Examiner les coûts liés à la mission

Si votre organisation utilise l'application Time pour enregistrer les heures et les dépenses, vous pouvez consulter les coûts et la facturation de votre organisation dans Cloud. Grâce aux applications « Temps » et « Facturation », vous pouvez consulter des informations récapitulatives sur l'ensemble des coûts et des factures de votre organisation sur le Cloud.

Vous pouvez également générer des rapports présentant le détail de certains coûts liés à vos missions à l'aide de l'application « Analyse », afin d'établir des prévisions à court terme pour vos missions ou pour votre organisation. Lors de l'élaboration de prévisions, vous pouvez recourir à la fois à une analyse quantitative et à une analyse qualitative. Pour réaliser une analyse quantitative, vous devrez probablement examiner des données historiques, dont certaines peuvent être extraites directement du Cloud.

Consulter les récapitulatifs des coûts et de la facturation

Vous pouvez utiliser certaines des sections de synthèse des applications « Temps » et « Dépenses » pour consulter des informations générales sur la rentabilité de votre organisation.

Pour consulter le récapitulatif des temps :

1. Assurez-vous de disposer du rôle Accès aux entités (ou des privilèges équivalents) pour les entités concernées, ainsi que de l'autorisation Afficher toutes les fiches du personnel .

2. Dans le menu « Cloud », sélectionnez Heure.

3. Sur la page « Mon temps », sélectionnez le menu « Temps », puis choisissez Personnel | Tout le personnel.

   

4. Sélectionnez le menu « Période », qui affiche par défaut Aujourd'hui . Choisissez l'une des autres options pour inclure un plus grand nombre d'enregistrements de temps.

   

5. Cliquez sur le bouton Totaux récapitulatifs ().

   

Trois panneaux s'affichent au bas de la page « Temps ». Ces tableaux présentent des informations récapitulatives concernant vos heures facturables et non facturables pour la période sélectionnée, la période en cours et depuis le début de l'année.

Vous pouvez affiner la portée des informations récapitulatives en sélectionnant un client dans le sélecteur d'entités. Vous pouvez également filtrer les résultats par code d'activité, mission, source, statut et selon que les lignes sont facturées ou non.

Pour consulter le récapitulatif des travaux en cours (WIP) :

Vous pouvez consulter vos travaux en cours (WIP) sur la page « Facturation ». Pour accéder à cette page, dans le menu « Cloud », sélectionnez Facturation. Lorsque vous accédez à cette page pour la première fois, vous verrez s'afficher la liste de vos entités clients, avec les sous-totaux des travaux en cours et les soldes globaux.

Le panneau « Totaux WIP » affiche les montants totaux des saisies de temps, des saisies de dépenses, des factures, ainsi que des réévaluations à la hausse ou à la baisse pour l'ensemble de vos clients au sein de votre organisation.

Si vous sélectionnez l'une des entités de la liste des travaux en cours, un bouton Détails s'affiche à côté du bouton Nouveau . Vous pouvez sélectionner Détails pour afficher un rapport « Détails des travaux en cours par client » contenant davantage d'informations sur les saisies de temps et de frais relatives aux travaux en cours pour l'entité client sélectionnée.

Vous pouvez sélectionner une entité client dans le sélecteur d'entités situé en haut à gauche de la page afin de filtrer le contenu de la page « Facturation ». Vous verrez toutes les factures relatives à ce client pour une période prédéfinie, ainsi que les récapitulatifs des travaux en cours concernant uniquement ce client, présentés sous forme de panneaux.

Générer un rapport de temps et de frais

Lorsque vous consultez les informations récapitulatives de Time, il se peut que vous souhaitiez obtenir des informations plus détaillées sur les coûts engagés par votre organisation. Vous pouvez générer des rapports récapitulatifs concernant vos relevés de temps et vos dépenses afin d'examiner ces coûts. Par exemple, si vous souhaitiez passer en revue toutes les saisies de temps relatives à l'une des missions de l'année dernière pour un client spécifique, ou si vous souhaitiez suivre la rentabilité de votre cabinet.

Vous pouvez générer un rapport de synthèse à l'aide des paramètres suivants :

• Type: Heure

• Format: Résumé

• Regrouper par: Code de travail

• Équipe: Tout

• Entité: L'entité « Cloud » pour votre client

• Engagement: La mission réalisée l'année dernière pour votre client

• Code de travail: Tout

• Date de début: Date de début de l'exercice fiscal précédent de votre organisation

• À ce jour: Date de clôture de l'exercice fiscal précédent de votre organisation

Pour générer un rapport récapitulatif des temps :

1. Assurez-vous de disposer de l'autorisation Afficher toutes les fiches du personnel .

2. Dans le menu « Cloud », sélectionnez Analyse.

3. Dans le menu déroulant Type , sélectionnez Heure.

4. Dans le menu déroulant Format , sélectionnez Résumé.

5. Définissez les autres paramètres de votre rapport.

6. Sélectionnez Générer.

   

Vous avez généré un rapport sur les relevés d'heures relatifs à la mission de l'année dernière, regroupés par codes d'activité et avec des sous-totaux.

Vous pouvez exporter les résultats de ce rapport en cliquant sur le bouton Exporter situé au bas du volet de gauche. Vous pouvez ensuite générer un rapport sur les dépenses et un autre sur les factures, afin de comparer vos coûts avec les montants facturés à votre client.

Pour générer un rapport détaillé sur le temps de travail :

1. Assurez-vous de disposer de l'autorisation Afficher toutes les fiches du personnel .

2. Dans le menu « Cloud », sélectionnez Analyse.

3. Dans le menu déroulant Type , sélectionnez Heure.

4. Dans le menu déroulant Format , sélectionnez Détaillé.

5. Définissez les autres paramètres de votre rapport.

6. Sélectionnez Générer.

   

Vous avez généré un rapport qui présente toutes les saisies de temps non facturables de votre client au cours du premier trimestre.

Vous pouvez contacter le collaborateur pour obtenir plus d'informations sur ces opérations et, à la lumière de cet échange, déterminer si vous devez vous attendre à avoir davantage d'opérations non facturables pour ce client à l'avenir.

Générer un rapport de facturation

Un moyen simple de mesurer la rentabilité de votre entreprise consiste à établir la liste des factures émises au cours d'une période donnée. Par exemple, si vous souhaitez connaître le montant total des factures émises par votre organisation au cours du mois dernier, vous pouvez générer un rapport pour le savoir.

Pour générer un rapport de facturation pour tous les clients :

1. Assurez-vous de disposer de l'autorisation Consulter les travaux en cours et la facturation .

2. Dans le menu « Cloud », sélectionnez Analyse.

3. Dans le menu déroulant Type , sélectionnez Facture.

4. Dans le menu déroulant Format , sélectionnez Détaillé ou Résumé.

5. Dans le menu déroulant Regrouper par , sélectionnez Clients.

6. Sélectionnez les options Date et Trier selon vos besoins.

7. Sélectionnez Générer.

   

Générer un rapport de facturation

Le rapport de facturation vous permet de comparer le montant facturé aux clients avec le nombre d'heures de travail effectuées par le personnel, en calculant deux taux : le taux de facturation et le taux effectif.

• Taux de facturation - Le taux applicable au personnel attribué à la personne dans les « Paramètres ». Ce taux ne tient pas compte des éventuelles réévaluations à la hausse ou à la baisse.

• Taux effectif - Taux réel obtenu après prise en compte de tous les ajustements à la hausse ou à la baisse dans le taux de base.

Ce rapport peut être filtré par collaborateur ou par client.

Dans la pratique, ces deux taux devraient être très proches l'un de l'autre. Cela signifie que le montant que vous comptiez facturer (le taux de facturation) correspond au montant effectivement facturé (le taux effectif). Un taux effectif qui varie constamment peut être le signe d'un problème. Par exemple, un taux effectif systématiquement bas indique que les factures font souvent l'objet d'une dépréciation. Cela pourrait signifier que les clients ne se voient pas proposer le montant correct, ou que le personnel est empêché de travailler efficacement et passe plus de temps que prévu sur ces tâches.

Pour générer un rapport de facturation :

1. Assurez-vous de disposer de l'autorisation WIP et facturation .

2. Dans le menu « Cloud », sélectionnez Analyse.

3. Dans le menu Type , sélectionnez Facturation.

4. Dans le menu déroulant « Format », sélectionnez Détaillé ou Résumé.

5. Sélectionnez Générer.