Otorgar a usuarios y grupos acceso a entidades

Puede conceder a usuarios o grupos acceso a entidades para:

• Conceda al personal acceso a entidades específicas en lugar de otorgarles funciones para todo el sistema.

  Por ejemplo, asigne a los miembros del personal acceso a las entidades de clientes a las que están asignados para trabajar en sus respectivos encargos, en lugar de hacerles acceder a todos los encargos de clientes de la empresa.

• Conceda a los contactos del cliente los permisos necesarios para acceder y responder a las consultas, así como para ver o acceder a los archivos de la entidad.

• Conceda a los usuarios (personal, contactos o grupos) acceso a archivos específicos de una entidad.

Conceder al personal acceso a las entidades

Siga los siguientes pasos para conceder acceso a la entidad al personal o a grupos de personal.

Conceder acceso a una entidad:

1. Asegúrese de que tiene el rol de Propietario o los privilegios equivalentes para la entidad.

2. En el menú Nube (), seleccioneEntidades.

3. Seleccione la entidad a la que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Compartir ().

   

4. Busque los grupos, los miembros del personal a los que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Asignar funciones a (#).

5. Elija la función del personal adecuada.

   Las funciones que los usuarios ya tienen debido a configuraciones anteriores aparecen en Heredado.

   

6. Selecciona Compartir.

También puede conceder acceso a varias entidades simultáneamente seleccionando más de una entidad. Tenga en cuenta que si concede acceso a varias entidades simultáneamente, sólo podrá asignar un rol a cada usuario que seleccione. Por ejemplo, si selecciona la entidad A y la entidad B, sólo podrá asignar al miembro del personal seleccionado el rol de Visualizador en estas dos entidades. No se puede asignar Visor y Editor, por ejemplo.

Para conceder acceso a varias entidades:

1. Asegúrese de que tiene el rol de Propietario o los privilegios equivalentes para las entidades apropiadas.

2. En el menú Nube, seleccione Entidades.

3. Seleccione las entidades a las que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Más acciones | Compartir.

   

4. Seleccione Personal, si desea conceder acceso a los miembros del personal. Seleccione Contactos, si desea conceder acceso a los contactos de los clientes.

5. Seleccione la función adecuada en el menú desplegable .

   El menú desplegable muestra una lista diferente de funciones en función de si ha seleccionado Personal o Contactos en el paso 4.

6. En el campo de búsqueda, introduzca el nombre del grupo, miembro del personal o contacto al que desea conceder acceso a la función.

   

7. Selecciona Compartir.

Conceder a los contactos de los clientes acceso a las entidades

Para colaborar con los contactos de los clientes mediante consultas, es necesario asignarles los roles necesarios para que puedan acceder a los documentos de consulta y responder a las solicitudes de información, así como permitirles ver o acceder a los archivos de entidades.

Conceder las funciones necesarias a los contactos de los clientes:

1. Asegúrese de que tiene el rol de Propietario o los privilegios equivalentes para la entidad.

2. En el menú Nube (), seleccioneEntidades.

3. Seleccione la entidad a la que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Compartir ().

4. Busque los contactos a los que desea conceder acceso y, a continuación, seleccione Asignar funciones a (#).

5. Elija la función de contacto adecuada.

6. Selecciona Compartir.