Automatische documenten aanpassen

U kunt de automatische documenten voor de proefbalans en de werkbladen aanpassen, zodat u uw veldwerk voor de consolidatieopdracht gemakkelijker kunt uitvoeren. In deze automatische documenten kunt u rekeningsaldi, totalen en andere gegevens per entiteit ordenen, met kolommen voor elke entiteit in de consolidatie. U kunt ook een kolom toevoegen voor het verwijderen van vermeldingen.

Om een automatisch document voor een consolidatieopdracht aan te maken:

1. Klik in de Documentbeheerder op de map waarin u het nieuwe document wilt toevoegen.
2. Klik in het lint op Start | Automatisch document. Het dialoogvenster „Nieuw automatisch document“ wordt weergegeven.
3. Voer een uniek documentnummer en een naam in voor het automatische document.
4. Selecteer in de lijst met documenttypes ofwel Leadsheet/Groepering ofwel Proefbalans.

5. Selecteer in de lijst ‘Formaat’ een optie die aangeeft welke informatie in het automatische document staat en hoe deze informatie wordt weergegeven. U hebt onder andere de volgende mogelijkheden:

   Opmaak	Beschrijving	Partituur / Groepering	Proefbalans
   Rekeningsaldi	De posten zijn de rekeningen in de proefbalans. Dit formaat omvat ook de aanpassingen die in de boekhouding zijn aangebracht.	✕	✓
   Rekeningsaldi met totaalbedragen	De posten zijn de rekeningen die aan het groepsnummer zijn toegewezen.	✓	✕
   Groepsstructuur met subtotalen	De posten zijn gerangschikt op groepsnummer. Na het subtotaal van een groep volgen de rekeningen van die groep.	✓	✓
   Overzicht van de groeps hiërarchie	De posten zijn subtotalen per groep.	✓	✓

6. Selecteer in de groep Instellingen Geconsolideerd overzicht.
7. Om kolommen toe te voegen voor het elimineren van posten en de totale saldi van geconsolideerde rekeningen, selecteert u Geconsolideerd in het vervolgkeuzemenu „Saldo-type“.
8. Stel de overige instellingen naar wens in en klik vervolgens op OK.

U hebt een automatisch document aangemaakt voor een consolidatieopdracht.