Importer des documents comptables

Avant de procéder à une consolidation interne, vous devez importer toutes les écritures comptables concernées dans le fichier « Working Papers ». Vous pouvez personnaliser le processus d'importation afin de l'adapter aux différents types de fichiers que vos clients pourraient vous fournir.

Pour importer les écritures comptables d'une seule entité :

1. Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Importer | Fichier Excel ou Fichier texte ASCII. L'assistant d'importation s'affiche.

2. Complétez la page d'accueil :

   • Dans le champ Fichier à importer , cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier Excel ou ASCII à importer.

   • Dans le menu déroulant Éléments à importer , vous pouvez indiquer si le fichier contient une balance de vérification (Plan comptable & Soldes du grand livre), des opérations (Détails du grand livre) ou des écritures de régularisation.

     Remarque : Nous vous recommandons d'importer d'abord un fichier contenant la balance de vérification, puis un fichier contenant les écritures de régularisation.
   • Dans le menu déroulant Séquence de dates de période pour l'importation des soldes de période , vous pouvez sélectionner la période comptable à laquelle correspondent les soldes des comptes. Ces options relatives à la période de reporting sont définies dans les Propriétés de la missiondu fichier.

   Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

3. Dans la page « Définir les propriétés des données », indiquez les lignes à exclure et les caractères spéciaux à supprimer (en fonction du séparateur de texte de la feuille de calcul). Cliquez sur Suivant.

4. Sur la page « Détails du champ », définissez les colonnes de la feuille de calcul. Au-dessus de la colonne que vous souhaitez définir, cliquez sur Ignorer, puis sélectionnez l'en-tête approprié. Vous devez définir une colonne comme colonne « Numéro de compte » pour pouvoir continuer.

   Si vous définissez une colonne comme « Solde », vous pouvez choisir d'afficher le champ « Débit », le champ « Crédit » ou les deux.

   Cliquez sur Suivant.

5. Sur la page « Attribuer une entité », vous pouvez attribuer tous les comptes non attribués à différentes entités dans le cadre de la mission de consolidation. Sous Comptes non affectés, sélectionnez le compte que vous souhaitez affecter, puis sous Entités, sélectionnez l'entité à laquelle vous souhaitez affecter ce compte. Cliquez sur Attribuer.

Les comptes non affectés ont été attribués à leurs entités respectives. Vous pouvez désormais terminer le processus d'importation.

Importer les documents comptables de plusieurs entités

La procédure d'importation d'un fichier Excel ou ASCII contenant les écritures comptables de plusieurs entités dépend de la manière dont le fichier classe les informations relatives à ces entités.

Pour importer les écritures comptables de plusieurs entités lorsque le fichier comporte des colonnes distinctes pour les entités et les numéros de compte :

• Sur la page Détails du champ , pour définir la colonne contenant les entités, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête de la colonne correspondante, sélectionnez Détails du compte, puis sélectionnez Abréviation de l'entité.

Les entités et les numéros de compte ont été séparés. Vous pouvez désormais terminer le processus d'importation.

Pour importer les écritures comptables de plusieurs entités lorsque le fichier comporte une seule colonne pour les entités et les numéros de compte :

1. Sur la page Détails du champ , cliquez avec le bouton droit de la souris sur la colonne contenant à la fois les entités et les numéros de compte, sélectionnez Détails du compte, puis sélectionnez Numéro de compte.
2. Pour séparer les entités des numéros de compte, procédez de l'une des manières suivantes :
   • Lorsqu'un même numéro désigne à la fois l'entité et le compte, sous Position de l'entité, sélectionnez Le numéro de compte et l'entité partagent le même champ mais ne sont pas séparés. Une fois votre sélection effectuée, vous pouvez saisir la position de début de l'entité et le nombre de caractères afin de préciser l'emplacement du nom de l'entité.
   • Lorsque le nom de l'entité et le numéro de compte sont délimités, c'est-à-dire qu'un ou plusieurs caractères séparent chaque champ, saisissez ce ou ces caractères dans Séparateur(s) de champs, puis cliquez sur Avancé. La boîte de dialogue « Détails du numéro de compte » s'ouvre. La boîte de dialogue « Détails du numéro de compte » affiche les entités et les numéros de compte dans des colonnes distinctes. Veuillez nommer la colonne contenant les entités Entité. Cliquez sur OK.
3. Cliquez sur Suivant.

Les entités et les numéros de compte ont été séparés. Vous pouvez désormais terminer le processus d'importation.