JMM CPA

Perfil de la compañía

JMM CPA, una firma de Northbrook con sede en Illinois, está especializada en realizar auditorías de planes de prestaciones para empleados cualificados en EE. UU. La empresa, compuesta por diez personas, tiene oficinas en cuatro estados y lleva en activo unos ocho años. James Moyna, su fundador, lleva más de veinte años especializándose en auditar planes de prestaciones para empleados y, anteriormente, trabajó como socio en una firma nacional de contabilidad.

Como comentaba Moyna, algunos auditores pueden preguntarse cómo una empresa dedicada a auditar planes de prestaciones cualificados se mantiene ocupada todo el año. «No representa para nada un problema», señala. «Estas auditorías requieren una gran atención. Las variables son numerosas, así como las personas implicadas: el cliente, el administrador tercero, el asesor de inversiones… Hay multitud de elementos que deben mantenerse, planificarse y comunicarse».

Gran cantidad de firmas tradicionales auditan los planes de prestaciones en verano, cuando el negocio se ralentiza, indicaba Moyna, pero él prefiere un enfoque más centrado en el cliente. «Realizamos la auditoría de manera oportuna y de un modo que se adapte a las necesidades comerciales del cliente, además de tener presente las directrices de cumplimiento de la normativa y los plazos que necesitan cumplir nuestros clientes para realizar dichas auditorías».

Desafío

Para ayudarle a gestionar sus encargos, JMM ha puesto su confianza en una solución de software enfocada en el plan de prestaciones. El software utiliza una combinación de tablas de Microsoft Excel para realizar los cálculos y, para las descripciones escritas, Microsoft Word. «Las tablas de Excel tenían que cortarse y pegarse en un documento de Word y tenías que trastear con el formato», recordaba Moyna. «Tenías que asegurarte de que todo se viese bien antes de terminarlo y se necesitaba mucha manipulación manual».

Más tarde, hace algunos años, el proveedor de soluciones de JMM le dijo a Moyna que ya no iban a ofrecer sus servicios a firmas del tamaño de su empresa, sino que se iban a centrar únicamente en sus clientes más grandes. «Sabíamos que necesitábamos encontrar rápidamente una nueva solución de encargos», comentaba. «Aunque también queríamos asegurarnos de que fuese la adecuada para responder a nuestras necesidades».

Solución

Moyna vio hace poco un correo electrónico promocional de OnPoint EBP de Caseware y solicitó una demostración del producto. «Algunos de nuestros gerentes pensaban que sería una solución fantástica para nosotros, así que nos decidimos y la adoptamos», indicaba. «Y estamos muy satisfechos con ella».

«OnPoint EBP recopila toda esa información y genera de forma automática los estados financieros, de tal forma que el perfil que rellenas se refleja en el producto final. Funciona realmente bien. Una vez que tienes el perfil conformado de forma correcta, es casi seguro que en el estado financiero todo esté correcto también».

OnPoint EBP es una solución inteligente de auditoría, desarrollada a través de una asociación entre el AICPA (Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Certificados), CPA.com y Caseware. Incluye:

• Elaboración de informes y documentos de trabajo específicos de EBP incorporados con herramientas de revisión mejoradas que hacen seguimiento de cambios en la información.
• Metodología guiada por el AICPA integrada.
• Generación automática de borradores de estados financieros y divulgaciones de notas.
• Funciones integradas de análisis y colaboración.

«Te acompaña del punto A al punto B, de forma que comienzas con la aceptación del cliente, se firma después el documento y a continuación se pasa a la planificación, por la que te guiará. Después, pasas al trabajo de campo, que se genera según cómo hayas completado la planificación. Este flujo de trabajo es una fantástica función».

A JMM le pareció que OnPoint EBP era fácil de usar y de aprender. «Con OnPoint, el mayor documento que debes rellenar es el perfil del plan que te dice cuál es el plan, quién es el patrocinador, cómo funciona, cuáles son las contribuciones, si se permiten préstamos… Es bastante integral», explicaba Moyna. «OnPoint recopila toda esa información y genera los estados financieros, de tal forma que el perfil que rellenas se refleja en el producto final. Funciona realmente bien. Una vez que tienes el perfil conformado de forma correcta, es casi seguro que en el estado financiero todo esté correcto también. Muy ocasionalmente tuvimos que hacer algún ajuste manual».

Con la configuración del perfil del plan, es tan simple como seguir extrapolando datos años a tras año, explicaba Moyna. «Simplemente, conservas ese mismo perfil y lo modificas si se han producido cambios, de forma que en los años siguientes la eficiencia que se adquiere es enorme».

Asimismo, Moyna señalaba que, en lo que respecta al encargo, OnPoint hace un buen trabajo al guiar a los auditores por los pasos necesarios de forma cronológica. Otras soluciones de software te muestran todo el archivo de una vez, lo que puede resultar abrumador, pero OnPoint no lo hace.

«Te acompaña del punto A al punto B, de forma que comienzas con la aceptación del cliente, se firma después el documento y a continuación se pasa a la planificación, por la que te guiará. Después, pasas al trabajo de campo, que se genera según cómo hayas completado la planificación. Este flujo de trabajo es una fantástica función».

Resultados

OnPoint EBP ha mejorado considerablemente la eficiencia de JMM CPA. «Desde que hicimos el cambio a OnPoint, calculo que hemos reducido el tiempo invertido en la elaboración de informes entre un 15 y un 20 %», señalaba Moyna.

La colaboración con el cliente también ha mejorado como resultado de las funciones integradas en la nube de OnPoint. Los clientes ahora pueden realizar descargas en la nube de forma segura. Los documentos pueden trasladarse fácilmente al archivo de auditoría. «Es un sistema fantástico», decía Moyna. «La persona que sube el documento del lado del cliente es la única que puede verlo, por lo que es muy seguro. Si tenemos varios contactos con un cliente específico, solo podrá ver los documentos la persona que lo haya subido».

Llevar a cabo los encargos a través de OnPoint ha hecho más fácil mantenerse al día con los cambios en las normas del sector, apuntaba Moyna. «Se ha desarrollado con datos del AICPA, por lo que sé que contará con la normativa más reciente».

Además, se incluyen referencias a directrices profesionales, de modo que, si un auditor está trabajando en un procedimiento que no acaba de entender, puede consultar las directrices para asegurarse de que todo es correcto.

Asimismo, Moyna valora que OnPoint EBP tenga una serie de funciones remotas integradas, lo que hace más fácil trabajar con clientes y compañeros de trabajo que se encuentran en zonas alejadas.

«El cliente que sube el documento es el único que puede verlo, por lo que es muy seguro».

JMM CPA es principalmente una firma que prefiere el trabajo a distancia, explicaba Moyna. Pero con OnPoint es más fácil colaborar entre miembros del equipo que están en otros estados, trabajar juntos en los documentos al mismo tiempo y ver los cambios en el momento que se producen. «Es casi como en los viejos tiempos de oficina cuando ibas a hablar con el compañero que solía trabajar con un cliente concreto y te contaba lo que sabía», comenta. «Con OnPoint, podemos realizar nuestras consultas y obtener respuesta en tiempo real».

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