Documentcreatie standaard in AuditCase

Vanuit AuditCase is het mogelijk al uw documenten te beheren en te creëren. Regelmatig spreek ik daarom met mensen over de mogelijkheden voor het opnemen van huisstijldocumenten in AuditCase. Vaak denken mensen dan aan de opmaak en het gebruik van logo’s, maar minder bekend zijn de diverse voordelen die te behalen zijn met wat wij ‘documentcreatie’ noemen.

Standaardisatie

In de praktijk zien we vaak dat documenten niet op één centrale plek zijn opgeslagen. Hierdoor is versiebeheer van de juiste documenten en dus ook huisstijldragers een dagelijkse uitdaging. Wanneer het verkeerde bestand wordt gebruikt kan dit zelfs in een vervolgtraject een dure fout zijn. AuditCase werkt daarom met Microsoft Word en Excel sjablonen die vastgelegd worden op een centrale plek. Dit is direct het eerste voordeel, omdat er nooit met een oudere versie van het document gewerkt kan worden.

Daarnaast biedt AuditCase de mogelijkheid om te standaardiseren. Zo zijn niet alleen alle documenten voorzien van dezelfde huisstijl ook is bijvoorbeeld de bestandsnaam volledig te standaardiseren. Met een druk op de knop worden bestanden omgezet naar een PDF-versie en direct voorzien van de juiste naam. Bijvoorbeeld “Opdrachtbevestiging samenstellen – 2019 – Bookstores Holding BV.pdf” dit is direct duidelijk voor u, maar ook voor uw klant.

Naast deze standaardisatie kunt u ook de structuur voor archivering standaardiseren en inrichten. Wederom komt het document geheel automatisch op de juiste plek in het dossier. Ook een standaard label (“Opdrachtbevestiging”) kan eenmalig toegevoegd worden en vervolgens gebruikt worden om te filteren in en over de klantdossiers.

Efficiency

Doordat AuditCase een CRM en DMS kent is het mogelijk om documenten direct te voorzien van de juiste informatie. Zo hoeft u nooit meer handmatig eerder vastgelegde informatie over te nemen in uw documenten. Van een correcte aanhef en statutaire naam tot en met de fiscale nummers. Volledig automatisch, dit bespaart u tijd en voorkomt fouten. Bovendien kunnen deze velden meerdere keren opgenomen worden in een document en zijn meerdere adresgegevens mogelijk. Dus ook een brief aan derden, zoals de Belastingdienst, is zo gemaakt.

Zoals gezegd kunt u instellen dat er automatisch een PDF aangemaakt moet worden wanneer u het document opslaat. Deze PDF kan vervolgens direct bekeken worden in uw browser. Hierdoor is het eenvoudig om snel een document te bekijken en te reviewen. Vraag dus gerust aan die ene collega om even het document te door te nemen, welke hij ter goedkeuring automatisch in zijn workflow ontvangt.

Combineren

Bovenstaand zijn slechts een paar van de mogelijkheden van wat wij documentcreatie noemen. Dan hebben we het nog niet eens gehad over combineren. Wat dacht u bijvoorbeeld van de combinatie van eerder genoemde functionaliteiten. Zo maakt u in één handeling een e-mail naar de klant inclusief een standaarddocument of maakt u een e-mailsjabloon voor uw brieven zonder dat u Microsoft Office nodig heeft. Of tot slot een standaard e-mail inclusief bijlagen voor uw dienstverleningsovereenkomst. Kortom, door de combinatie van mogelijkheden ervaart u pas echt de voordelen om efficiënt te werken.

Wil je ook efficiënter werken?

Kijk nog eens goed naar je huidige werkwijze. Als je ook van mening bent dat dit beter kan, dan kijk ik graag eens met je mee. Ik weet namelijk uit ervaring dat het beter kan en iedere minuut die je hierin investeert, verdient zich zeker een aantal keren terug.