CasewareDocumentatie
Fixes in Caseware Cloud Opdrachten 2026-10Bekijk de nieuwste updates

Importeren vanuit ASCII of Excel

U kunt het rekeningstelsel, de saldi van het grootboek en de correctieboekingen importeren vanuit ASCII- of Excel-bestanden, zodat u verder kunt gaan met uw compilatie, controle of audit.

Houd rekening met de volgende beperkingen voordat u gegevens uit ASCII of Excel importeert:

  • Maximale lengte van een Excel-record: 15.000 rijen
  • Maximale transactiebedragen in Excel: 4 jaar geleden
  • Maximaal aantal soorten journaalbronnen: 200
  • Ongeldige tekens in rekeningnummers worden automatisch vervangen.
  • Aan dubbele rekeningnummers wordt _### toegevoegd, waarbij ### staat voor een waarde tussen 001 en 999.

In de onderstaande tabel vindt u de tekenlimieten voor de verschillende velden in het bestand:

Veld Maximaal aantal tekens
Accountbeschrijving 50
Rekeningnummer, Afkorting van de entiteit, Gesplitst rekeningnummer 40
Cel (Excel) 1024
Afdeling, subrekeningnummer 6
Beschrijving van de inzending 280
Inschrijvingsnummer 20
Soort boeking, onjuistheid 80
Uitgebreide accountbeschrijving, formule 510
Beschrijving van het tijdschrift 35
Bron: tijdschrift 2
Fiscaal identificatienummer 4

Importeren vanuit ASCII

U kunt klantgegevens importeren vanuit een ASCII-tekstbestand. Als u meer dan één grote groep componenten wilt importeren, moet u de importen afzonderlijk uitvoeren. U kunt zowel bestanden met scheidingstekens als bestanden met vaste lengte importeren.

Om gegevens uit een ASCII-bestand te importeren:

  1. Klik in het lint op Betrokkenheid | Importeren | ASCII-tekstbestand.... De wizard voor het importeren van ASCII-tekstbestanden wordt weergegeven.

  2. Selecteer op het welkomstscherm de relevante opties voor uw import:

    Optie Beschrijving
    Te importeren onderdelen Geef aan of u het rekeningstelsel en de grootboeksaldi, de grootboekgegevens of de correctieboekingen wilt importeren.
    ASCII-bestand om te importeren Zoek het ASCII-bestand dat u wilt importeren.
    Bestand met recordindeling Zoek indien van toepassing naar een bestand met de recordindeling als u de instellingen van een eerdere import wilt gebruiken.
    Volgorde van boekhoudperiodes voor het importeren van periodesaldi Selecteer de verslagperiode die overeenkomt met de rekeningsaldi. Deze opties voor de rapportageperiode worden ingesteld in de Opdrachtinstellingenvan het bestand.

    Klik op Volgende.

  3. Selecteer in het scherm „Bestandstype“ of het bestandstype Gescheiden of Vaste lengteis. Er wordt automatisch een selectie gemaakt op basis van de gegevens in het bestand. Klik op Volgende.
    1. Bij bestanden met een vaste lengte verschijnt het scherm ‘Recordlengte opgeven’ met een automatisch berekende recordlengte. Indien nodig kunt u de lengte en indeling van de record aanpassen. Klik op Volgende.
    2. Stel in het scherm 'Veldscheidingstekens opgeven' de scheidingstekens voor elk veld in het bestand in. De standaardgrenzen worden automatisch ingesteld, maar u kunt deze indien nodig aanpassen. Klik op Volgende.
    3. Geef bij het importeren van correctieboekingen de standaardeigenschappen voor uw boekingen op. Deze eigenschappen worden gebruikt voor de geïmporteerde records, tenzij anders aangegeven. Klik op Volgende.
  4. Selecteer in het scherm 'Gegevenskenmerken specificeren' welk scheidingsteken u wilt gebruiken om de grenzen tussen velden aan te geven en welke rijen uit het bestand moeten worden weggelaten. Selecteer de tekstscheidingsteken die u bij het importeren wilt negeren. Klik op Volgende.
    1. Geef bij het importeren van correctieboekingen uit gescheiden bestanden de standaardeigenschappen voor uw boekingen op. Deze eigenschappen worden gebruikt voor de geïmporteerde records, tenzij anders aangegeven. Klik op Volgende.
  5. Definieer in het scherm 'Velddetails' de kolommen van het bestand. Klik boven de kolom die u wilt definiëren op Negeeren selecteer vervolgens de juiste kop. U moet één kolom als de kolom „Rekeningnummer“ instellen om verder te kunnen gaan. Als u een kolom als ‘Saldo’ definieert, kunt u aangeven of in die kolom het veld ‘Debet’, het veld ‘Credit’ of beide worden weergegeven. Selecteer voor een kredietveld Positieve importen als krediet als er saldi zijn die positieve of gemengde (positieve en negatieve) waarden bevatten. Klik op Volgende.
  6. Op het scherm Geavanceerde instellingen kunt u de manier waarop Working Papers het bestand importeert verder aanpassen.
  7. Geef aan welke rekeningen aan het bestand moeten worden toegevoegd. Als er wijzigingen moeten worden aangebracht, klik dan op Terug en pas de gegevens aan. Klik anders op Volgende.
  8. U hebt de importwizard voltooid. U kunt de lay-outinstellingen die u in de wizard hebt geselecteerd opslaan, zodat u ze bij een volgende import opnieuw kunt gebruiken. Klik op Importerenom de importwizard af te ronden.

De gegevens worden geïmporteerd in uw Working Papers-bestand.

Importeren vanuit Excel

U kunt klantgegevens uit een Excel-bestand importeren. Als u meer dan één grote groep componenten wilt importeren, moet u de importen afzonderlijk uitvoeren.

Om gegevens uit een Excel-bestand te importeren:

  1. Klik in het lint op Betrokkenheid | Importeren | Excel-bestand.... De wizard voor het importeren van Excel-bestanden wordt weergegeven.

  2. Selecteer op het welkomstscherm de relevante opties voor uw import:

    Optie Beschrijving
    Te importeren onderdelen Geef aan of u het rekeningstelsel en de grootboeksaldi, de grootboekgegevens of de correctieboekingen wilt importeren.
    Excel-bestand om te importeren Zoek het Excel-bestand dat u wilt importeren.
    Selecteer een werkblad Selecteer het werkblad met de onderdelen die u wilt importeren.
    Bestand met recordindeling Zoek indien van toepassing naar een bestand met de recordindeling als u de instellingen van een eerdere import wilt gebruiken.
    Volgorde van boekhoudperiodes voor het importeren van periodesaldi Selecteer de verslagperiode die overeenkomt met de rekeningsaldi. Deze opties voor de rapportageperiode worden ingesteld in de Opdrachtinstellingenvan het bestand.

    Klik op Volgende.

  3. Selecteer in het scherm 'Gegevenskenmerken specificeren' welk scheidingsteken u wilt gebruiken om de grenzen tussen velden aan te geven en welke rijen uit het bestand moeten worden weggelaten. Selecteer de tekstscheidingsteken die u bij het importeren wilt negeren. Klik op Volgende.
  4. Geef bij het importeren van correctieboekingen de standaardeigenschappen voor uw boekingen op. Deze eigenschappen worden gebruikt voor de geïmporteerde records, tenzij anders aangegeven. Klik op Volgende.
  5. Definieer in het scherm 'Velddetails' de kolommen van het werkblad. Klik boven de kolom die u wilt definiëren op Negeeren selecteer vervolgens de juiste kop. U moet één kolom als de kolom „Rekeningnummer“ instellen om verder te kunnen gaan. Als u een kolom als ‘Saldo’ definieert, kunt u aangeven of in die kolom het veld ‘Debet’, het veld ‘Credit’ of beide worden weergegeven. Selecteer voor een kredietveld Positieve importen als krediet als er saldi zijn die positieve of gemengde (positieve en negatieve) waarden bevatten. Klik op Volgende.
  6. Op het scherm Geavanceerde instellingen kunt u de manier waarop Working Papers het bestand importeert verder aanpassen.
  7. Geef aan welke rekeningen aan het bestand moeten worden toegevoegd. Als er wijzigingen moeten worden aangebracht, klik dan op Terug en pas de gegevens aan. Klik anders op Volgende.
  8. U hebt de importwizard voltooid. U kunt de lay-outinstellingen die u in de wizard hebt geselecteerd opslaan, zodat u ze bij een volgende import opnieuw kunt gebruiken. Klik op Importerenom de importwizard af te ronden.

De gegevens worden geïmporteerd in uw Working Papers-bestand.

Geavanceerde specificaties

Op het scherm 'Geavanceerde specificaties' kunt u bestands- en regionale instellingen voor de import opgeven. De beschikbare instellingen zijn afhankelijk van de componenten die u importeert.

Rekeningstelsel & saldi in het grootboek

Optie Beschrijving
Standaardaccounttype Selecteer het standaardaccounttype om accounts toe te wijzen.
Saldi bij elkaar optellen Selecteer deze optie om de totalen van rekeningen die op meerdere regels in het ASCII- of Excel-bestand worden weergegeven, samen te voegen. Als er vóór het importeren al een saldo op de rekening staat, wordt dit overschreven. Deze optie is van toepassing op zowel eerdere, begrote en geraamde saldi als op de huidige saldi.
Saldi van de te importeren periode(s) wissen

Selecteer deze optie om de periodesaldi van alle bestaande financiële rekeningen in de geïmporteerde gegevens vóór het importeren te wissen.

Standaard worden met deze optie alleen de saldi gewist van entiteiten die in de huidige import zijn opgenomen; andere entiteiten blijven hierdoor onaangetast.

Opmerkingen:

  • Als deze optie wordt geselecteerd in combinatie met de optie De te importeren saldi zijn cumulatief , worden alleen de saldi van de te importeren periode gewist (d.w.z. de saldi van voorgaande periodes worden genegeerd).
  • Als u deze optie selecteert in combinatie met de optie De geïmporteerde saldi zijn cumulatief en het cumulatieve saldo niet correct lijkt te zijn in de werkproefbalans, controleer dan of u de beginsaldi en de tussentijdse saldi hebt opgegeven in het dialoogvenster „Velddetails“.
  • Als u deze optie op een specifieke entiteit wilt toepassen, moeten de geïmporteerde gegevens ten minste één rekening van die specifieke entiteit bevatten.
Ronde saldi Vink dit vakje aan om de proefbalans bij het importeren af te ronden. Klik op Instellingen om het afrondingstype en de rekeningen waarop u de afronding wilt toepassen, te specificeren.
Importeren
  • Alle accounts: Importeer alle rekeningen, inclusief die met een saldo van nul.
  • Rekeningen met een totaal saldo dat niet nul is: Importeer alle rekeningen met een saldo dat niet nul is in de opgegeven periode.
  • Rekeningen met beginsaldo/mutaties in de periode: Importeer alle rekeningen met een beginsaldo dat niet nul is of met transacties in de opgegeven periode.

Geef de periode(s) op waaruit de rekeningen moeten worden geïmporteerd:

  • Huidig jaar
  • Vorig jaar 1
  • Vorig jaar 2
  • Vorig jaar 3
  • Vorig jaar 4
Gebruik de valuta-indeling in de regionale instellingen

Schakel deze optie uit om de regionale instellingen van het werkstation te overschrijven.

Wanneer u regionale instellingen gebruikt en in een regio werkt waar een (,) wordt gebruikt om valuta-eenheden te scheiden, wordt de (.) op het numerieke toetsenbord op het scherm weergegeven als een (,).
Decimaalteken

Kies de punt (.) of de komma (,) om de valuta-eenheden te scheiden.
Symbool van de Digit Group

Kies de komma (,) of de punt (.) om de cijfers in grote valutabedragen te groeperen.
Bestand van DOS naar Windows converteren Geef aan of het ASCII- of Excel-bestand oorspronkelijk is geëxporteerd vanuit een DOS-programma. Deze optie zet speciale tekens tussen DOS- en Windows-formaten automatisch om.
Soort saldo Selecteer het type balans, begroting of prognose uit de afgelopen vijf jaar (of de komende vijf jaar voor prognoses).
Positieve waardebepalende factor (Optioneel) Voer een teken in om positieve waarden aan te geven.
Negatieve waardebepaler (Optioneel) Voer een teken in om negatieve waarden aan te geven.
De geïmporteerde saldi zijn de saldi sinds het begin van het jaar Selecteer deze optie als de saldi die u importeert uitsluitend cumulatieve cijfers vanaf het begin van het jaar betreffen.
De saldi zijn inclusief correcties

Selecteer deze optie bij het importeren van cumulatieve bedragen om ervoor te zorgen dat bij de berekening van de mutaties over de periode rekening wordt gehouden met eventuele bestaande correctieboekingen in het bestand.
Importeer de saldi sinds het begin van het jaar voor de volgende periodes

Selecteer deze optie als u de cumulatieve saldi tot nu toe importeert naar een reeks periodes binnen de huidige periodereeks, en u niet wilt dat terugboekingen worden toegevoegd aan het cumulatieve saldo tot nu toe van de daaropvolgende periodes.

Als u deze optie selecteert en u importeert gegevens in een leeg bestand, krijgen alle volgende periodes hetzelfde saldo sinds het begin van het jaar als de laatst geïmporteerde periode.
Alleen balansrekeningen hebben saldi sinds het begin van het jaar Selecteer deze optie als alleen de balansrekeningnummers de cumulatieve stand tot nu toe weergeven en alle andere rekeningen moeten worden geïmporteerd volgens de hierboven ingestelde voorkeuren.
Afsluiting van de periode terugboeken naar de rekening „Ingehouden winst“

Kies in de volgende situaties:

  • Met elke niet-geconsolideerde klant.
  • Bij een geconsolideerde klant wanneer u de optie voor afgekorte entiteiten gebruikt in het tabblad Geavanceerd | Entiteit om de entiteit te genereren. In dit geval gaat Working Papers ervan uit dat de rekening „Ingehouden winst” zich in de bovenste entiteit bevindt.
  • Bij een geconsolideerde klant wanneer u de optie ‘Divisieprofiel’ gebruikt in het tabblad Geavanceerd | Entiteit om de entiteit toe te wijzen. In Working Papers wordt ervan uitgegaan dat de rekening „Ingehouden winst” zich bevindt in de hoofdentiteit van het subfiliaal dat voor import is geselecteerd.

Wanneer u periodes importeert waarin de rekeningen van de winst-en-verliesrekening al zijn afgesloten en bijgeschreven op de rekening „Ingehouden winst“, kunt u deze optie gebruiken om de nettowinst van de vorige periode terug te boeken van de rekening „Ingehouden winst“. De bedragen van de periodebewegingen voor de rekeningen in de winst-en-verliesrekening worden per periode geïmporteerd, terwijl de bedragen van de balansrekeningen worden geïmporteerd als cumulatief sinds het begin van het jaar. Working Papers berekent het bedrag en past de post „Ingehouden winst“ handmatig aan met dit bedrag.
R/E-rekeningnummer

Voer het rekeningnummer in van de rekening voor ingehouden winst die moet worden gebruikt om de bovenstaande boekingen terug te boeken.

Gegevens uit het grootboek

Optie Beschrijving
De beginsaldi vereffenen
  • Financieel: Wis de beginsaldi van de financiële rekeningen.
  • Kasstroom: Wis de beginsaldi van de kasstroomrekeningen.
  • Prestatie-indicatoren: Wis de beginsaldi van de rekeningen die de prestaties weergeven.
Dagboeken van het brontype wissen
  • Financieel: Overschrijf bestaande financiële gegevens met geïmporteerde gegevens.
  • Kasstroom: Overschrijf bestaande kasstroomgegevens met geïmporteerde gegevens.
  • Prestatie-indicatoren: Overschrijf bestaande prestatiegegevens met geïmporteerde gegevens.
Gebruik de valuta-indeling in de regionale instellingen

Schakel deze optie uit om de regionale instellingen van het werkstation te overschrijven.

Wanneer u regionale instellingen gebruikt en in een regio werkt waar een (,) wordt gebruikt om valuta-eenheden te scheiden, wordt de (.) op het numerieke toetsenbord op het scherm weergegeven als een (,).
Decimaalteken

Kies de punt (.) of de komma (,) om de valuta-eenheden te scheiden.
Cijfergroepssymbool

Kies de komma (,) of de punt (.) om de cijfers in grote valutabedragen te groeperen.
Positieve waardebepalende factor (Optioneel) Voer een teken in om positieve waarden aan te geven.
Negatieve waardebepaler (Optioneel) Voer een teken in om negatieve waarden aan te geven.
Bestand van DOS naar Windows converteren Geef aan of het ASCII- of Excel-bestand oorspronkelijk is geëxporteerd vanuit een DOS-programma. Deze optie zet speciale tekens tussen DOS- en Windows-formaten automatisch om.

Correctieboekingen

Optie Beschrijving
Gebruik de valuta-indeling in de regionale instellingen

Schakel deze optie uit om de regionale instellingen van het werkstation te overschrijven.

Wanneer u regionale instellingen gebruikt en in een regio werkt waar een (,) wordt gebruikt om valuta-eenheden te scheiden, wordt de (.) op het numerieke toetsenbord op het scherm weergegeven als een (,).
Decimaalteken

Kies de punt (.) of de komma (,) om de valuta-eenheden te scheiden.
Cijfergroepssymbool

Kies de komma (,) of de punt (.) om de cijfers in grote valutabedragen te groeperen.
Positieve waardebepalende factor (Optioneel) Voer een teken in om positieve waarden aan te geven.
Negatieve waardebepaler (Optioneel) Voer een teken in om negatieve waarden aan te geven.
Bestand van DOS naar Windows converteren Geef aan of het ASCII- of Excel-bestand oorspronkelijk is geëxporteerd vanuit een DOS-programma. Deze optie zet speciale tekens tussen DOS- en Windows-formaten automatisch om.
Eerder geïmporteerde correctieboekingen verwijderen Selecteer deze optie om eerder geïmporteerde correctieboekingen uit het doelbestand te verwijderen.
Het correctiebedrag bij elkaar optellen Selecteer deze optie om de correctiebedragen tussen de geïmporteerde gegevens en de bestaande gegevens in het doelbestand te cumuleren.