Acerca de SmartSync

SmartSync es un sistema de sincronización de archivos que le permite a usted y a su equipo colaborar simultáneamente en los archivos de los clientes. Mientras trabaja en un archivo, sus cambios se sincronizan al instante con todos los usuarios conectados, y los cambios de estos se sincronizan con los suyos.

La sincronización de archivos se realiza en segundo plano y apenas requiere la intervención de los usuarios. Cuando crea una copia sincronizada de un archivo, el archivo completo se copia en su unidad local. También se crea una carpeta de sincronización oculta en su unidad local, dentro de la carpeta de documentos de trabajo, para realizar un seguimiento de la información de SmartSync y registrar los cambios.

Cualquier cambio que realice en su copia local se guardará en esta carpeta de sincronización. Durante la sincronización, solo se transmiten a la carpeta de sincronización del archivo principal los cambios realizados en el archivo (que se almacenan en la carpeta de sincronización). La sincronización es un intercambio bidireccional; no solo puede enviar sus cambios al archivo principal, sino que también puede recibir los cambios que el archivo principal ya haya recibido de otras copias sincronizadas. Durante todo este proceso, no es necesario que el archivo principal esté abierto.

Cuando las copias sincronizadas están operando en modo en línea (en comunicación con el servidor principal), estos cambios se sincronizan en tiempo real, sin necesidad de intervención manual. Los usuarios también pueden optar por trabajar sin conexión y guardar sus cambios localmente durante un tiempo antes de sincronizarlos con el servidor principal.

CaseView y documentos externos

En el caso de CaseView y los documentos externos (como Word y Excel), no se realiza un seguimiento de los cambios incrementales. SmartSync solo puede detectar que se ha producido un cambio en el archivo cuando se guarda el documento. En este caso, el archivo completo se comprime, se guarda y se sincroniza a través de la red SmartSync.

Al trabajar con documentos externos o de CaseView, es importante no guardar un número excesivo de versiones, ya que esto puede provocar un rendimiento deficiente de la red. Para evitar que se envíe una nueva versión de un documento cada vez que se modifica y se guarda, puede configurar el comportamiento de sincronización predeterminado en Bajo demanda.

Los cambios que requieren guardarse manualmente, como la modificación de un documento de CaseView, se gestionan de forma continua. Se da por hecho que el documento es el más actualizado, por lo que cada vez que se guarda, se sobrescribe la versión anterior. No obstante, las versiones anteriores se pueden recuperar e incluso se pueden comparar con la versión más reciente para ver qué cambios se han producido.

Sincronización entre pares

La sincronización entre pares permite a los usuarios disfrutar de las ventajas de SmartSync incluso cuando se encuentran en las instalaciones de un cliente. Dependiendo del tipo de conexión de red disponible, puede sincronizarse con un equipo homólogo a través de su red interna o establecer una conexión de red externa sobre el terreno. Cuando vuelva a la oficina, podrá volver a sincronizarlo con el archivo principal.

Es importante señalar que, en la sincronización entre pares, el archivo original no sale de la oficina. Para obtener más información, consulte Sincronización entre pares.

Preguntas frecuentes

• ¿Cómo gestiona SmartSync durante la publicación los archivos que se encuentran en la carpeta «Working Papers», pero no en el Gestor de documentos?

  Todos los archivos de la carpeta «Working Papers» y sus subcarpetas se incluyen en el archivo publicado. Los archivos que no se encuentren en el Gestor de documentos no se publicarán.

  Por ejemplo, si coloca un documento de Word en la carpeta «Working Papers», pero no en el «Document Manager», dicho documento se incluirá en el archivo publicado y en todas las copias sincronizadas que se creen a partir de él. Todos los usuarios pueden abrir el documento de Word y actualizarlo a través del Explorador de Windows; sin embargo, estos cambios no se envían al archivo original, por lo que no serán visibles en las demás copias sincronizadas.

• ¿Es compatible SmartSync con FTP?

  No. SmartSync requiere el bloqueo de archivos a nivel de byte, algo que el FTP no admite.

• ¿Qué puertos utiliza SmartSync?

  Durante la instalación, SmartSync abre el puerto 50412 del cortafuegos para la información de presencia de Caseware SmartSync. Esto es necesario para que Working Papers pueda transmitir la información de SmartSync a otras estaciones de trabajo de la red local. Esta información incluye la lista de usuarios que acceden a las copias de SmartSync de un archivo principal, así como los documentos de dichas copias que se encuentran abiertos en este momento.

  Si no abre el puerto, no podrá ver la información sobre las copias de SmartSync en la ventana de la lista de usuarios.

• ¿Cambia la interfaz de Working Papers al actualizar a una versión de SmartSync?

  Sí. Para ver una comparación detallada, consulte Diferencias entre SmartSync y las versiones sin SmartSync.