Caseware en Fritom: aan het eind van de rit een fraaie geconsolideerde jaarrekening

Overview

Fritom 

Net zoals elke andere tak van sport heeft de logistieke wereld behoefte aan een solide financiële administratie om op terug te kunnen vallen. Voor de Fritom Group is dat niet anders. ‘Wij bieden logistieke oplossingen op maat vanuit verschillende vestigingen in Nederland,” vertelt Welmoed Albertsma, Group Controller bij Fritom Group. “Omdat we de zaken graag zelf in de hand houden, willen we de jaarrekeningen van de afzonderlijke vestigingen en entiteiten intern op kunnen stellen. Natuurlijk moet daar wel één overduidelijke jaarrekening voor de hele holding uit komen. Tot voor kort hadden we daar niet de juiste middelen voor. Gelukkig kwam daar met Caseware verandering in.”

Uitdaging

Ontevredenheid over vorige aanbieder

“Lang hebben we gebruik gemaakt van een pakket dat ons niet volledig ondersteunde,” gaat Welmoed verder. “Als we bij Fritom tegen problemen aanliepen en contact wilden opnemen met de servicedesk kregen we geen gehoor. E-mails werden niet beantwoord en op verzoeken werd niet ingegaan. Op een gegeven moment was voor ons de maat vol en moest er iets gebeuren. Vanuit mijn achtergrond in de accountancy was ik bekend met Caseware . Toentertijd werkte ik altijd met volle tevredenheid in het platform en ik was benieuwd wat ze voor ons als logistieke groep konden betekenen. Waarom zou een pakket dat voor de accountancy zijn waarde heeft bewezen niet ook kunnen werken in het bedrijfsleven? Toen heb ik contact gezocht met Caseware . Wat bleek? Ze zaten precies in dezelfde gedachtegang!”

“Doordat we nu met Caseware werken zit iedereen op één lijn.” – Welmoed Albertsma – Controller bij Fritom

Oplossing

Standaardisatie, gebruiksgemak en permanent inzicht

“De accountancydiensten van Caseware zijn ook beschikbaar voor bedrijven die zelf graag grip houden op hun cijfers en de jaarrekening het liefst in eigen beheer opstellen,” zegt Welmoed. “Daarom heeft Caseware een speciale versie van het pakket daarop ingericht. Daarbij is aan alles gedacht. Omdat wij werken met zeven verschillende bedrijven en entiteiten, hadden we voorheen te maken met controllers en werkwijzen die niet op elkaar afgestemd waren. Doordat we nu door de gehele organisatie met Caseware werken, zit iedereen op één lijn en doorlopen we dezelfde werkprogramma’s. Op elke locatie hebben de collega’s met dezelfde checklist te maken en zien ze dezelfde informatie. Daaruit rolt één duidelijke geconsolideerde jaarrekening. Met die standaardisering is de efficiëntie ook enorm omhoog geschoten. Daar komt nog bij dat Caseware heel intuïtief werkt. Als je je weg kunt vinden in de toepassingen van Microsoft, ben je ook zo aan de slag in Caseware.

Resultaten

Professionele uitstraling

“In Caseware staat alles niet alleen perfect gespecificeerd zoals het hoort,” vervolgt Welmoed, “ook ziet het er gewoon professioneel uit. We presenteren onze jaarcijfers nu op een overzichtelijke en inzichtelijke manier die ook nog eens helemaal is toegespitst op onze organisatie. 

Training, support en toekomst

“Juist omdat Caseware zo soepel werkt, was de training een fluitje van een cent,” vertelt Welmoed. “Na de uitleg door de consultant was alles klip en klaar en konden we zelf verder in de software. Naarmate je meer in het platform werkt, wil je er ook meer uit halen en meer functionaliteiten gebruiken. Het mooie is dat Caseware ontzettend benaderbaar is. Waar we bij onze vorige softwarepartner weinig reactie krijgen, hebben we tegenwoordig meteen een medewerker aan de lijn als we hulp nodig hebben. Samen kijken we hoe we de toekomst vorm gaan geven en we worden echt aan de hand genomen bij de introductie van nieuwe functionaliteiten. Voor die functionaliteiten geldt ook dat we alleen krijgen waar we ook echt iets aan hebben en dat onze vaste accountmanager meedenkt met wat zinvol is voor ons. Zo blijft Caseware dagelijks meerwaarde én meer waarde toevoegen.”