Boekhoudgegevens importeren

Voordat u een interne consolidatie voltooit, moet u alle relevante boekhoudgegevens in het Working Papers-bestand importeren. U kunt het importproces aanpassen aan de behoeften van de verschillende bestanden die uw klanten u mogelijk aanleveren.

Om de boekhoudgegevens van één entiteit te importeren:

1. Klik in het lint op Engagement | Importeren | Excel-bestand of ASCII-tekstbestand. De importwizard wordt weergegeven.

2. Vul de welkomstpagina in:

   • Zoek in het veld Te importeren bestand met Bladeren naar het Excel- of ASCII-bestand dat u wilt importeren.

   • In het vervolgkeuzemenu Te importeren componenten kunt u aangeven of het bestand een proefbalans (rekeningstelsel & saldi grootboek), transacties (grootboekdetails) of correctieboekingen bevat.

     Opmerking: Wij raden u aan eerst één bestand met de proefbalans te importeren en vervolgens één bestand met correctieboekingen.
   • In het vervolgkeuzemenu Periodedatareeks voor het importeren van periodesaldi kunt u de rapportageperiode selecteren waarop de rekeningsaldi betrekking hebben. Deze opties voor de rapportageperiode worden ingesteld in de Opdrachtinstellingenvan het bestand.

   Klik op Volgendewanneer u klaar bent.

3. Geef op de pagina 'Gegevenskenmerken specificeren' aan welke rijen moeten worden uitgesloten en welke speciale tekens moeten worden verwijderd (op basis van de tekstscheidingsteken uit het werkblad). Klik op Volgende.

4. Definieer op de pagina 'Velddetails' de kolommen van het werkblad. Klik boven de kolom die u wilt definiëren op Negeeren selecteer vervolgens de juiste kop. U moet één kolom als de kolom „Rekeningnummer“ instellen om verder te kunnen gaan.

   Als u een kolom als ‘Saldo’ definieert, kunt u aangeven of in die kolom het veld ‘Debet’, het veld ‘Credit’ of beide worden weergegeven.

   Klik op Volgende.

5. Op de pagina ‘Entiteit toewijzen’ kunt u alle nog niet toegewezen rekeningen toewijzen aan verschillende entiteiten binnen de consolidatieopdracht. Selecteer onder Niet-toegewezen rekeningende rekening die u wilt toewijzen en selecteer vervolgens onder Entiteitende entiteit waaraan u de rekening wilt toewijzen. Klik op Toewijzen.

De nog niet toegewezen rekeningen zijn toegewezen aan de betreffende entiteiten. U kunt het importproces nu voltooien.

Boekhoudgegevens van meerdere entiteiten importeren

Het importeren van een Excel- of ASCII-bestand met boekhoudgegevens van meerdere entiteiten hangt af van de manier waarop de informatie voor die entiteiten in het bestand is ingedeeld.

Om de boekhoudgegevens van meerdere entiteiten te importeren wanneer het bestand aparte kolommen bevat voor entiteiten en rekeningnummers:

• Ga op de pagina Velddetails met de entiteiten als kolom te definiëren, klik met de rechtermuisknop op de koptekst van de betreffende kolom, selecteer Accountgegevensen selecteer vervolgens Entiteitsafkorting.

De entiteiten en rekeningnummers zijn gescheiden. U kunt het importproces nu voltooien.

Om de boekhoudgegevens van meerdere entiteiten te importeren wanneer het bestand één kolom bevat voor zowel entiteiten als rekeningnummers:

1. Klik op de pagina Velddetails met de rechtermuisknop op de kolom waarin zowel de entiteiten als de rekeningnummers staan, selecteer Rekeningdetailsen selecteer vervolgens Rekeningnummer.
2. Scheid entiteiten van rekeningnummers door een van de volgende handelingen uit te voeren:
   • Wanneer één nummer zowel de entiteit als de rekening vertegenwoordigt, selecteert u onder Positie entiteitde optie Rekeningnummer en entiteit delen hetzelfde veld, maar zijn niet gescheiden. Nadat u uw keuze hebt gemaakt, kunt u de startpositie van de entiteit en het aantal tekens invoeren om aan te geven waar de entiteitsnaam zich bevindt.
   • Als de entiteit en het rekeningnummer worden gescheiden door een of meer tekens, voert u deze tekens in bij Veldscheidingstekensen klikt u vervolgens op Geavanceerd. Het dialoogvenster met rekeningnummergegevens wordt geopend. In het dialoogvenster „Rekeningnummergegevens“ worden entiteiten en rekeningnummers in afzonderlijke kolommen weergegeven. Definieer de kolom met de entiteiten als Entiteit. Klik op OK.
3. Klik op Volgende.

De entiteiten en rekeningnummers zijn gescheiden. U kunt het importproces nu voltooien.