Een tabel maken die in de formuliermodus kan worden bewerkt
Bij het opstellen van een tabel, zoals de activa op de balans, kan erop worden gelet dat de hoeveelheid handmatig werk voor zowel de ontwerper als de gebruiker van het document tot een minimum wordt beperkt. Een voorbeeld: er kan een tabelrij worden gecreëerd die rechtstreeks koppelt aan informatie in de proefbalans, zodat wanneer een rekening een andere naam krijgt, deze wijziging ook in CaseView wordt doorgevoerd. Maar de koppeling is nog steeds gebaseerd op een rekeningnummer dat in een ander klantdossier en in de formuliermodus totaal anders kan zijn, en de eindgebruiker zou niet de mogelijkheid hebben om deze koppelingsberekeningen te corrigeren.
Als algemene regel geldt dat bij het opstellen van een dynamisch document alle koppelingen van dit type op kaartnummer moeten zijn gebaseerd. Op die manier hoeven de rekeningen, wanneer er een nieuw klantdossier wordt aangemaakt, alleen maar te worden gekoppeld, zodat alle informatie correct naar CaseView wordt doorgestuurd. Door gebruik te maken van mapping is het mogelijk om een enigszins dynamische tabel te maken waarin ‘Contanten’ altijd de eerste regel van de activa vormt, ongeacht het rekeningnummer van ‘Contanten’. Maar wat kan er worden gedaan om rekening te houden met het aantal activarekeningen, dat bovendien per bestand zal verschillen? Er zouden onderaan de tabel lege rijen kunnen worden toegevoegd die door de eindgebruiker kunnen worden ingevuld, maar ook deze aanpak is omslachtig.
In plaats daarvan is het mogelijk om een volledig dynamische tabel te maken, waarbij de gekoppelde inhoud door de eindgebruiker in de Formuliermodus wordt bepaald, terwijl er in de Ontwerpmodus slechts één rij hoeft te worden aangemaakt. Neem bijvoorbeeld een tabel met activa waarin de omschrijving van de rekening en de saldi van het huidige en het voorgaande jaar worden weergegeven. Bovendien moet de rij nog minstens twee extra kolommen bevatten die worden overgeslagen, maar niet verborgen. De eerste kolom bevat een cel met een vervolgkeuzelijst (C15) die is gekoppeld aan een browse. De bladerenfunctie kan alle nummers van de activakaarten in het klantendossier weergeven en stelt de eindgebruiker in staat te selecteren op welke gekoppelde rekening de rij zich moet richten. Alle andere cellen in de rij zouden dan gegevens uit die pulldown-cel halen met een formule zoals MAP("AY",C15), in plaats van een vastgelegde koppeling naar een kaartnummer, MAP("AY","110").
De andere overgeslagen kolom zou twee knoopcelbatterijen bevatten, gemarkeerd met een + en een -. Deze cellen zouden worden gekoppeld aan de rijacties Invoegen en Verwijderen . Wanneer er een nieuwe rij wordt ingevoegd, kan de inhoud van de eerste rij worden gekopieerd.
Het eindresultaat hiervan is een tabel waarin een eindgebruiker eenvoudig op + kan klikken om een nieuwe rij aan te maken en vervolgens het juiste kaartnummer uit de vervolgkeuzelijst kan selecteren. Alle relevante informatie wordt automatisch gekoppeld. Herhaal dit indien nodig totdat alle assets in de tabel zijn opgenomen. De tabel kan worden aangepast aan een correct opgebouwd rekeningstelsel van elke omvang.
Andere overwegingen voor een scenario als dit zijn onder meer:
- Alle relevante cellen toewijzen aan een celgroep om eenvoudig totalen te kunnen berekenen (ook hier weer, ongeacht het aantal betrokken rekeningen).
- Een Overdrachtskop aanmaken om het lopende totaal weer te geven indien de tabel over meer dan één pagina loopt.
- De tabel opmaken met randen en arcering, wat ook van toepassing zal zijn op nieuw aangemaakte rijen.
Gerelateerde onderwerpen