Een rolset aan een document toewijzen

U kunt een rolenset toewijzen aan een specifiek document om de goedkeuringsvereisten daarvoor vast te leggen. Tenzij anders aangegeven, maken alle documenten standaard gebruik van de Standaardrolset .

Vereisten:

• Als het bestand beveiligdis, moet u beschikken over het Groepsrecht 'Documenteigenschappen wijzigen zonder aan het document te zijn toegewezen' .
• Als u in een gesynchroniseerde kopie werkt, zorg er dan voor dat u online bent en dat u synchroniseert met het hoofdbestand.

Om een rolgroep aan een document toe te wijzen:

1. Klik in de Documentbeheerder met de rechtermuisknop op het document waaraan u de rolgroep wilt toewijzen en klik vervolgens op Eigenschappen.
2. Klik in het dialoogvenster Eigenschappen op het tabblad Rollen .
3. Selecteer de gewenste rolgroep in het vervolgkeuzemenu ‘Rolgroep’. Klik op OK.

De rolset wordt aan het document toegewezen. De ondertekeningen voor het document volgen nu de afhankelijkheden van de rolset.

Een rolset toewijzen aan meerdere documenten

U kunt een rolset tegelijkertijd aan meerdere documenten toewijzen via de kolom ‘Rolset’ in de Documentbeheerder.

Om een rolgroep aan meerdere documenten toe te wijzen:

1. Klik in de Documentbeheerder met de rechtermuisknop op een kolomkop en klik op Weergeven | Roleset. De kolom 'Rolset' wordt weergegeven.
2. Selecteer alle documenten waaraan u de rolgroep wilt toewijzen (houd CTRL ingedrukt en klik op elk document).
3. Zet, terwijl de documenten zijn geselecteerd, de muisaanwijzer op de kolom ‘Rolset’ van een van de documenten. Klik op het pijltje van het dropdown-menu en selecteer vervolgens een optie uit de lijst met beschikbare rolgroepen.

De rol wordt toegewezen aan alle geselecteerde documenten. Het ID van de rolgroep wordt weergegeven in de kolom ‘Rolgroep’.