Gestionar usuarios

Puede añadir usuarios a un archivo y asignarlos a documentos concretos. Antes de poder gestionar sus usuarios, debe activar la protección en un archivo.

Añadir un usuario

Los usuarios deben disponer de un nombre de usuario para iniciar sesión en un archivo protegido.

Para añadir un usuario a un archivo:

En la cinta, haga clic en Herramientas | Protección | Configuración de protección.
En el cuadro de diálogo Usuarios y grupos , debajo de Usuarios y grupos globales, haga clic en Añadir.
En el cuadro de diálogo Propiedades del usuario , en la pestaña Información del usuario , rellene todos los campos. Si procede, rellene los campos del grupo Tarifas .
- Tarifa estándar: La tarifa que se cobra al cliente.
- Tarifa del plan: La tarifa basada en el riesgo de auditoría.
En la pestaña Miembro de , añada al usuario a los grupos correspondientes. Haga clic en Aceptar.

Nota: Posteriormente, puede asignar al nuevo usuario a un grupo desde el cuadro de diálogo Usuarios y grupos .

El usuario se crea en el archivo. Puede modificar el usuario desde el cuadro de diálogo Usuarios y grupos seleccionando el usuario y haciendo clic en Propiedades. Puede cambiar la contraseña de usuario en Herramientas | Protección | Cambiar contraseña.

Asignar un usuario a un grupo

Los grupos le permiten gestionar los derechos y los niveles de acceso que tienen los usuarios sobre un archivo. Cuando se asigna un usuario a un grupo, este hereda los derechos y los niveles de acceso de dicho grupo.

Para asignar un usuario a un grupo:

En la cinta, haga clic en Herramientas | Protección | Configuración de protección.
En el cuadro de diálogo Usuarios y grupos , seleccione un usuario en el panel Usuarios y grupos globales y el grupo al que desea añadirlo en el panel Grupos disponibles ; a continuación, haga clic en la flecha para mover al usuario al grupo.

El usuario se asigna al grupo especificado. Para eliminar a un usuario de un grupo, seleccione al usuario en el panel Grupos disponibles y haga clic en la flecha para volver a moverlo a la lista Usuarios .

Asignar un usuario a un documento

Una vez configurados los usuarios y los grupos, puede asignar usuarios para que elaboren y revisen documentos individuales en su archivo de Working Papers.

Para asignar usuarios a un documento:

En la cinta, haga clic en Documento | Asignar usuarios.
Seleccione el documento o los documentos a los que desee asignar usuarios. En el grupo Asignar usuarios a los documentos , seleccione un redactor y un revisor en los menús desplegables.

Nota: Los derechos de los usuarios sobre los documentos vienen determinados por los derechos de su grupo. Antes de intentar asignar usuarios a los documentos, revise sus derechos de grupo para asegurarse de que puede realizar las asignaciones deseadas.

Haga clic en Cerrar.

Los documentos se asignan a los redactores y revisores.

Desactivar usuarios

Si desea conservar la información de usuario de alguien que ya no está activo en su organización, puede desactivar su perfil. Los usuarios desactivados no pueden iniciar sesión ni acceder a los archivos protegidos.

Para desactivar un usuario:

En la cinta, haga clic en Herramientas | Protección | Configuración de protección.
Seleccione el usuario que desea desactivar. Haga clic en Propiedades.
En la pestaña «Información del usuario», en el grupo «Información», haga clic en el menú desplegable Tipo y seleccione Inactivo. Haga clic en Aceptar.

El usuario ha sido desactivado y ya no puede iniciar sesión ni acceder a los archivos protegidos.

Propiedades del usuario

Modifique la información de los usuarios y asigne usuarios a grupos.

Información del usuario

Especifique la información general de un usuario en la pestaña Información del usuario .

Opción	Descripción
Nombre de usuario	Los usuarios utilizarán este nombre para acceder al archivo del cliente cuando la protección esté activada.
Identificador	Introduzca un identificador único para el usuario. El identificador aparece en otras secciones del programa bajo el nombre de «iniciales». No se permiten identificadores duplicados La longitud máxima del campo es de ocho caracteres Los identificadores de menos de 8 caracteres se completarán con espacios
Administrador	Seleccione esta opción para conceder al usuario los siguientes derechos de administrador: Acceda a todos los derechos en la pestaña Derechos del cuadro de diálogo Configuración del grupo . Autorización para configurar las opciones de administrador del almacén de datos. Posibilidad de crear, copiar, modificar o eliminar vistas compartidas en Tracker cuando la opción Requerir inicio de sesión para Tracker está seleccionada en el almacén de datos. Acceso a todos los archivos de Working Papers del cliente de Working Papers.
Nombre	Introduzca el tratamiento del usuario (por ejemplo, Sr., Sra.).
Tipo	Utilice la lista desplegable para cambiar el estado de un usuario a activo o inactivo. Los usuarios activospueden recibir permisos para acceder a los archivos de Working Papers. Los usuarios inactivos no pueden asignarse a ningún archivo de cliente protegido con contraseña, aunque figuren como usuarios en dicho archivo. Este es el método más eficaz para eliminar a un usuario del sistema de seguridad de Working Papers.
Nombre	Introduzca el nombre del usuario.
Apellido	Introduzca el apellido del usuario.
Denominación	Introduzca la titulación del usuario (por ejemplo, C.A., C.P.A., Ph.D.).
Contraseña	Cree una contraseña opcional para el usuario. Una vez asignados a los archivos de los clientes, los usuarios deben introducir una contraseña para acceder al archivo. Los usuarios pueden cambiar sus contraseñas en cualquier momento mientras trabajan en el expediente de un cliente. Si va a crear contraseñas para todos los usuarios de la lista, puede utilizar la misma contraseña para cada uno de ellos. Una vez que haya accedido al archivo de un cliente, puede indicar a los usuarios que cambien la contraseña por una de su propia elección. Las contraseñas pueden ser alfanuméricas y tener una longitud máxima de 14 caracteres. Si deja el campo de la contraseña en blanco, Working Papers le pedirá que confirme si desea crear un usuario sin contraseña.
Confirme la contraseña	Vuelva a introducir la contraseña.
Tarifa estándar	Introduzca la tarifa que se cobra al cliente.
Tarifa del plan	Introduzca la tarifa que se cobra al cliente.

Miembro de

Gestione los grupos a los que pertenece el usuario seleccionado desde la pestaña Miembro de .

Opción	Descripción
Pertenencia a grupos del usuario	Muestra todos los grupos a los que tiene acceso el usuario seleccionado. Seleccione un grupo para añadir al usuario, o desmarque un grupo para eliminarlo.