Documenten taggen
Om u te helpen bij het ordenen van uw bestanden, kunt u documenten voorzien van trefwoorden. Tags zijn een eenvoudige manier om uw documenten te groeperen. Wanneer u een document met een trefwoord hebt getagd, wordt dat trefwoord beschikbaar als filtercriterium. U kunt vervolgens een filter toepassen om alleen documenten met het betreffende trefwoord weer te geven.
Om een document met een nieuw trefwoord te taggen:
- Selecteer in de Documentbeheerder het document dat u wilt taggen.
- Klik met de rechtermuisknop op het document en klik op Tags, of klik in het lint op Document | Tags. Het dialoogvenster ‘Tags’ wordt weergegeven.
- Klik op het veld onder Nieuw en voer het trefwoord voor de nieuwe tag in. U kunt indien nodig spaties en speciale tekens gebruiken, maar voor het filteren wordt aangeraden de tag eenvoudig te houden.
- Klik op + om het trefwoord toe te voegen.
Het document is voorzien van het nieuwe trefwoord. Indien nodig kunt u in hetzelfde dialoogvenster meerdere trefwoorden aan één document toevoegen. Nadat u een trefwoord hebt toegevoegd, kunt u dit selecteren wanneer u andere documenten van een tag voorziet.
Opmerkingen:
- In de Documentbeheerder kunt u zien welke documenten zijn getagd. Als u de tags niet kunt zien, klikt u met de rechtermuisknop op een kolomkop in de Documentbeheerder en klikt u op Weergeven | Tags. In dit scherm kunt u eenvoudig nieuwe tags aan documenten toevoegen door op +te klikken.
- U kunt ook tags toevoegen aan kaart- en groepsnummers.
Tags wijzigen
U kunt bestaande tags aanpassen door het trefwoord te wijzigen, zelfs als deze aan een ander document is toegewezen, of de kleur van de tag aanpassen om deze beter te kunnen onderscheiden van andere tags.
Om een tag een andere naam te geven:
- Klik in het lint op Document | Tags.
- Klik in het dialoogvenster ‘Tags’ met de rechtermuisknop op de tag die u wilt hernoemen. Klik op Tag hernoemen.
- Voer in het dialoogvenster 'Tag hernoemen' de nieuwe tagnaam in en klik vervolgens op OK.
De tag is hernoemd. Het trefwoord wordt bijgewerkt in alle documenten waaraan het is toegevoegd.
Om de kleur van een tag te wijzigen:
- Klik in het lint op Document | Tags.
- Klik in het dialoogvenster ‘Tags’ met de rechtermuisknop op de tag waarvan u de kleur wilt wijzigen. Klik op Tagkleur instellen.
- Selecteer in het dialoogvenster Kleur een vooraf toegewezen kleur of voeg uw eigen kleur toe. Klik op OK.
De kleur van het label verandert overeenkomstig uw keuze.
Tags verwijderen
Als een tag niet langer van toepassing is op een document, kunt u deze verwijderen zonder dat dit gevolgen heeft voor andere documenten die dezelfde tag gebruiken. Als de tag voor geen enkel document meer wordt gebruikt, kunt u deze ook volledig verwijderen.
Om een tag uit één document te verwijderen:
- Zoek in de Document Manager het document waarvan u de tag wilt verwijderen.
- Klik in de kolom Tags op de x naast de tag die u wilt verwijderen.
De tag wordt uit het document verwijderd.
Om een tag te verwijderen:
- Klik in het lint op Document | Tags.
- Klik in het dialoogvenster Tags onder Niet toegewezenmet de rechtermuisknop op de tag die u wilt verwijderen. Klik op Tag verwijderen.
De tag is verwijderd.