Aronson LLC

Perfil de la compañía

Aronson LLC proporciona soluciones de garantías, tributarias y de asesoría a particulares y empresas en los sectores de la construcción y bienes inmobiliarios, tecnología, contratos de la administración pública, servicios profesionales y organizaciones sin ánimo de lucro. A lo largo de sus sesenta años de historia, la firma con sede en Rockville (Maryland, EE. UU.) se ha dedicado a ampliar su oferta de servicios y profundizar en las especializaciones del sector para satisfacer mejor las necesidades de sus clientes y de las personas y la comunidad en general. 

Desafío

Cuando los registros en papel pasaron a ser electrónicos, Aronson encontró dificultades para gestionar de manera eficaz los datos de los encargos. Con los registros en papel, era fácil desarrollar un régimen de conservación y archivado, tarea que realizaba el equipo de operaciones. Sin embargo, los registros electrónicos exigían un sistema de archivado más ágil que le ahorrase tiempo al equipo. 

Además, también resultó complicado deshacerse de archivos más antiguos que ya no se necesitaban. Había establecida una política de conservación, pero no así un método automatizado para librarse de esos archivos más viejos. 

Aronson, que se enfrentaba a una base de clientes cada vez mayor y al aumento en la cantidad de archivos a los que había que acceder y hacer seguimiento, debía encontrar una solución más adecuada.

Siendo la filosofía de la firma mirar hacia adelante, su directiva se dio cuenta de que algo tenía que cambiar. 

«Estábamos atravesando un momento de gran crecimiento y nuestros sistemas ya no resultaban adecuados», explica Laura Silva, gerente de proyectos de aplicaciones de Aronson. 

Esta situación llevó a la firma a buscar una solución que pudiera ayudarlos a retomar el control de los datos y agregar mayor eficiencia a sus operaciones.

Solución

Como usuario de Working Papers desde hace más de veinte años, Aronson lleva tiempo beneficiándose de la elaboración inteligente de informes, la importación y exportación de archivos ininterrumpida, así como de otras funciones que han ayudado a agilizar los encargos de sus clientes. Cuando Caseware Cloud estuvo disponible, resultó evidente que esta solución híbrida les ayudaría a dar sentido a los datos que no cuadraban. De aquí partió su idea de considerar que en la computación en la nube estaba el futuro. 

«Creo en el uso de la nube y los productos de software como servicio (Saas). Te ofrecen una mayor fiabilidad y seguridad», señalaba Azunna Anyanwu, director de Tecnología de la Información de Aronson. 

Aronson, que ya tenía implementado Working Papers desde hacía tiempo, adoptó una solución híbrida para poder integrar los productos de Caseware Cloud. Esto significó poder integrar los avances y accesibilidad que aporta la nube, sin tener que renunciar al entorno de Working Papers que ya conocía. 

Al tiempo que daba el paso a la nube, Aronson adoptó SmartSync, el sistema de sincronización de archivos de Caseware, que permite que varios miembros del equipo colaboren de forma simultánea en los archivos de los clientes. Cuando un usuario actualiza un documento, los cambios se sincronizan al instante, aunque haya otro compañero trabajando en el mismo archivo.

Resultados

Adoptar Caseware Cloud permitió a Aronson almacenar sus archivos en un formato con mejor estructura y aplicar una convención de asignación de nombres coherente para cada archivo. Ahora, los empleados pueden encontrar rápidamente lo que buscan, lo que ahorra tiempo y añade eficiencia. Además, aporta tranquilidad saber exactamente dónde se encuentran los archivos y poder generarlos cuando sea necesario. 

Antes, su servidor de red compartido donde se almacenaba todo, «era un poco caótico», comenta Anyanwu, debido a que cualquier usuario podía crear archivos como le pareciera. «Por lo que algunos los creaban con el número del cliente, pero otros no. Con el nuevo sistema de almacenamiento en la nube, hay una forma más restringida de poder almacenar los archivos, y es muy coherente». 

La funcionalidad de sincronización y colaboración de archivos simultáneos de SmartSync ha eliminado los problemas anteriores que tenía Aronson con las copias de los archivos no sincronizados. «Simplemente, cuando abres un archivo, crea de forma automática la sincronización con tu unidad de disco local y actualiza el archivo primario en la nube. Es fantástico», indica Anyanwu. 

Las funciones en la nube han demostrado ser fáciles de usar, tal como se deduce del hecho de que los miembros del personal que ahora lo usan no llamen buscando ayuda. Inicialmente, surgieron varias preguntas sobre la forma general en la que funcionaban los procesos en la nube, pero, como señala Anyanwu, «las dudas se fueron disipando a medida que los usuarios aprendían el funcionamiento. De modo que creo que es uno de los ejemplos de la naturaleza híbrida del producto y la plataforma de Caseware».

El futuro

En su cambio hacia la nube, Aronson también está valorando el uso de OnPoint Collaborate, la aplicación de Caseware para facilitar una comunicación fluida y organizada con los clientes. La solución elimina los retos administrativos inherentes a la recopilación de información que procede de los clientes, y lo lleva todo a una única ubicación central a la que pueden acceder todos los miembros del equipo. 

Incorporarse a la nube ofrece a Aronson nuevas oportunidades para dar un mejor servicio a sus clientes, gracias a la mayor eficiencia que aporta la plataforma. Ahora están a la misma altura que otros grandes de la competencia, apunta Anyanwu. 

«Veo que la nube permite igualar las condiciones. Tanto las grandes empresas como nosotros estamos en la misma plataforma, y ahora todos tenemos las mismas capacidades como resultado de esta inversión colectiva».

Obtenga más información sobre como las soluciones híbridas y en la nube de Caseware pueden ayudar a su firma contable a pasar a una gestión de archivos mejorada y a ser más eficiente.