Asignar un conjunto de roles a un documento
Puede asignar un conjunto de roles a un documento concreto para definir sus requisitos de aprobación. Por defecto, todos los documentos utilizan el Conjunto de roles predeterminado , salvo que se especifique lo contrario.
Requisitos previos:
- Si el archivo está protegido, debe disponer del derecho de grupo «Modificar propiedades del documento sin estar asignado al documento».
- Si está trabajando en una copia sincronizada, asegúrese de estar conectado a Internet y de sincronizarse con el archivo original.
Para asignar un conjunto de roles a un documento:
- En el Administrador de documentos, haga clic con el botón derecho del ratón en el documento al que desee asignar el conjunto de roles y, a continuación, haga clic en Propiedades.
- En el cuadro de diálogo Propiedades, haga clic en la pestaña Roles .
- Seleccione el conjunto de roles correspondiente en el menú desplegable «Conjunto de roles». Haga clic en Aceptar.
El conjunto de roles se asigna al documento. Las autorizaciones del documento se ajustan ahora a las dependencias del conjunto de roles.
Asignar un conjunto de roles a varios documentos
Puede asignar un conjunto de roles a varios documentos a la vez mediante la columna «Conjunto de roles» del Gestor de documentos.
Para asignar un conjunto de roles a varios documentos:
- En el Administrador de documentos, haga clic con el botón derecho del ratón en el encabezado de una columna y seleccione Mostrar | Conjunto de roles. Aparece la columna «Conjunto de roles».
- Seleccione todos los documentos a los que desee asignar el conjunto de roles (mantenga pulsada la tecla CTRL y haga clic en cada documento).
- Una vez seleccionados los documentos, coloque el cursor sobre la columna «Conjunto de roles» de uno de ellos. Haga clic en la flecha del menú desplegable y seleccione una opción de la lista de conjuntos de roles disponibles.
El conjunto de roles se asigna a todos los documentos seleccionados. El ID del conjunto de roles se muestra en la columna «Conjunto de roles».