Importer depuis un fichier ASCII ou Excel

Vous pouvez importer le plan comptable, les soldes du grand livre et les écritures de régularisation à partir de fichiers ASCII ou Excel afin de pouvoir procéder à votre compilation, à votre révision ou à votre audit.

Importer depuis un fichier ASCII
Importer depuis Excel
Caractéristiques techniques avancées

Veuillez prendre note des restrictions suivantes avant d'importer des données depuis un fichier ASCII ou Excel :

Longueur maximale d'un enregistrement Excel : 15 000 lignes
Montants maximaux des transactions Excel : Il y a quatre ans
Nombre maximal de types de sources de journal : 200
Les caractères non valides dans les numéros de compte seront automatiquement remplacés.
Les numéros de compte en double seront complétés par _###, où ### correspond à un chiffre compris entre 001 et 999.

Le tableau suivant présente les limites de caractères pour certains champs du fichier :

Champ	Limite de caractères
Description du compte	50
Numéro de compte, abréviation de l'entité, numéro de compte fractionné	40
Cellule (Excel)	1024
Division, numéro de sous-compte	6
Description de la candidature	280
Numéro d'inscription	20
Type d'écriture, inexactitude	80
Description détaillée du compte, formule	510
Description de la revue	35
Source de l'article	2
Numéro d'identification fiscale	4

Importer depuis un fichier ASCII

Vous pouvez importer les données client à partir d'un fichier texte ASCII. Si vous souhaitez importer plusieurs grands groupes de composants, vous devez effectuer ces importations séparément. Vous pouvez importer des fichiers délimités ou à longueur fixe.

Pour importer des données à partir d'un fichier ASCII :

Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Importer | Fichier texte ASCII.... L'assistant d'importation de fichiers texte ASCII s'affiche.

Sur l'écran d'accueil, sélectionnez les options qui s'appliquent à votre importation :

Option	Description
Composants à importer	Indiquez si vous souhaitez importer le plan comptable et les soldes du grand livre, les détails du grand livre ou les écritures de régularisation.
Fichier ASCII à importer	Recherchez le fichier ASCII que vous souhaitez importer.
Fichier de mise en page	Le cas échéant, sélectionnez un fichier de structure d'enregistrement si vous souhaitez utiliser les paramètres d'une importation précédente.
Séquence de dates de période pour l'importation des soldes de période	Sélectionnez la période comptable correspondant aux soldes des comptes. Ces options relatives à la période de reporting sont définies dans les Propriétés de la missiondu fichier.

Cliquez sur Suivant.

Dans l'écran « Type de fichier », indiquez si le type de fichier est délimité ou à longueur fixe. Une sélection est effectuée automatiquement en fonction des données contenues dans le fichier. Cliquez sur Suivant.
1. Pour les fichiers à longueur fixe, l'écran « Spécifier la longueur d'enregistrement » s'affiche avec une longueur d'enregistrement calculée automatiquement. Si nécessaire, vous pouvez modifier la longueur et la mise en page de l'enregistrement. Cliquez sur Suivant.
2. Dans l'écran « Définir les délimiteurs de champs », définissez les limites de chaque champ du fichier. Les limites par défaut sont définies automatiquement, mais vous pouvez les modifier si nécessaire. Cliquez sur Suivant.
3. Lors de l'importation d'écritures de régularisation, définissez les propriétés par défaut de vos écritures. Ces propriétés s'appliqueront aux entrées importées, sauf indication contraire. Cliquez sur Suivant.
Dans l'écran « Définir les propriétés des données », sélectionnez le séparateur à utiliser pour délimiter les champs et les lignes à exclure du fichier. Sélectionnez le séparateur de texte à ignorer lors de l'importation. Cliquez sur Suivant.
1. Lorsque vous importez des écritures de régularisation à partir de fichiers délimités, veuillez définir les propriétés par défaut de vos écritures. Ces propriétés s'appliqueront aux entrées importées, sauf indication contraire. Cliquez sur Suivant.
Dans l'écran « Détails du champ », définissez les colonnes du fichier. Au-dessus de la colonne que vous souhaitez définir, cliquez sur Ignorer, puis sélectionnez l'en-tête approprié. Vous devez définir une colonne comme colonne « Numéro de compte » pour pouvoir continuer. Si vous définissez une colonne comme « Solde », vous pouvez choisir d'afficher le champ « Débit », le champ « Crédit » ou les deux. Pour un champ « Crédit », sélectionnez Importer les valeurs positives comme crédit s'il existe des soldes contenant des valeurs positives ou mixtes (positives et négatives). Cliquez sur Suivant.
Dans l'écran Paramètres avancés , vous pouvez affiner davantage la manière dont Working Papers importe le fichier.
Vérifiez quels comptes seront ajoutés au fichier. Si des modifications doivent être apportées, cliquez sur Retour et effectuez les modifications nécessaires. Sinon, cliquez sur Suivant.
Vous avez terminé l'assistant d'importation. Vous avez la possibilité d'enregistrer les paramètres de mise en page que vous avez sélectionnés dans l'assistant et de les réutiliser lors de votre prochaine importation. Pour terminer l'assistant d'importation, cliquez sur Importer.

Les données sont importées dans votre fichier Working Papers.

Importer depuis Excel

Vous pouvez importer les données clients à partir d'un fichier Excel. Si vous souhaitez importer plusieurs grands groupes de composants, vous devez effectuer ces importations séparément.

Pour importer des données à partir d'un fichier Excel :

Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Importer | Fichier Excel.... L'assistant d'importation de fichiers Excel s'affiche.

Sur l'écran d'accueil, sélectionnez les options qui s'appliquent à votre importation :

Option	Description
Composants à importer	Indiquez si vous souhaitez importer le plan comptable et les soldes du grand livre, les détails du grand livre ou les écritures de régularisation.
Fichier Excel à importer	Recherchez le fichier Excel que vous souhaitez importer.
Sélectionnez une feuille de calcul	Sélectionnez la feuille de calcul contenant les éléments que vous souhaitez importer.
Fichier de mise en page	Le cas échéant, sélectionnez un fichier de structure d'enregistrement si vous souhaitez utiliser les paramètres d'une importation précédente.
Séquence de dates de période pour l'importation des soldes de période	Sélectionnez la période comptable correspondant aux soldes des comptes. Ces options relatives à la période de reporting sont définies dans les Propriétés de la missiondu fichier.

Cliquez sur Suivant.

Dans l'écran « Définir les propriétés des données », sélectionnez le séparateur à utiliser pour délimiter les champs et les lignes à exclure du fichier. Sélectionnez le séparateur de texte à ignorer lors de l'importation. Cliquez sur Suivant.
Lors de l'importation d'écritures de régularisation, définissez les propriétés par défaut de vos écritures. Ces propriétés s'appliqueront aux entrées importées, sauf indication contraire. Cliquez sur Suivant.
Dans l'écran « Détails des champs », définissez les colonnes de la feuille de calcul. Au-dessus de la colonne que vous souhaitez définir, cliquez sur Ignorer, puis sélectionnez l'en-tête approprié. Vous devez définir une colonne comme colonne « Numéro de compte » pour pouvoir continuer. Si vous définissez une colonne comme « Solde », vous pouvez choisir d'afficher le champ « Débit », le champ « Crédit » ou les deux. Pour un champ « Crédit », sélectionnez Importer les valeurs positives comme crédit s'il existe des soldes contenant des valeurs positives ou mixtes (positives et négatives). Cliquez sur Suivant.
Dans l'écran Paramètres avancés , vous pouvez affiner davantage la manière dont Working Papers importe le fichier.
Vérifiez quels comptes seront ajoutés au fichier. Si des modifications doivent être apportées, cliquez sur Retour et effectuez les modifications nécessaires. Sinon, cliquez sur Suivant.
Vous avez terminé l'assistant d'importation. Vous avez la possibilité d'enregistrer les paramètres de mise en page que vous avez sélectionnés dans l'assistant et de les réutiliser lors de votre prochaine importation. Pour terminer l'assistant d'importation, cliquez sur Importer.

Les données sont importées dans votre fichier Working Papers.

Caractéristiques techniques avancées

Dans l'écran « Paramètres avancés », vous pouvez définir les paramètres de fichier et les paramètres régionaux pour l'importation. Les paramètres disponibles dépendent des composants que vous importez.

Plan comptable et soldes du grand livre
Détails du grand livre
Écritures de régularisation

Plan comptable et soldes du grand livre

Option	Description
Type de compte par défaut	Sélectionnez le type de compte par défaut pour attribuer des comptes.
Cumuler les soldes	Cochez cette case pour regrouper les totaux des comptes qui apparaissent sur plusieurs lignes dans le fichier ASCII ou Excel. Si le compte présente un solde avant l'importation, celui-ci est remplacé. Cette option s'applique aux soldes antérieurs, budgétaires et prévisionnels, ainsi qu'aux soldes actuels.
Réinitialiser les soldes de la ou des périodes en cours d'importation	Cochez cette case pour effacer les soldes de fin de période de tous les comptes financiers existants dans les données importées avant l'importation. Par défaut, cette option efface uniquement les soldes des entités incluses dans l'importation en cours ; les autres entités ne sont pas concernées. Remarques : Si cette option est sélectionnée en même temps que l'option Les soldes importés correspondent au cumul de l'année , seuls les soldes de la période en cours d'importation seront effacés (par exemple, les soldes des périodes précédentes seront ignorés). Si vous sélectionnez cette option en même temps que l'option Les soldes importés correspondent au cumul de l'exercice et que le solde cumulé de l'exercice ne semble pas correct dans le bilan d'essai, assurez-vous d'avoir indiqué les soldes d'ouverture et les soldes de période courants dans la boîte de dialogue « Détails des champs ». Si vous souhaitez appliquer cette option à une entité spécifique, les données importées doivent contenir au moins un compte appartenant à cette entité.
Soldes arrondis	Cochez cette case pour arrondir la balance de vérification lors de l'importation. Cliquez sur Paramètres pour définir le type d'arrondi et les comptes auxquels vous souhaitez l'appliquer.
Importer	Tous les comptes : Importez tous les comptes, y compris ceux dont le solde est nul. Comptes dont le solde total est différent de zéro : Importez tous les comptes dont le solde n'est pas nul au cours de la période indiquée. Comptes avec solde d'ouverture/mouvements de la période : Importez tous les comptes dont le solde d'ouverture est différent de zéro ou qui ont fait l'objet de transactions au cours de la période indiquée. Veuillez indiquer la ou les périodes à partir desquelles importer les comptes : Année en cours Année précédente 1 Année précédente 2 Année précédente 3 Année précédente 4
Utiliser le format de devise défini dans les paramètres régionaux	Désélectionnez cette option pour remplacer les paramètres régionaux du poste de travail. Lorsque vous utilisez les paramètres régionaux et que vous travaillez dans une région où la virgule (,) est utilisée pour séparer les unités monétaires, la touche « . » du pavé numérique s'affiche sous la forme d'une virgule (,) à l'écran.
Symbole décimal	Veuillez choisir entre le point (.) et la virgule (,) pour séparer les unités monétaires.
Symbole du groupe de chiffres	Choisissez entre la virgule (,) et le point (.) pour regrouper les chiffres dans les montants élevés.
Convertir un fichier DOS en fichier Windows	Cochez cette case si le fichier ASCII ou Excel a été initialement exporté à partir d'une application sous DOS. Cette option convertit automatiquement tous les caractères spéciaux entre les formats DOS et Windows.
Type de solde	Sélectionnez le type de bilan parmi les bilans, les budgets ou les prévisions des cinq dernières années (ou des cinq prochaines années pour les prévisions).
Descripteur de valeur positive	(Facultatif) Saisissez un symbole pour indiquer les valeurs positives.
Descripteur de valeur négative	(Facultatif) Saisissez un symbole pour indiquer les valeurs négatives.
Les soldes importés correspondent au cumul depuis le début de l'année	Cochez cette case si les soldes que vous importez correspondent uniquement aux chiffres cumulés depuis le début de l'année.
Les soldes comprennent les ajustements	Cochez cette case lors de l'importation des montants cumulés depuis le début de l'année afin de vous assurer que les écritures de régularisation existantes dans le fichier soient prises en compte lors du calcul des mouvements de la période.
Importer les soldes cumulés depuis le début de l'année pour les périodes suivantes	Sélectionnez cette option si vous importez des soldes cumulés depuis le début de l'année pour une série de périodes comprises dans la séquence de dates de la période en cours, et si vous ne souhaitez pas que les opérations de contre-passation soient ajoutées au solde cumulé depuis le début de l'année des périodes suivantes. Si vous sélectionnez cette option et que vous importez des données dans un fichier vierge, toutes les périodes suivantes présenteront le même solde cumulé depuis le début de l'année que la dernière période importée.
Seuls les comptes du bilan affichent les soldes cumulés depuis le début de l'année	Cochez cette case si seuls les numéros de compte du bilan doivent être calculés depuis le début de l'année et si tous les autres comptes doivent être importés conformément aux préférences définies ci-dessus.
Contre-passation de la clôture de période sur le compte des bénéfices non distribués	Sélectionnez cette option dans les cas suivants : Avec tout client non consolidé. Lorsqu'un client est consolidé et que l'option « Entité abrégée » est utilisée dans l'onglet Avancé \| Entité pour générer l'entité. Dans ce cas, Working Papers part du principe que le compte « Réserves » se trouve dans l'entité principale. Lorsqu'un client est consolidé et que vous utilisez l'option « Profil divisionnaire » dans l'onglet Avancé \| Entité pour attribuer l'entité. Working Papers part du principe que le compte « Réserves » se trouve dans l'entité principale de la sous-succursale sélectionnée pour l'importation. Lors de l'importation de périodes pour lesquelles les comptes du compte de résultat ont déjà été clôturés et transférés vers le compte « Résultats non distribués », cette option permet de contre-passer le résultat net de la période précédente en le retirant du compte « Résultats non distribués ». Les montants des mouvements de la période sont importés pour les comptes du compte de résultat pour chaque période, tandis que les montants des comptes du bilan sont importés en cumul depuis le début de l'exercice. Working Papers calcule ce montant et procède manuellement à un ajustement correspondant dans le compte des bénéfices non distribués.
Numéro de compte R/E	Saisissez le numéro du compte de report à nouveau à utiliser pour contre-passer les écritures ci-dessus.

Détails du grand livre

Option	Description
Solde d'ouverture net	Finances : Réinitialisez les soldes d'ouverture des comptes financiers. Flux de trésorerie : Réinitialisez les soldes d'ouverture des comptes de flux de trésorerie. Indicateurs de performance : Réinitialisez les soldes d'ouverture des comptes qui mesurent la performance.
Effacer les journaux du type « Source »	Finances : Remplacer les écritures comptables existantes par les données importées. Flux de trésorerie : Remplacer les écritures de trésorerie existantes par les données importées. Indicateurs de performance : Remplacer les entrées de performances existantes par les données importées.
Utiliser le format de devise défini dans les paramètres régionaux	Désélectionnez cette option pour remplacer les paramètres régionaux du poste de travail. Lorsque vous utilisez les paramètres régionaux et que vous travaillez dans une région où la virgule (,) est utilisée pour séparer les unités monétaires, la touche « . » du pavé numérique s'affiche sous la forme d'une virgule (,) à l'écran.
Signe décimal	Veuillez choisir entre le point (.) et la virgule (,) pour séparer les unités monétaires.
Symbole du groupe de chiffres	Choisissez entre la virgule (,) et le point (.) pour regrouper les chiffres dans les montants élevés.
Descripteur de valeur positive	(Facultatif) Saisissez un symbole pour indiquer les valeurs positives.
Descripteur de valeur négative	(Facultatif) Saisissez un symbole pour indiquer les valeurs négatives.
Convertir un fichier DOS en fichier Windows	Cochez cette case si le fichier ASCII ou Excel a été initialement exporté à partir d'une application sous DOS. Cette option convertit automatiquement tous les caractères spéciaux entre les formats DOS et Windows.

Écritures de régularisation

Option	Description
Utiliser le format de devise défini dans les paramètres régionaux	Désélectionnez cette option pour remplacer les paramètres régionaux du poste de travail. Lorsque vous utilisez les paramètres régionaux et que vous travaillez dans une région où la virgule (,) est utilisée pour séparer les unités monétaires, la touche « . » du pavé numérique s'affiche sous la forme d'une virgule (,) à l'écran.
Signe décimal	Veuillez choisir entre le point (.) et la virgule (,) pour séparer les unités monétaires.
Symbole du groupe de chiffres	Choisissez entre la virgule (,) et le point (.) pour regrouper les chiffres dans les montants élevés.
Descripteur de valeur positive	(Facultatif) Saisissez un symbole pour indiquer les valeurs positives.
Descripteur de valeur négative	(Facultatif) Saisissez un symbole pour indiquer les valeurs négatives.
Convertir un fichier DOS en fichier Windows	Cochez cette case si le fichier ASCII ou Excel a été initialement exporté à partir d'une application sous DOS. Cette option convertit automatiquement tous les caractères spéciaux entre les formats DOS et Windows.
Supprimer les écritures de régularisation importées précédemment	Cochez cette case pour supprimer les écritures de régularisation précédemment importées du fichier de destination.
Cumuler le montant de l'ajustement	Sélectionnez cette option pour cumuler les montants d'ajustement entre les données importées et les données existantes dans le fichier de destination.