utilisateur (membre du personnel ou contact) :

1. Assurez-vous de disposer du rôle Staff Admin ou de droits équivalents.

2. Dans le menu « Cloud », sélectionnez Collaborateur ou Contacts.

3. Sélectionnez Nouveau , puis, dans la rubrique « Ajouter », sélectionnez Personnel ou Contacts.

   

4. Veuillez saisir le nom et les coordonnées appropriés.

   Remarque: Si vous ajoutez un contact et que vous ne souhaitez pas lui créer de compte, laissez le champ E-mail vide.

5. Si vous souhaitez définir le mot de passe de l'utilisateur, sélectionnez le volet Mot de passe , cliquez sur Définir, puis saisissez le nouveau mot de passe. Sinon, l'utilisateur définira son mot de passe.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Le collaborateur est ajouté à Cloud. Ils peuvent désormais se connecter via ce compte.

Permettez à vos collaborateurs de saisir leurs heures et leurs notes de frais via le cloud

Pour saisir leurs relevés de temps et de frais via Cloud, les collaborateurs devront disposer d'un accès à l'application « Time » et de l'une des autorisations suivantes :

• Traiter ses propres inscriptions permettra au personnel de soumettre ses propres inscriptions
• Traiter toutes les saisies du personnel permettra au personnel de soumettre des saisies pour tous les membres de l'organisation.

Vous pouvez autoriser l'accès à l'application « Time » et attribuer ces autorisations en même temps, soit en modifiant directement le compte d'un collaborateur, soit en activant l'application et les autorisations de votre choix pour un groupe. Si l'application « Time » et les autorisations qui y sont associées sont activées pour un groupe, tous les membres de ce groupe se verront accorder l'accès à « Time » ainsi qu'aux autorisations attribuées. Assurez-vous de disposer du rôle Administrateur du personnel pour autoriser l'accès à des membres du personnel ou à des groupes de personnel, ou du rôle Administrateur des entités pour autoriser l'accès à un contact ou à un groupe de contacts.

Pour autoriser l'accès à une application pour un utilisateur ou un groupe :

1. Assurez-vous de disposer du rôle Staff Admin ou de privilèges équivalents.

2. Dans le menu « Cloud » (), sélectionnez Groupes ou Personnel.

3. Sélectionnez l'utilisateur ou le groupe pour lequel vous souhaitez activer l'application, puis sélectionnez Modifier ().

4. Sélectionnez Applications, puis choisissez le type d'accès approprié.

   • Accès refusé : N'autorisez pas l'accès à l'application pour cet utilisateur ou ce groupe de collaborateurs. Il s'agit de l'option par défaut ; elle ne consomme aucune licence.

   • En lecture seule : Permettez à l'utilisateur ou au groupe de collaborateurs de « consulter » (mais pas de modifier) les missions et les fichiers dans l'application sans utiliser de licence. Disponible uniquement pour les applications Cloud Engagement.

     Remarques :

     • Vous pouvez également accorder un accès de type « Consultation » aux engagements en attribuant un rôle Viewer à l'entité ; toutefois, cela mobilisera tout de même une licence complète du produit.

     • Les utilisateurs ou les groupes de collaborateurs doivent tout de même disposer au minimum d'une autorisation de « consultation » sur l'entité pour pouvoir accéder à une mission.

   • Accès complet : Activez l'application pour l'utilisateur ou le groupe de collaborateurs. Cette option utilise une licence pour chaque utilisateur bénéficiant d'un accès à l'application.

5. Si l'utilisateur ou le groupe bénéficie d'un accès complet à une application, attribuez-lui les autorisations applicables à cette application. Pour plus d'informations sur les rôles avancés, consultez Rôles avancés.

6. Sélectionnez Enregistrer.

L'utilisateur ou le groupe peut désormais saisir ses relevés de temps et de frais.