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Herramienta de administración del almacén de datos: Guía para empezar

Índice

Resumen

La herramienta de administración de almacenes de datos es un complemento de Caseware Working Papers que los administradores pueden utilizar para crear, personalizar y gestionar almacenes de datos.

Los datos, como las listas de usuarios y de archivos, se almacenan automáticamente en la estación de trabajo local la primera vez que se inicia Caseware Working Papers. Este conjunto de datos se encuentra almacenado en un espacio privado, al que solo tiene acceso un único usuario, y se denomina «almacén de datos personales». Por otra parte, al crear un almacén de datos, podrá acceder a los datos desde varios equipos. Todos los usuarios conectados al mismo almacén de datos tienen acceso a un conjunto común de usuarios, grupos globales, lista de archivos, ajustes de Tracker e información de configuración.

Requisitos del sistema

Para ejecutar Caseware Working Papers y los productos relacionados, debe cumplir o superar los siguientes requisitos del sistema:

Puestos de trabajo

Sistemas operativos

  • Microsoft Windows 11 de 64 bits (x64)
  • Microsoft Windows 10 de 64 bits (x64)

Hardware

  • Procesador de 1 GHz de 64 bits (x64); se recomienda uno de 2 GHz para obtener un mejor rendimiento
  • 4 GB de RAM; se recomiendan 8 GB para un mejor rendimiento
  • Se recomienda utilizar una unidad de estado sólido (SSD) para obtener un rendimiento óptimo
  • Se recomienda disponer de un mínimo de 10 GB de espacio libre en disco para la instalación
  • Se requiere conexión a Internet durante la instalación
Nota: Se necesita espacio adicional en disco para las plantillas y los archivos de encargos. El tamaño de los archivos de cliente abiertos variará en función de las funciones utilizadas y del tamaño de los documentos gestionados. Working Papers cuenta con una función de compresión integrada que reduce considerablemente el tamaño de los archivos comprimidos.

Componentes adicionales

  • Microsoft Office 2016 o una versión posterior, o Microsoft Office 365 (versión de escritorio; no es compatible con la versión en la nube)
  • Navegador de Internet compatible con TLS 1.2 o una versión posterior (consulte Desactivación del acceso a Caseware Cloud para navegadores antiguos y no compatibles para obtener más información)
  • Adobe Acrobat Reader 10.0 o una versión posterior
  • La codificación Unicode UTF-8 para la compatibilidad con idiomas de todo el mundo debe desactivarse en la configuración regional del sistema (consulte Varios idiomas para obtener más información)
Nota: Caseware Connector es compatible tanto con Office de 32 bits como con el de 64 bits; no obstante, se requiere un sistema operativo de 64 bits.

Seguridad y permisos

  • La instalación requiere derechos de administrador local en la estación de trabajo
  • Para utilizar Working Papers es necesario disponer de acceso de lectura y escritura a la carpeta del programa y a cualquier carpeta que contenga archivos de clientes
  • Si utiliza Working Papers detrás de un cortafuegos o un servidor proxy, asegúrese de incluir los siguientes servidores en la lista de permitidos:
    • https://elicense.caseware.com
    • https://elicense2.caseware.com

Requisitos de SQL Server para el almacén de datos SQL

La herramienta de administración del almacén de datos puede utilizar un back-end de Microsoft SQL para almacenar datos. Working Papers (que utiliza un almacén de datos SQL) es compatible con los siguientes productos SQL:

  • Microsoft SQL Server 2022 / Express
  • Microsoft SQL Server 2019 / Express
  • Microsoft SQL Server 2017 / Express
  • Microsoft SQL Server 2016 / Express
  • Microsoft SQL Server 2014 / Express
  • Microsoft SQL Server 2012 / Express

Servidor de archivos/redes

Se puede utilizar un servidor de archivos para almacenar Working Papers de los clientes de Working Papers.

Sistemas operativos

  • Microsoft Windows Server 2025
  • Microsoft Windows Server 2022
  • Microsoft Windows Server 2019
  • Microsoft Windows Server 2016
  • Redes compatibles con CIFS de Microsoft, como SAMBA en Linux
Nota: Póngase en contacto con el servicio de asistencia técnica antes de implementar una solución de red compatible con CIFS.

Hardware

  • Recomendaciones para el servidor de archivos y el sistema operativo de red

Citrix/servidores de terminales

Sistema operativo

  • Microsoft Windows Server 2025 con Citrix/Servicios de terminal
  • Microsoft Windows Server 2022 con Citrix/Servicios de terminal
  • Microsoft Windows Server 2019 con Citrix/Servicios de terminal
  • Microsoft Windows Server 2016 con Citrix/Servicios de terminal

Hardware

La configuración del hardware del servidor debe adaptarse al número de sesiones de usuario. Recomendamos las siguientes especificaciones para obtener un rendimiento óptimo:

  • 1 núcleo de CPU por sesión de usuario
  • 2 GB de RAM por sesión de usuario para las aplicaciones publicadas; se recomiendan 4 GB para un rendimiento óptimo
  • 4 GB de RAM por sesión de usuario para el escritorio publicado; se recomiendan 8 GB para un rendimiento óptimo
  • 80 GB de espacio en disco por sesión de usuario
Nota: Los documentos de trabajo deben almacenarse en el servidor Terminal/Citrix o estar conectados a él a través de una conexión de red de alta velocidad.

Instale la herramienta de administración del almacén de datos

Puede instalar la herramienta de administración del almacén de datos en un servidor o directamente en la estación de trabajo del administrador. En el caso de las instalaciones en servidor, debe ejecutar la herramienta directamente desde el servidor. Le recomendamos que instale la herramienta en el ordenador del administrador para mayor comodidad.

Nota: Si va a instalar SQL Server o SQL Express Server, el componente SQL debe instalarse en un servidor.

Asegúrese de que cumple los requisitos mínimos del sistema antes de la instalación.

Para descargar la herramienta de administración del almacén de datos de MyCaseware:

  1. Inicie sesión en su cuenta de MyCaseware .
  2. Haga clic en Licencias | Licencias de escritorio.
  3. Seleccione el producto «Working Papers» en su lista de licencias.
  4. Seleccione Descargar DataStore.

El archivo de instalación se descarga en su ordenador.

Para instalar la herramienta de administración del almacén de datos en su estación de trabajo:

  1. Busque el archivo de instalación descargado y haga doble clic en él para iniciar el Asistente de InstallShield.
  2. En la pantalla de bienvenida, haga clic en Siguiente.
  3. Lea el contrato de licencia y, a continuación, seleccione Acepto los términos del contrato de licencia. Haga clic en Siguiente.
  4. Seleccione un tipo de configuración. Le recomendamos que realice una instalación completa . Haga clic en Siguiente.
  5. Haga clic en Instalar para iniciar la instalación.

La herramienta de administración del almacén de datos está instalada en su estación de trabajo. Haga clic en Finalizar para cerrar el asistente de InstallShield.

Configuración recomendada

Le recomendamos que aplique la siguiente configuración para mejorar su experiencia con la herramienta de administración del almacén de datos:

  • En el grupo Configuración de la herramienta de administración del almacén de datos, haga clic en el menú desplegable Sincronización y seleccione Solo al iniciar el programa.
  • En el grupoConfiguraciónde la herramienta de administración del almacén de datos, el menú desplegableSeguimiento de la interaccióncontrola la forma en que el almacén de datos realiza el seguimiento de los archivos. Le recomendamos que utilice la opción Realizar seguimiento, pero no compartir con la empresa o Desactivar el seguimiento. No debe utilizar la opción Seguimiento y uso compartido con la firma a menos que utilice Caseware Tracker y necesite supervisar los archivos en los que están trabajando los usuarios (esto requiere un mayor ancho de banda de red).

Crear un almacén de datos

Hay dos tipos de almacenes de datos disponibles: xBase y SQL. Siga estas directrices para determinar el tipo de almacén de datos más adecuado para su organización:

Almacén de datos xBase

  • Menos de 50 usuarios
  • Utilizando una red de cableado fijo y fiable

Almacén de datos SQL

  • Más de 50 usuarios
  • Uso de Microsoft SQL Server

Antes de crear un almacén de datos, asegúrese de que todos los usuarios que vayan a estar asociados a dicho almacén dispongan de permisos de lectura, escritura y eliminación para el directorio y el servidor.

Nota: Si su empresa ya utiliza un almacén de datos, consulte Migrar un almacén de datos.

Para crear un almacén de datos xBase:

  1. Inicie la herramienta de administración del almacén de datos. En el grupo Crear/Conectar , haga clic en Crear....
  2. Aparecerá el Asistente para la creación de almacenes de datos. Seleccione Nuevo almacén de datos xBase y haga clic en Siguiente.
  3. En el campo Carpeta , introduzca una ruta o haga clic en Examinar para seleccionar la ubicación en la que desea crear el almacén de datos. Puede seleccionar una ruta asignada a una unidad (como m:\CompanyData) o una ruta UNC (como \\sharedserver\store). Haga clic en Siguiente.
  4. Seleccione si desea crear un almacén de datos vacío o importar datos desde un almacén de datos ya existente. Haga clic en Siguiente.
  5. Introduzca un ID de base de datos. Asegúrese de anotar el ID de su base de datos por si tuviera que volver a crear el almacén de datos. Haga clic en Siguiente.
  6. Si es necesario, introduzca un identificador de seguridad. Asegúrese de anotar su ID de seguridad por si tuviera que volver a crear el almacén de datos. Haga clic en Siguiente.
  7. Introduzca una ruta o haga clic en Examinar para seleccionar una ubicación donde guardar el archivo de conexión (.cws). Haga clic en Siguiente.
  8. Se muestra un resumen del nuevo almacén de datos para que lo revise. Para continuar, haga clic en Finalizar.

Se ha creado el almacén de datos xBase. Encontrará el archivo de conexión (.cws) en la ubicación que haya especificado.

Para crear un almacén de datos SQL:

  1. Inicie la herramienta de administración del almacén de datos. En el grupo Crear/Conectar , haga clic en Crear....
  2. Aparecerá el Asistente para la creación de almacenes de datos. Seleccione Nuevo almacén de datos SQL y haga clic en Siguiente.

  3. Rellene los campos de Datos de SQL Server .

    • Seleccione el producto SQL adecuado.

    • Seleccione o introduzca un nombre de servidor. La lista desplegable contiene todos los servidores disponibles en la red de la organización. De forma predeterminada, el asistente intentará conectarse a la instancia predeterminada de SQL Server. Si desea conectarse a una instancia que no sea la predeterminada, debe especificar el nombre del servidor junto con el nombre de usuario y, a continuación, el nombre de la instancia (separados por una barra invertida, como USER1\SQL2015) o la dirección IP o el número de puerto (separados por una coma, como USER1, 49795).

    • Introduzca un nombre único para la base de datos. Si es posible, el nombre de la base de datos debería indicar que se trata de una base de datos de Working Papers.

    • Seleccione Usar autenticación SQL del servidor de red e introduzca sus datos de inicio de sesión.

    Haga clic en Siguiente.

  4. Seleccione una ubicación de servidor para almacenar los archivos de su base de datos. Puede utilizar la ubicación predeterminada o introducir una ruta personalizada.
  5. Seleccione si desea crear un almacén de datos vacío o importar datos desde un almacén de datos ya existente. Haga clic en Siguiente.
  6. Introduzca un ID de base de datos. Asegúrese de anotar el ID de su base de datos por si tuviera que volver a crear el almacén de datos. Haga clic en Siguiente.
  7. Si es necesario, introduzca un identificador de seguridad. Asegúrese de anotar su ID de seguridad por si tuviera que volver a crear el almacén de datos. Haga clic en Siguiente.
  8. Introduzca una ruta o haga clic en Examinar para seleccionar una ubicación donde guardar el archivo de conexión (.cwc). Haga clic en Siguiente.
  9. Se muestra un resumen del nuevo almacén de datos para que lo revise. Para continuar, haga clic en Finalizar.

Se ha creado el almacén de datos SQL. Encontrará el archivo de conexión (.cwc) en la ubicación que haya especificado.

Notas:

  • Asegúrese de que su servidor SQL esté configurado para aceptar conexiones remotas antes de conectarse a un almacén de datos; de lo contrario, los usuarios podrían tener dificultades para conectarse. Para habilitar las conexiones remotas, debe ejecutar la herramienta Administrador de configuración de SQL Server (incluida en el paquete de instalación de SQL Server) y, en Configuración de red de SQL Server | Protocolos para «Nombre de su instancia de SQL», asegurarse de que TCP/IP esté habilitado.
  • Si va a desactivar SSL y TLS 1.0 para utilizar TLS 1.1 o 1.2, debe instalar el último controlador OLE DB.

Desactivar el cierre automático en SQL Server

Al crear un almacén de datos en un servidor SQL, debe desactivar la propiedad Cierre automático para que la base de datos SQL no pase a estar fuera de línea de forma inesperada cuando no haya usuarios conectados a ella.

Para desactivar el cierre automático en el servidor SQL:

  1. Inicie Microsoft SQL Server Management Studio Express.
  2. En la carpeta Bases de datos , busque la base de datos que ha creado para el almacén de datos.
  3. Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta y seleccione Propiedades.
  4. En el panel Seleccionar una página , haga clic en Opciones.
  5. En el panel Automático , haga clic en el menú desplegable Cierre automático y seleccione Falso. Haga clic en Aceptar.

La propiedad «Cierre automático» está desactivada.

Integrarse con Active Directory

Mediante la integración con Active Directory, puede importar datos de usuarios existentes, como nombres de usuario y credenciales de inicio de sesión, a un almacén de datos. Los usuarios pueden iniciar sesión en Working Papers con los mismos datos de acceso que utilizan para la red de la empresa (lo que se conoce como «inicio de sesión único»), en lugar de tener que realizar un paso adicional.

Para habilitar la integración con Active Directory:

  1. Inicie la herramienta de administración del almacén de datos. Asegúrese de que está conectado al almacén de datos correspondiente.
  2. Haga clic en el grupo Active Directory .
  3. Seleccione Habilitar integración con Active Directory.

La integración con Active Directory está habilitada. Una vez habilitada la integración, estarán disponibles las siguientes opciones:

Opción Descripción
Habilitar la autenticación mediante tarjetas inteligentes PKI basadas en certificados Seleccione esta opción para habilitar la autenticación mediante tarjeta inteligente. Introduzca la URL del servidor OCSP de la empresa en el campo de texto para activarlo.
Active Directory debe estar conectado para permitir la autenticación Seleccione esta opción para desactivar la autenticación mediante credenciales almacenadas en caché. Si Active Directory no está disponible, los usuarios no podrán iniciar sesión.
Permitir únicamente a los usuarios autenticados en Active Directory

Seleccione esta opción para permitir el acceso únicamente a usuarios autenticados en Active Directory. Si se selecciona esta opción, la opción «Working Papers»Herramientas | Cambiar identidadquedará desactivada. Si no está seleccionada, podrán iniciar sesión usuarios de distintos tipos.
Conéctese al siguiente servidor de Active Directory

Seleccione el servidor de Active Directory que desea utilizar.

  • Servidor LDAP predeterminado: Seleccione esta opción para conectarse al servidor LDAP configurado en la herramienta de administración del almacén de datos.
  • Servidor LDAP no predeterminado: Seleccione esta opción para conectarse a un servidor LDAP distinto del predeterminado. Necesitará el nombre de host y el puerto del servidor.
Nota: Con el cambio de la comunicación LDAP a LDAPS, podemos confirmar que la herramienta de administración del almacén de datos funcionará en el puerto seguro 636, pero deberá configurarla como parte de un servidor LDAP no predeterminado. Los usuarios actuales solo tendrán que cambiar al puerto no predeterminado en la configuración del almacén de datos y actualizar los clientes.
Filtro

Utilice el campo «Filtro» al importar usuarios con la opción Habilitar integración con Active Directory seleccionada. Puede especificar expresiones para filtrar en función de atributos de usuario integrados o personalizados y de la pertenencia a grupos de Windows. Se admiten caracteres comodín. Para obtener más información, consulte Filtros de importación de Active Directory.
Sincronizar con Active Directory Haga clic en este botón para abrir el cuadro de diálogo «Integración con Active Directory».

Conéctese a un almacén de datos

Una vez creado un nuevo almacén de datos, debe conectarlo a la herramienta de administración de almacenes de datos. Si lo prefiere, también puede conectarse a un almacén de datos ya existente, en caso de que disponga de uno.

Para conectarse al almacén de datos:

  1. Inicie la herramienta de administración del almacén de datos.
  2. En el grupo Crear/Conectar , podrá ver el estado actual del almacén de datos. Haga clic en Adjuntar.

  3. Aparecerá el Asistente para la conexión al almacén de datos. Seleccione un tipo de conexión. Haga clic en Siguiente.

  4. En función de su selección anterior, complete lo siguiente:

    • Si utiliza un archivo de conexión existente (.cwc), introduzca la ubicación del archivo .cwc.
    • Si se conecta a un almacén xBase, introduzca la ubicación del almacén de datos xBase existente (archivo .cws).
    • Si se conecta a un almacén SQL, introduzca toda la información de conexión SQL.

    Haga clic en Siguiente.

  5. Haga clic en Finalizar para continuar con la conexión.

Se ha conectado al almacén de datos. El campo «Estado» muestra ahora que el almacén de datos está en línea.

Notas:

  • Asegúrese de configurar su servidor SQL para que acepte conexiones remotas; de lo contrario, los usuarios podrían tener dificultades para conectarse a la tienda. Para habilitar las conexiones remotas, ejecute la herramienta SQL Server Configuration Manager y, a continuación, en Configuración de red de SQL Server | Protocolos de su instancia de SQL, active TCP/IP.
  • Los usuarios no necesitan instalar SQL Server ni SQL Express para conectarse a un almacén de datos basado en SQL. El usuario debe tener acceso a la carpeta en la que se encuentra el archivo de conexión.
  • Al abrir Working Papers, es posible que tarde un poco en conectarse a un almacén compartido de gran tamaño. Le recomendamos que espere hasta que el estado del almacén de datos indique En línea antes de intentar realizar otras acciones; de lo contrario, la conexión podría fallar.

Crear archivos de conexión

Puede crear y distribuir archivos de conexión (.cwc) a sus usuarios para que puedan conectarse o desconectarse de un almacén de datos.

Para crear un archivo de conexión:

  1. Inicie la herramienta de administración del almacén de datos.
  2. En el grupo Crear/Conectar , asegúrese de que está conectado al almacén de datos requerido.
  3. Haga clic en Guardar....
  4. Introduzca una ruta o haga clic en Examinar para seleccionar una ubicación donde guardar el archivo de conexión. Haga clic en Guardar.

Se ha creado el archivo de conexión. Los usuarios pueden hacer doble clic en el archivo de conexión para conectarse al almacén de datos.

Para crear un archivo de desconexión:

  1. Inicie la herramienta de administración del almacén de datos.
  2. En el grupo Crear/Conectar , desconecte cualquier almacén de datos.
  3. Haga clic en Guardar....
  4. Introduzca una ruta o haga clic en Examinar para seleccionar una ubicación donde guardar el archivo de conexión. Le recomendamos que cambie el nombre de este archivo a Disconnection File.cwc para diferenciarlo de su archivo de conexión. Haga clic en Guardar.

Se ha creado el archivo de desconexión. Los usuarios pueden hacer doble clic en el archivo de desconexión para desconectar el almacén de datos.