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CaseWare Xtend: Redefinimos la colaboración con los clientes

A algunos clientes les gusta conversar periódicamente con su contador. Otros solo quieren ver a su contador una vez al año para darle una caja llena de recibos y documentos.

Existe un concepto contable potente, denominado «Preparado por el cliente» o «Proporcionado por el cliente» (PBC, por sus siglas en inglés), que se refiere a la colaboración y comunicación con el cliente en las empresas de contabilidad.

El desarrollo acelerado de la tecnología durante la última década ha cambiado las expectativas. En la actualidad, se espera que las empresas de contabilidad aprovechen las herramientas tecnológicas para hacer que el recorrido colaborativo del cliente sea sencillo y eficiente, así como para reducir la gran cantidad de trabajo administrativo del personal contable profesional.

CaseWare International diseñó la funcionalidad de PBC bajo la premisa de que la forma en que te comunicas es tan importante como el mensaje que comunicas.

La funcionalidad CaseWare Xtend ha redefinido la colaboración con los clientes, lo que ha permitido aprovechar el máximo potencial de la contabilidad colaborativa. No obstante, antes de profundizar en los detalles, presentaremos la historia de CaseWare. ¿Cuál es el origen del concepto de PBC? 

Hace unos 30 años…

Si miramos en retrospectiva cómo CaseWare International ha llegado tan lejos, debemos considerar que hace 30 años comenzamos con una aplicación de escritorio. Después, pasamos a conectar algunas computadoras, luego, redes complejas y, ahora, tecnología en la nube. 

Cada paso por el continuo tecnológico ha sido necesario para que las empresas contables progresen. Además, en lo que respecta al avance del movimiento de la contabilidad colaborativa, el cambio a las aplicaciones basadas en la nube ha cambiado las reglas del juego.

«El concepto de PBC evolucionó cuando se intentaba optimizar un producto especializado de auditoría obligatoria de alto volumen y bajo costo, en el que los compromisos demoraran únicamente entre dos y cuatro horas, y los auditores necesitaran toda la información y los datos de los clientes desde el principio. Ni siquiera pueden iniciar el compromiso sin que todo esté allí, verificado y finalizado», afirma Tom Cassiotis, gerente de desarrollo de soluciones en la nube de CaseWare.

Los componentes básicos de la funcionalidad Xtend son documentos inteligentes, llamados «consultas». Un documento de consulta es una lista de solicitudes que se puede enviar instantáneamente a los contactos del cliente y que permite realizar un seguimiento del progreso a medida que responden a las solicitudes.

«Incluso en ese entonces, nunca fue tan solo un requisito que recibimos. Vimos el valor y el potencial. No es sorpresa para mí lo lejos que ha llegado un simple documento colaborativo que denominamos Query (Consulta), además del hecho de que nuestros distribuidores desarrollen productos basados en él. Al final del día, ¡todo se trata de ayudar al cliente!», agrega Cassiotis.

Para aclarar las declaraciones de Cassiotis, a continuación, presentamos un desglose del conjunto de características de Xtend y la propuesta de valor.

Gestión de la información

Existen varios puntos de información que los contadores o auditores necesitan del cliente y nunca se trata de una lista corta de elementos. 

Configurar consultas permite que los contadores puedan agrupar la información con facilidad y presentarla de forma organizada. Esto mejora la visibilidad y la capacidad de los miembros del personal y los clientes de encontrar la información mientras se trabaja con una lista de solicitudes de PBC.

Colaboración en tiempo real

La capacidad de trabajar en tiempo real lleva la experiencia del cliente a nuevos niveles de conveniencia. Este es el factor en el que realmente se diferencian los líderes tecnológicos. La sección Comments (Comentarios) disponible en cada elemento de una lista de Xtend mejora considerablemente la colaboración con los clientes. Se trata básicamente de un servicio de mensajería instantánea que envía una notificación cada vez que recibes un mensaje nuevo. 

Seguimiento de la actividad de los clientes

Tradicionalmente, los contadores compartían una gran cantidad de información por correo electrónico o mediante un sitio o portal FTP (como Dropbox o Huddle). Uno de los puntos débiles de estos métodos es la desconexión. No hay forma de hacer un seguimiento de la actividad de los clientes porque, en realidad, no puedes ver si leyeron los mensajes o tomaron las medidas necesarias.

A partir de su vasta experiencia en varias empresas contables, la estratega de la industria de CaseWare, Sarah Coulson, brinda información sobre por qué el seguimiento es crucial en la colaboración con el cliente: «Con FTP o sitios de intercambio de archivos no se puede ver el progreso de los clientes en las solicitudes de información. Los clientes, a menudo, no brindan toda la información solicitada en la primera oportunidad; por lo general, suele faltarles algún elemento. Para averiguar qué elementos faltan, mi equipo tenía que revisar manualmente la lista de solicitudes de documentos y verificar lo que los clientes proporcionaron. Pero no hablamos de 5 a 10 solicitudes de información; a veces puede tratarse de 25, 40 o incluso más elementos».

La funcionalidad Xtend proporciona notificaciones instantáneas a los miembros del personal y a los clientes durante la interacción, específicamente cuando se llevan a cabo las siguientes acciones.

  • Los miembros del personal envían listas de solicitudes a los clientes.
  • Los miembros del personal o los clientes agregan comentarios.
  • Los clientes responden a los elementos de la lista de solicitudes.
  • Los miembros del personal vuelven a abrir elementos específicos de una lista de solicitudes (por ejemplo, si se requiere más información o detalles específicos).

Gestión de documentos

Los miembros del personal pueden configurar la lista de Xtend para almacenar los documentos cargados por el cliente guardados en una ubicación específica del compromiso. Pueden definir dónde se encuentran los formularios fiscales, las facturas y el balance de comprobación, entre otros. Esto elimina el trabajo manual de clasificar y organizar los documentos recibidos. 

Vista centralizada 

El panel de Xtend presenta una vista integral de todas las listas de solicitudes disponibles.

  • Estado actual de cada lista de solicitudes. Ya sea enviada, respondida, reactivada, completada o en fase preliminar.
  • Contactos de clientes a los que se envió cada lista.
  • Fecha límite objetivo para cada lista de solicitudes.
  • Cantidad de elementos cerrados por lista de solicitudes. Es decir, los elementos a los que los clientes respondieron y que el personal aceptó la respuesta.

Colaboración y uso compartido de archivos de forma segura

Xtend garantiza que la información y los datos de los clientes se encuentren en una ubicación central que siempre esté disponible para todos los miembros del equipo asignados al cliente, sin importar tu ubicación o la del cliente. 

Con la protección de CaseWare Cloud, los datos del cliente están mucho más seguros y el riesgo de robo o daño se reduce significativamente. Esto permite establecer una relación sólida con el cliente, basada en la confianza y la credibilidad.

Experiencia unificada para los usuarios 

En Xtend, colaboras plenamente con los clientes y realizas un seguimiento del progreso sin salir de la interfaz de usuario de CaseWare Cloud. No es necesario iniciar sesión en un portal diferente ni ir a la bandeja de entrada de correo electrónico, como tampoco solicitar a un colega que reenvíe ciertos archivos porque el cliente no te incluyó en el correo electrónico, etc.

Costo operativo reducido

Xtend incorpora un enfoque de contabilidad colaborativa basado en la nube pura, que evita tener que adquirir infraestructura adicional, lo que, a su vez, reduce el costo de las operaciones contables.

Aumento de la eficiencia

Los contadores pueden confirmar que la cantidad de trabajo administrativo relacionado con la información del cliente a modo de solicitudes puede ser enorme. El caos que implica el seguimiento, la revisión y el intercambio de información consume mucha energía. Además, puede ser un factor interruptor importante.  

La funcionalidad PBC de CaseWare habilita a las empresas para atender a los clientes con rapidez y eficiencia, ya que permite ofrecer una respuesta inmediata a preguntas, así como intercambiar datos y documentos. Si las tareas administrativas se realizan con mayor rapidez, los auditores o contadores pueden dedicar más tiempo a los elementos de su competencia.

Obtén información más detallada sobre la funcionalidad. Visita las páginas de Información del producto.

Diseña tu propio PBC

¿Puedes diseñar un sistema que respalde la verdadera colaboración? Sí.

CaseWare Xtend es totalmente personalizable. Puedes crear tu propia herramienta de colaboración con el cliente, adaptada a los requisitos propios de la clientela, el mercado o la región.

¿Te interesa? Comunícate con un distribuidor local de CaseWare.

 

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