Acerca de la consolidación
Puede combinar varias entidades en un único archivo mediante una consolidación. En Working Papers existen dos métodos principales para consolidar los datos de las filiales y divisiones en la empresa matriz: Interno (en tiempo real) y Externo (por lotes).
Notas:
- Debe asegurarse de que los números de cuenta de la sociedad matriz y las filiales se asignen de manera uniforme antes de realizar una consolidación.
- Si incluye archivos de Working Papers gestionados externamente en la estructura de la entidad, deberá especificar la ruta de acceso a la ubicación física del archivo al volver a consolidar.
- Si está realizando una consolidación de archivos mediante SmartSync, consulte Consolidaciones en SmartSync.
Consolidación interna (en tiempo real)
Puede realizar una consolidación interna dentro de un archivo en varios niveles, que se actualiza en tiempo real. Este método resulta útil en situaciones en las que resulta más eficiente agrupar las cuentas de distintos tipos de entidades en un único archivo.
Las consolidaciones internas están destinadas a una única entidad jurídica con divisiones, departamentos, fondos, etc.
Ventajas:
- Permite introducir los detalles del libro mayor
- Facilita la elaboración de extractos mensuales y trimestrales, ya que se mantienen todos los demás datos de los asientos
- Solo hay que mantener un archivo
Restricciones:
- El usuario debe desproteger el archivo para poder trabajar en una entidad
- Existe un mayor riesgo de alcanzar el límite general de 2 GB en cualquiera de los archivos que componen el archivo del cliente (por ejemplo, .dbf, .fpt, .cdx)
- El gestor de documentos del expediente consolidado interno puede resultar difícil de manejar cuando las subentidades requieren sus propios documentos de trabajo independientes (es decir, encargos independientes)
Consolidación externa (por lotes)
En una consolidación externa, Working Papers crea un enlace desde el archivo consolidado a los archivos de documentos de trabajo gestionados externamente. Este método resulta útil si su organización introduce y actualiza registros de las entidades combinadas desde diferentes estaciones de trabajo o redes. Una vez completados los archivos individuales de Working Papers, las entidades se consolidan en un único archivo.
Las consolidaciones externas están destinadas a grupos de empresas, cada una de las cuales requiere un encargo independiente.
Ventajas:
- Facilita el uso remoto de entidades individuales al permitir a los usuarios trabajar con una entidad sobre el terreno
- Los planes de auditoría y la documentación de un grupo de entidades vinculadas pueden incluirse en un único archivo consolidado
- Cada entidad externa cuenta con sus propios planes de auditoría y documentos de trabajo
- Es más fácil de gestionar si se requiere una presentación de informes independiente para cada entidad
Restricciones:
- Varios archivos que hay que gestionar y controlar
- Cerrar sesión puede requerir que el usuario vuelva a vincular las rutas de acceso a todos los archivos externos
- Los movimientos detallados del libro mayor no se registran en el archivo consolidado; solo pueden consultarse en el archivo externo