Consolidaciones en SmartSync

La consolidación puede ser interna, en cuyo caso un único archivo de cliente contiene todas las entidades de la jerarquía de consolidación; o externa, en cuyo caso cada entidad se crea como un archivo de Working Papers independiente y se consolida en un único archivo principal.

• Las consolidaciones internas (en tiempo real)son gestionadas por SmartSync del mismo modo que cualquier archivo típico de documentos de trabajo. No es necesario tomar ninguna precaución especial al desconectar el archivo o al sincronizar los cambios con el resto del personal.
• En el caso de las consolidaciones externas (por lotes), asegúrese de que los archivos de la sociedad matriz y de las filiales estén almacenados en un servidor (preferiblemente el servidor que aloja el archivo de consolidación principal), y no en la estación de trabajo local en la que creará las copias sincronizadas. Si guarda los archivos en el ordenador local en lugar de en un servidor, Working Papers no creará archivos sin conexión.

Antes de realizar una consolidación, asegúrese de obtener todas las copias sincronizadas de las entidades externas. Si está trabajando en una subentidad, le recomendamos que cree una copia sincronizada de la misma, de modo que, si en el futuro realiza una consolidación, se utilice el archivo de la subentidad en lugar de crear una nueva copia sincronizada.

En el caso de un archivo consolidado externamente, siga estos pasos para empezar a trabajar con una copia local sin conexión de los archivos de la entidad externa.

Para crear una copia sincronizada de una consolidación externa:

1. Asegúrese de que el archivo de consolidación principal del servidor esté completamente consolidado y actualizado. En la cinta, haga clic enEncargo | Consolidar | Aplicar. Haga clic en Aceptar.
2. En la cinta de opciones, haga clic en SmartSync | Crear copia sincronizada.
3. Una vez creada la copia de sincronización, haga clic en SmartSync | Trabajar sin conexión.

Se crea una copia sincronizada del archivo de consolidación principal. Aparece un mensaje solicitando la creación de copias sincronizadas para cada archivo de entidad externa. Haga clic en Sí para crear las copias de sincronización. Puede trabajar con estas copias sincronizadas tanto en línea como sin conexión; sin embargo, para volver a consolidar es necesario que el archivo principal de nivel superior se encuentre en línea.

Para realizar una consolidación externa en un entorno SmartSync:

1. Asegúrese de que las copias originales de la entidad de nivel superior y de las filiales externas se almacenen en el servidor de archivos, mientras que las copias sincronizadas se almacenen localmente en la estación de trabajo de cada usuario.
2. En la cinta, haga clic en Encargo | Consolidar.
3. En el cuadro de diálogo «Consolidación», haga clic en Aceptar.

Se comprueba si existen copias de sincronización de las copias de la sociedad matriz de nivel superior para el archivo de consolidación de nivel superior y para cada filial.

• Si existen copias de sincronización, los datos se sincronizan a partir de ellas.
• Si no existen copias de sincronización, se utilizan los datos de la copia principal del servidor de archivos.

La consolidación se lleva a cabo a nivel local, en el ámbito de las copias de sincronización. Los archivos de documentos de trabajo alojados en la nube o en un servidor SmartSync pueden utilizarse como entidades en una consolidación, del mismo modo que un archivo alojado en un servidor de archivos.