Gegevens importeren vanuit QuickBooks Online

QuickBooks Online is een ondersteunde online bron voor gegevensimport in Caseware Cloud, waarmee u boekhoudgegevens naadloos kunt importeren in Caseware Cloud-opdrachten. Het gebruik van deze koppeling vermindert de handmatige gegevensinvoer en ondersteunt een consistente toewijzing van rekeningen, groepering en financiële rapportage bij alle opdrachten.

De QuickBooks Online-connector ondersteunt geautomatiseerde importen voor:

• Gegevens uit de saldibalans – Een werkblad waarin alle grootboeken worden samengevat in debet- en creditkolommen om te waarborgen dat het boekhoudsysteem van een onderneming rekenkundig correct is.

• Gegevens uit het grootboek – Volledige transactiegegevens voor de geselecteerde rapportageperiode.

Om gegevens uit QuickBooks Online te importeren:

1. Ga naar de pagina ‘Gegevens’ en selecteer het tabblad Gegevenssets.

2. Kies Gegevens toevoegen.

   

3. Selecteer onder IMPORT FROM DATA CONNECTORQuickBooks Online uit de lijst. Als het niet zichtbaar is, voert u ‘QuickBooks Online’ in het zoekvak in om het te vinden.

   

4. Meld u, wanneer u hierom wordt gevraagd, aan bij QuickBooks Online via de OAuth-aanmeldingspagina.

   

5. Verleen de benodigde machtigingen om toegang mogelijk te maken. Het account dat u gebruikt om via OAuth in te loggen voor de gegevensconnector, moet ook over de vereiste machtigingen beschikken om gegevens te importeren.

6. Kies bij Select dataset typehet type dat je importeert. QuickBooks Online ondersteunt de volgende datasets:

   • Saldibalans

   • Grootboek

   Deze geïmporteerde datasets zijn opgesteld volgens de standaardformulieren van Caseware en zijn compatibel met geautomatiseerde

   financiële rapportage, analyse en werkprocessen voor het in kaart brengen.

   

   Zorg ervoor dat de einddatum correct is.

   Voor voorgaande jarenhebt u de mogelijkheid om gegevens met betrekking tot de afgelopen vijf jaar te importeren:

   • Selecteer De gegevens van de eindbalansen van de afgelopen 5 jaar importeren om de eindsaldi te importeren.

   • Selecteer De gegevens van de saldibalansen van de afgelopen 5 jaar importeren om de planningssaldi te importeren.

7. Selecteer Volgende.

8. Controleer in de bevestigingsfase de gegevens en selecteer Importeren.

   Opmerking:De importstatus wordt weergegeven op het tabblad Datasets terwijl de gegevens worden geladen. Als u tijdens het importeren van de gegevens het tabblad Datasets verlaat, wordt het importeren voortgezet. Zodra u terugkomt, kunt u de status van de import bekijken.

   Het importeren is nu voltooid.

   Om de geïmporteerde gegevens te bekijken, klik je op Bekijk gegevens naast de dataset die je hebt geïmporteerd. Er verschijnt een nieuwe pagina met de gegevens. Standaard worden alle kolommen in je dataset weergegeven.

   

Werken met geïmporteerde gegevens

Wanneer u QuickBooks Online als gegevensbron selecteert, begeleidt de importwizard u door het importproces, waaronder:

• Het type dataset selecteren.

• Bevestiging van de begin- en einddatum van het jaar.

• Indien van toepassing: de importopties van het voorgaande jaar selecteren.

Zodra het importeren is voltooid, worden de datasets weergegeven op het tabblad Gegevens | Datasets . Vervolgens kunt u:

• Bekijk de gegevens van de saldibalans en het grootboek.

• Wijs financiële groepen toe.

• Gebruik de gegevens in workflows op het gebied van financiën, analyse en samenwerking.

Gegevens opnieuw importeren

U kunt op elk moment gegevens uit QuickBooks Online opnieuw importeren. Caseware past het standaardgedrag bij herimport toe.

Wanneer u gegevens opnieuw importeert:

• Bestaande accounts worden overschreven met de opnieuw geïmporteerde gegevens voor accounts die al in het project voorkomen.

• Nieuwe accounts in de opnieuw geïmporteerde gegevens worden aan de klantrelatie toegevoegd.

• Rekeningen die niet in de opnieuw geïmporteerde gegevens zijn opgenomen, worden verwijderd, tenzij zij saldi uit voorgaande jaren bevatten, aanpassingen bevatten of gekoppeld zijn aan problemen of aantekeningen.

Voor meer informatie over het opnieuw importeren van gegevens raadpleegt u het artikel ‘Gegevens importeren uit online boekhoudsoftware’.