Creación de una tabla que se pueda modificar en modo formulario
Al crear una tabla, como la de activos del balance, se puede procurar reducir al mínimo el trabajo manual que deben realizar tanto el diseñador como el usuario del documento. A modo de ejemplo, se puede crear una fila en la tabla que enlace directamente con la información del balance de comprobación provisional, de modo que, si se cambia el nombre de una cuenta, dicho cambio se refleje en CaseView. Sin embargo, el enlace sigue basándose en un número de cuenta que podría ser completamente diferente en otro archivo de cliente y en el modo Formulario, y el usuario final no tendría la posibilidad de corregir estos cálculos de enlace.
Por regla general, al crear un documento dinámico, todas las referencias de este tipo deben basarse en el número de mapa. De este modo, cuando se crea un nuevo expediente de cliente, basta con asignar las cuentas para que toda la información se transfiera correctamente a CaseView. Mediante la asignación, es posible crear una tabla algo dinámica en la que «Efectivo» aparecerá siempre en la primera línea de «Activos», independientemente del número de cuenta de «Efectivo». Pero, ¿qué se puede hacer para compensar el número de cuentas de activos, que también variará de un archivo a otro? Se podrían crear filas en blanco al final de la tabla para que las rellene el usuario final, pero este método también resulta engorroso.
En cambio, es posible crear una tabla totalmente dinámica, en la que el usuario final controle el contenido vinculado en el modo Formulario, con la creación de una sola fila en el modo Diseño. A modo de ejemplo, consideremos una tabla de activos que muestre la descripción de la cuenta, así como los saldos actuales y de años anteriores. Además, la fila necesitará al menos dos columnas más omitidas, pero no ocultas. La primera columna contendrá una celda desplegable (C15) vinculada a un explorador. El explorador puede mostrar todos los números de asignación de activos del archivo del cliente y permitir al usuario final seleccionar qué cuenta asignada debe ser el centro de atención de la fila. El resto de celdas de la fila obtendrían entonces los datos de esa celda desplegable mediante una fórmula como MAP("AY",C15), en lugar de tener un enlace fijo a un número de mapa, como MAP("AY","110").
La otra columna omitida incluiría dos pilas de botón etiquetadas con un + y un -. Estas celdas se vincularían a los eventos de acción «Insertar» y «Eliminar fila». Cuando se inserta una nueva fila, se puede copiar el contenido de la primera fila.
El resultado final es una tabla en la que el usuario final puede simplemente hacer clic en el signo «+» para crear una nueva fila y seleccionar el número de mapa correspondiente en el menú desplegable. Toda la información relevante se vinculará automáticamente. Repita este proceso tantas veces como sea necesario hasta que todos los activos aparezcan en la tabla. La tabla se adapta a cualquier plan de cuentas debidamente configurado, independientemente de su tamaño.
Otras consideraciones para un caso como este incluyen:
- Asignar todas las celdas pertinentes a un grupo de celdas para facilitar el cálculo de totales (una vez más, independientemente del número de cuentas que haya).
- Crear un encabezado de acumulado para mostrar el total acumulado en caso de que la tabla ocupe más de una página.
- Aplicar formato a la tabla con bordes y sombreado, que también se aplicará a las filas de nueva creación.
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