Bekijk documenten en vermeldingen
Als u aan een document of een record wilt werken, kunt u een kopie uit het hoofdbestand ophalen. Uitgecheckte documenten en invoergegevens zijn voor andere gebruikers niet toegankelijk totdat ze zijn ingecheckt, dus u hoeft zich geen zorgen te maken over conflicterende wijzigingen met andere medewerkers.
Om documenten uit te lenen:
- Selecteer het document of de documenten die u wilt uitchecken in Document Manager.
- Klik in het lint op Document | Uitchecken, of klik met de rechtermuisknop op de documenten en klik op Uitchecken.
- In het dialoogvenster kunt u de map waarin de uitgecheckte kopie wordt opgeslagen, controleren of wijzigen. Klik op Afrekenen.
De kopieën van de documenten worden naar de daarvoor bestemde map gekopieerd. Wanneer u in een uitgecheckte kopie werkt, ziet u bovenaan het venster ‘Werkdocumenten’ de tekst [Uitgecheckte kopie] .
Om een item uit te checken:
- In de bijlage Ga in het venster ‘Invoer’ naar de invoer die u wilt bekijken.
- Klik in het lint op Document | Uitchecken.
- In het dialoogvenster kunt u de map waarin de uitgecheckte kopie wordt opgeslagen, controleren of wijzigen. Klik op Afrekenen.
Het exemplaar van het item wordt naar de opgegeven map gekopieerd. Wanneer u in een uitgecheckte kopie werkt, ziet u bovenaan het venster ‘Werkdocumenten’ de tekst [Uitgecheckte kopie] .
Opmerkingen:
- Als u een document in een uitgecheckte kopie verwijdert, wordt het document automatisch ook uit het hoofdbestand verwijderd.
- U kunt geen vergrendeling uitvoeren wanneer documenten zijn uitgecheckt.
- Als de voltooiingsdatum van een bestand is verstreken en het bestand is vergrendeld, moet u alle uitgecheckte documenten inchecken voordat u het bestand kunt ontgrendelen.
- Wanneer een vergrendeld bestand wordt ingecheckt in de vergrendelde master, worden alle vergrendelingsmijlpalen opnieuw gegenereerd op basis van de nieuw toegevoegde gegevens.
Documenten uit een uitgeleende exemplaar raadplegen
Als u probeert documenten uit te checken vanuit een reeds uitgecheckte kopie, krijgt u een melding dat u de kopie moet bijwerken met eventuele wijzigingen uit het hoofdbestand voordat u verdere documenten kunt uitchecken.
Om een uitgeleend exemplaar bij te werken:
- Zorg ervoor dat u in het dialoogvenster de optie Het huidige bestand bijwerken met wijzigingen uit het hoofdbestandselecteert. Klik op Afrekenen.
Het uitgecheckte exemplaar wordt bijgewerkt met de wijzigingen uit het hoofdbestand.