Over kaarten

De rekeningnummers zijn vergelijkbaar met die van een standaardrekeningstelsel, waarbij alle relevante eigenschappen (zoals groepering in het hoofdboek en koppeling met belastingen) vooraf aan de rekeningen zijn toegewezen. Door een rekeningnummer uit het specifieke rekeningstelsel van een klant te koppelen aan een bijbehorend kaartnummer, worden alle kenmerken van dat kaartnummer automatisch ingevuld voor de betreffende rekening. Deze methode is niet alleen aanzienlijk sneller dan het afzonderlijk toepassen van eigenschappen op elk van de klantaccounts, maar zorgt ook voor consistentie en nauwkeurigheid in alle bestanden (zo zal bijvoorbeeld ‘contant’ in alle bestanden op blad A staan).

U kunt sjablonen maken zodat elk onderdeel volledig losstaat van de accountstructuur van de klant. Alle sjablonen kunnen vervolgens zonder aanpassingen worden gebruikt voor alle klanten die de standaardkaartnummers gebruiken. Hoewel dit niet verplicht is, kan het correcte gebruik ervan als norm binnen een organisatie de productiviteit en de integriteit bij de uitvoering van boekhoudkundige, samenstellings-, beoordelings- en controleopdrachten aanzienlijk verhogen.

Standaardtoewijzingsdatabase

Hoewel veel organisaties wellicht hun eigen koppelingsdatabase(s) ontwerpen, bevat Working Papers een standaard koppelingsdatabase in ons voorbeeldbestand (Samp01, meegeleverd bij de installatie). De standaarddatabase is bedoeld als uitgangspunt voor gebruikers die hun eigen koppelingsdatabase ontwerpen en voor bepaalde sjablonen van Caseware.

Bij het ontwerpen van deze standaardtoewijzingsdatabase hebben wij rekening gehouden met de volgende factoren:

• Het laagste detailniveau van de toewijzing volstaat voor het opstellen van de jaarrekening, met inbegrip van alle gegevens die in de toelichting vereist zijn.
• Het systeem kan eenvoudig worden ingezet voor opdrachten van verschillende omvang en aard.
• Deze methode maakt het mogelijk om nieuwe classificaties toe te passen zonder de volledige database opnieuw te hoeven opzetten, waardoor onnodige tijd bij het instellen van de client wordt voorkomen.
• Dankzij deze methode kunnen gebruikers hun eigen mappingcomponent toevoegen, terwijl deze toch gesynchroniseerd blijft met de standaard mappingdatabase.

Eén kaartdatabase is echter wellicht niet toereikend om al deze factoren te dekken. Het kan zijn dat u meer dan één standaardtoewijzingsdatabase nodig hebt, met name voor verschillende soorten sectoren. Gebruikers dienen deze standaardtoewijzingsdatabase te beschouwen als een concept dat in de toekomst kan worden gewijzigd. Voor gebruikers die nieuwe kaartnummers toevoegen, kan de functie Componenten kopiëren helpen bij het omzetten van een oude kaartdatabase naar een nieuwe kaartdatabase.

Standaardstructuur voor kaartnummers

Het kaartnummer in de standaarddatabase is een 8-cijferig getal dat is onderverdeeld in drie delen: XXX.XXX.XX. Bij het toekennen van kaartnummers worden deze onderdelen gebruikt om de koppelingen op een hiërarchische manier beter te ordenen.

• Onderdeel 1 (XXX.xxx.xx): Het eerste onderdeel vertegenwoordigt de hoofdindeling van het rekeningstelsel van een Working Papers-bestand. In veel gevallen kan dit niveau voldoende zijn om bij de meeste opdrachten aan de GAAP-vereisten te voldoen.
• Onderdeel 2 (xxx.XXX.xx): Het tweede onderdeel omvat subcategorieën van het hoofdonderdeel en biedt hopelijk voldoende gedetailleerde rapportagegegevens voor omvangrijke opdrachten.
• Onderdeel 3 (xxx.xxx.XX): Het derde onderdeel werd toegevoegd om meer gedetailleerde informatie te bieden die specifiek voor een bepaalde sector of voor het klantdossier kan worden gebruikt.

Opeenvolging van kaartnummers

We hebben getracht de consistentie van een standaardrekeningstelsel te behouden voor de standaardmapnummers op elk van de componentniveaus. Er zijn echter enkele afwijkingen als gevolg van de indeling van de kaartnummers. Zo volgt de rekening voor cumulatieve afschrijvingen in de rekeningnummering doorgaans op de bijbehorende kostenrekening. In de koppelingsdatabase wordt de kostprijs van gebouwen gekoppeld aan 155 en wordt de cumulatieve afschrijving op gebouwen gekoppeld aan 156 op componentniveau 1. Als u echter meer gedetailleerde informatie nodig hebt, kunt u gebruikmaken van 155.100 Gebouwen en 155.200 Productie- en verwerkingsinstallaties, waarbij de bijbehorende rekeningen voor cumulatieve afschrijvingen respectievelijk worden gekoppeld aan 156.100 en 156.200.

Het kasstroomoverzicht in kaart brengen

Er zijn bepaalde cijfers in het kasstroomoverzicht die niet afkomstig zijn uit het grootboek van uw klant. Toevoegingen aan de vaste activa en opbrengsten uit vervreemding worden opgenomen in de rekeningen voor de aanschaffingswaarde van vaste activa en de winst of het verlies bij vervreemding, maar worden niet apart in afzonderlijke rekeningen vermeld. De standaardtoewijzingsdatabase bevat toewijzingen die specifiek bedoeld zijn voor het kasstroomoverzicht. Bij deze kaartnummers is de letter S het eerste cijfer van onderdeel 1. Zo staat S71 bijvoorbeeld voor toevoegingen aan de vaste activa en S72 voor opbrengsten uit vervreemding.