Een efficiënte klantacceptatieprocedure

Herkent u het ook? U wilt een nieuwe klant toevoegen, maar de wet schrijft u voor eerst een controle en een aantal zaken vast te leggen omtrent uw nieuwe klant. Als accountant wilt u immers aansluiten bij de wet, voldoen aan de beroepsregels en wilt u voorkomen dat uw kantoor betrokken is bij dubieuze praktijken, zoals witwassen en fraude.

In de praktijk zie ik vaak dat er geen (digitaal) proces is voor het accepteren van klanten en er is onvoldoende vastlegging. In veel gevallen circuleren er diverse documenten in een organisatie, zoals een klantaanvraagformulier, formulieren voor NAW-gegevens en WWFT-formulieren. Al deze documenten worden los van elkaar opgevraagd en doorgestuurd naar het secretariaat. Hier wordt het gebundeld en de klant wordt aangemaakt. Dit klinkt logisch, maar het proces kent vele handmatige handelingen. Uit mijn ervaring kan ik u meegeven dat dit veel beter en efficiënter kan.

In dit artikel geef ik u daarom een aantal praktische tips en mogelijkheden die gebruikers van AuditCase tijdens deze procedure kunnen gebruiken.

Klantstatus

Binnen AuditCase kennen we verschillende statussen die de ‘klant’ doorloopt voor hij daadwerkelijk klant is. Of wanneer hij geen klant meer is.

Voordat een klant de status “klant” in AuditCase krijgt is hij vaak eerst aangemaakt als suspect of prospect. Zodra de status op prospect staat, krijgt diegene een eigen dossier in AuditCase zodat alle correspondentie vastgelegd kan worden. Een klant aanmaken in AuditCase kan eenvoudig middels de integratie met Company.info en het invullen van het KvK-nummer. Hier ziet u dus al de eerste efficiëntie tot stand komen.

Zodra een prospect heeft aangegeven dat hij klant wil worden, wordt de status gewijzigd naar ‘klantaanvraag’. Vanaf dit moment zal er een klantgoedkeurder gekozen moeten worden. In dit proces kunt u tevens velden verplicht stellen, zodat iedere aanvraag aan uw kantoorstandaard voldoet.

De klantaanvraag staat klaar voor de gekozen goedkeurder. Er zijn al veel klantgegevens op de klantkaart ingevuld en daarnaast kunnen er gegevens verzameld zijn door bijvoorbeeld:

• Een vragenlijst klantacceptatie toe te voegen aan het dossier middels een sjabloon.
• Een WWFT dossierstuk aan te maken binnen AuditCase of vast te leggen. dat deze registratie reeds is gebeurd, bijvoorbeeld middels de KLANT+ app in Caseware Cloud.
• Een KvK-uittreksel toevoegen aan het dossier met één druk op de knop.
• Registreren van contactpersonen, vertegenwoordigers en UBO’s.

Zodra alle informatie compleet is, kan de aangewezen goedkeurder deze informatie controleren en de klantaanvraag goedkeuren of afkeuren. In het geval een klant wordt goedgekeurd krijgt deze de status ‘centrale administratie’. In deze status kunnen er nog extra controles uitgevoerd worden. Dit zie ik in de praktijk het meest voorkomen.

Registratie

Nu al deze data voor handen is, zou het mooi zijn als dit ook in alle gekoppelde pakketten wordt getoond. Niet gekoppelde pakketten kunnen in dit proces ook direct worden voorzien van de juiste informatie.

Wanneer alles klopt en aanwezig is zal de klant daadwerkelijk de status ‘klant’ krijgen en worden de gegevens ook doorgezet naar de gekoppelde pakketten.

Heeft u al AuditCase en wilt u nog efficiënter werken? Bekijk dan mijn blog: 3 Tips voor het werken met de klantaanvraagprocedure in AuditCase.