Over kennisbibliotheken

Met kennisbibliotheken kunt u items aanmaken en deze op een centrale locatie opslaan, waarna u ze kunt koppelen aan verschillende Working Papers-bestanden. De items in de kennisbank kunnen variëren van een bedrijfslogo tot een volledige set financiële overzichten. De items in een kennisbibliotheek worden beheerd via de Kennisbibliotheekindex.

Enkele voordelen van kennisbibliotheken zijn onder meer:

Invoer hoeft slechts één keer te worden aangemaakt of aangepast om deze bedrijfsbreed beschikbaar te maken
Wijzigingen in de gegevens, zoals het herschrijven van een opmerking, kunnen op één centrale plek worden doorgevoerd
Documenten die naar de vermeldingen verwijzen, hoeven alleen de link bij te werken om nieuwe wijzigingen door te voeren
De gegevens die vanuit een kennisbank worden gekoppeld, zijn in alle bestanden consistent; ze bevatten geen typefouten of grammaticale fouten die kunnen ontstaan wanneer medewerkers informatie handmatig invoeren
Medewerkers hebben geen uitgebreide kennis van CaseView nodig om verklaringen op te stellen

Opmerking: Als een kennisbank door meerdere gebruikers via een netwerk wordt geraadpleegd, kunt u te maken krijgen met prestatieproblemen. In deze gevallen raden wij aan dat alle gebruikers CaseView afsluiten om de prestaties te herstellen en dat u het delen van de kennisbibliotheek via het netwerk beperkt tot één gebruiker tegelijk.

Een kennisbank gebruiken in plaats van een sjabloon

Sjabloonbestanden, sjabloondocumenten en de kennisbibliotheek hebben met elkaar gemeen dat ze items bevatten die op een centrale locatie zijn opgeslagen om in andere bestanden te worden gebruikt. Kennisbibliotheken zijn simpelweg kleinschaliger dan sjabloonbestanden en documenten; ze bevatten de afzonderlijke onderdelen die worden gebruikt om een document samen te stellen, zoals kopteksten of een balans.

Het belangrijkste verschil in de werking van deze onderdelen zit hem in toekomstige updates. Invoer die uit een sjabloon is gekopieerd, staat op zichzelf; mocht het sjabloon in de toekomst worden gewijzigd, dan worden die wijzigingen niet doorgevoerd in de kopie, tenzij deze handmatig wordt bijgewerkt. Artikelen uit de kennisbank worden via een link in documenten opgenomen; deze link blijft behouden. Medewerkers kunnen de links in het document op elk moment bijwerken om ervoor te zorgen dat hun gegevens overeenkomen met de informatie in de kennisbank. U kunt zelfs een vergelijking uitvoeren met de bijgewerkte gegevens en gebruikers de mogelijkheid bieden om wijzigingen uit beide versies samen te voegen.