Regroupements dans SmartSync
La consolidation peut être interne, c'est-à-dire qu'un seul fichier client contient toutes les entités de la hiérarchie de consolidation ; ou externe, c'est-à-dire que chaque entité est créée sous la forme d'un fichier « Working Papers » distinct, puis consolidée dans un fichier principal.
- Les consolidations internes (en temps réel) sont gérées par SmartSync de la même manière que n'importe quel fichier Working Papers classique. Il n'est pas nécessaire de prendre des précautions particulières pour mettre le fichier hors ligne ou synchroniser les modifications avec les autres membres du personnel.
- Pour les consolidations externes (par lots), veillez à ce que les fichiers de la société mère et des filiales soient stockés sur un serveur (de préférence celui qui héberge le fichier de consolidation principal), et non sur le poste de travail local où vous allez créer les copies synchronisées. Si vous stockez les fichiers sur votre poste de travail plutôt que sur un serveur, Working Papers ne créera pas de fichiers hors ligne.
Avant de procéder à une consolidation, assurez-vous d'avoir obtenu toutes les copies synchronisées des entités externes. Si vous travaillez dans une sous-entité, nous vous recommandons de créer une copie synchronisée de cette sous-entité afin que, lors d'une future consolidation, le système utilise ce fichier de sous-entité au lieu d'en créer une nouvelle copie synchronisée.
Pour un fichier consolidé en externe, procédez comme suit pour commencer à travailler sur une copie locale hors ligne des fichiers de l'entité externe.
Pour créer une copie de synchronisation d'une consolidation externe :
- Assurez-vous que le fichier de consolidation principal sur le serveur est entièrement consolidé et à jour. Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Consolider | Appliquer. Cliquez sur OK.
- Dans le ruban, cliquez sur SmartSync | Créer une copie de synchronisation.
- Une fois la copie de synchronisation créée, cliquez sur SmartSync | Travailler hors ligne.
Une copie synchronisée du fichier de consolidation principal est créée. Une invite vous invitant à créer des copies synchronisées pour chaque fichier d'entité externe s'affiche. Cliquez sur Oui pour créer les copies de synchronisation. Vous pouvez travailler sur ces copies synchronisées aussi bien en ligne qu'hors ligne ; toutefois, le fichier parent de niveau supérieur doit être en ligne pour pouvoir procéder à une nouvelle consolidation.
Remarques :
- Si une entité externe ne dispose pas d'une copie synchronisée, une icône d'avertissement s'affiche sur cette entité dans la boîte de dialogue « Consolidation ». Vous ne pouvez pas consolider l'entité tant que vous n'avez pas créé une copie de synchronisation, ce que vous pouvez faire en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône d'avertissement.
- Pour ajouter une nouvelle entité externe, créez une copie de synchronisation en publiant le fichier sur le serveur, puis, dans une copie de synchronisation du fichier consolidé, établissez un lien vers la copie de synchronisation du fichier externe. SmartSync détermine automatiquement le chemin d'accès et pointe vers l'emplacement correct sur le serveur.
Pour effectuer une consolidation externe dans un environnement SmartSync :
- Veillez à ce que les copies principales de l'entité de niveau supérieur et des filiales externes soient stockées sur le serveur de fichiers, tandis que les copies synchronisées sont stockées localement sur le poste de travail de chaque utilisateur.
- Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Consolider.
- Dans la boîte de dialogue Consolidation, cliquez sur OK.
Le système vérifie si des copies de synchronisation existent pour le fichier de consolidation de niveau supérieur et pour chaque filiale.
- S'il existe des copies de synchronisation, les données sont synchronisées à partir de celles-ci.
- Si aucune copie de synchronisation n'existe, ce sont les données de la copie parente sur le serveur de fichiers qui sont utilisées.
La consolidation s'effectue localement au niveau de la copie de synchronisation. Les fichiers de Working Papers hébergés sur le cloud ou sur un serveur SmartSync peuvent être utilisés comme entités dans une consolidation, de la même manière qu'un fichier hébergé sur un serveur de fichiers.