Mise à jour des dossiers clients

Procédure

Les étapes suivantes décrivent comment mettre à jour le fichier client si la bulle de notification indiquant que des mises à jour sont disponibles s'est affichée.

1. Après avoir ouvert le dossier de mission, cliquez sur la bulle de notification de mise à jour située en haut à gauche de la fenêtre pour lancer le processus de mise à jour.

   

   Vous pouvez également cliquer sur Rechercher les mises à jour dans le menu contextuel « Mise à jour » , situé dans la barre d'état, en bas à droite de la fenêtre.

   

2. Une boîte de dialogue intitulée Mise à jour à partir d'un modèle de notification s'affiche, présentant la liste des composants et des documents à mettre à jour. Le processus de mise à jour indique quels documents sont nouveaux dans cette version et, séparément, quels documents figuraient dans la version précédente mais ne sont pas inclus dans le fichier en cours de mise à jour. Les chiffres relatifs aux documents nouveaux, mis à jour et supprimés excluent les documents « N/A » afin de fournir un décompte plus pertinent. L'état de validation des documents, des listes de contrôle et des procédures s'affiche également au cours du processus de mise à jour.

   

3. Veuillez choisir parmi les options suivantes :
   • Oui - Poursuivre la mise à jour.
   • Non - Ignorer la mise à jour en cours du dossier de mission. La bulle de notification de mise à jour n'apparaîtra plus pour le fichier client tant qu'une mise à jour ultérieure n'aura pas été détectée. Remarque : La mise à jour peut toujours être effectuée manuellement en cliquant sur Rechercher les mises à jour dans le menu contextuel « Mise à jour ».
   • Jamais - Ignorer toutes les mises à jour du dossier de mission. La bulle de notification de mise à jour n'apparaîtra plus pour le fichier client, tant pour la mise à jour actuelle que pour toutes les mises à jour futures. Cela peut s'avérer pertinent lors de l'examen d'un dossier relatif à une année antérieure qui ne nécessitera jamais de mise à jour. Remarque : La mise à jour peut toujours être effectuée manuellement en cliquant sur Rechercher les mises à jour dans le menu contextuel « Mise à jour » .
   • Annuler - Reporter la mise à jour. La bulle de notification de mise à jour réapparaîtra à chaque fois que le fichier client sera rouvert.
4. La boîte de dialogue « Mise à jour du modèle » s'affiche. Avant de procéder à la mise à jour, vous avez la possibilité d'enregistrer les paramètres afin de les réutiliser dans un futur fichier ou de les charger à partir d'un fichier de paramètres antérieur. Cliquez sur Mettre à jour pour lancer la mise à jour ou sur Annuler pour reporter la mise à jour.

   

   Option	Description
   Actions de mise à jour	Créer un fichier de paramètres : Cliquez ici pour enregistrer vos sélections, qui pourront être utilisées lors de la mise à jour de nouveaux fichiers. Chargement et mise à jour : Cliquez ici pour charger les sélections enregistrées dans un fichier de paramètres et mettre immédiatement à jour le modèle. Chargement et vérification : Cochez cette case pour charger les choix effectués dans un fichier de paramètres ; vous aurez ainsi la possibilité de les vérifier avant de mettre à jour le modèle.
   Paramètres actuels	Sélectionnez le fichier de paramètres à utiliser pendant le processus de mise à jour.

5. (Facultatif) Au cours du processus de mise à jour, une boîte de dialogue Sauvegarde s'affichera. Cela vous permet de sauvegarder votre fichier client avant de procéder à toute mise à jour. Dans cette boîte de dialogue, saisissez l'emplacement du dossier de sauvegarde. Cliquez sur OK pour lancer la sauvegarde, ou cliquez sur Annuler pour annuler la sauvegarde.

   

6. La boîte de dialogue Documents s'affiche si des documents ont été ajoutés, supprimés ou modifiés dans le cadre de cette mise à jour.

   

   La liste des fichiers est masquée par défaut. Cliquez sur chaque titre pour consulter les documents de chaque section.

   

7. Pour chaque document de la mise à jour, cochez la case située sous Ajouter (cochée par défaut) ou Supprimer (cochée par défaut), ou Mettre à jour pour inclure ce document dans la mise à jour, ou cliquez sur Sans objet pour indiquer qu’il n’est pas concerné et l’exclure de la mise à jour. Par exemple, si un document n'a pas besoin de figurer dans ce dossier de mission, sous Nouveaux documents, sélectionnez N/A et le document ne sera pas ajouté au dossier. Une fois que l'option N/A est sélectionnée, le document sera masqué dans la boîte de dialogue et le restera lors des mises à jour ultérieures. Cochez la case Afficher N/A située en bas de la page pour afficher tous les éléments qui ont été sélectionnés comme « sans objet » ou pour lesquels « N/A » a été sélectionné par erreur.

   Note: Un point d'exclamation rouge () apparaîtra à côté de tout document validé dans la boîte de dialogue Mise à jour du modèle pour indiquer qu'il ne peut être ni mis à jour ni supprimé.

8. Cliquez sur le bouton Mettre à jour pour mettre à jour le document, ou cliquez sur Ignorer pour ignorer cette étape pour le moment. Si vous ignorez une étape de mise à jour, une bulle de notification s'affichera lors de la prochaine ouverture du fichier. Nous vous recommandons de mettre à jour les documents et les procédures au cours d'une seule et même mise à jour de contenu. Si vous avez choisi de mettre à jour le document FSA, un message d'avertissement s'affichera pour vous demander si vous souhaitez ou non procéder à cette mise à jour, car seules les données de la balance de vérification seront conservées et toutes les autres informations seront perdues avant que la mise à jour ne soit effectuée.

   

9. Si les programmes de travail ou les listes de contrôle contiennent des procédures nouvelles ou mises à jour, la boîte de dialogue Programmes de travail et listes de contrôle s'affiche. Pour chaque programme de travail ou liste de contrôle concerné par la mise à jour, cochez la case N/A afin d'indiquer qu'il n'est pas applicable et d'ignorer toutes les mises à jour de procédure le concernant. Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour toutes les procédures des programmes de travail et des listes de contrôle qui ne sont pas ignorées, ou cliquez sur Ignorer pour ignorer cette étape pour le moment.

   Remarque : Lors de la mise à jour d'une procédure commune, toutes les instances de cette procédure sont mises à jour.

   

10. Une boîte de dialogue s'affiche, présentant des informations sur la progression de la mise à jour, notamment le nombre total de documents, le nombre de documents mis à jour et une estimation du temps restant pour la mise à jour.

    

11. Une notification s'affiche une fois la mise à jour terminée. Cliquez sur OK pour commencer à travailler sur le fichier mis à jour.

    

Résultats

Le dossier client a été mis à jour. Tout document nouveau ou mis à jour sera identifié et placé en fonction de son emplacement dans le modèle principal.