Maak indexweergaven voor de kennisbibliotheek

Weergaven zijn vooraf gedefinieerde sets van velden die u in een kennisbibliotheekindex kunt gebruiken om de items in de kennisbibliotheek te ordenen. Weergaven zijn volledig aanpasbaar en kunnen zoveel velden bevatten als nodig is. Wanneer u een weergave aanmaakt, kunt u de volgorde van de velden en de filtercriteria instellen om de selecties die in de weergave worden getoond te verfijnen.

Om een weergave van de kennisbibliotheek te maken:

1. Klik in het lint op Bestand | Kennisbibliotheek | Index van de kennisbibliotheek. Selecteer de betreffende KLI en klik op OK.
2. Klik in de index van de kennisbibliotheek op Bewerken | Weergaven definiëren.
3. Klik op Weergave toevoegen.
4. Klik in het dialoogvenster Nieuwe weergavedefinitie op het tabblad Algemeen en voer een weergavenaam (databasenaam) en een weergavenaam (naam in de vervolgkeuzelijst) in.
5. Klik op het tabblad Eigenschappen weergeven . De lijst aan de rechterkant van het dialoogvenster toont de standaardkolommen in de index van de kennisbibliotheek. Gebruik de pijlknoppen naar links en naar rechts om kolommen aan uw weergave toe te voegen of uit de weergave te verwijderen.
6. Wijzig indien nodig de volgorde van de kolommen door een kolom te selecteren en de pijlknoppen omhoog en omlaag te gebruiken.

7. Vul de overige tabbladen naar behoefte in.

   Tab	Beschrijving
   Groeperen op	Stel de groeperingseigenschappen voor de weergave in.
   Sorteren	Stel de sorteerinstellingen voor de weergave in.
   Filter	Beperk de records die in de weergave worden getoond tot de opgegeven eigenschappen. Dubbelklik op een willekeurige eigenschap in de lijst om deze naar het filterdefinitievenster te kopiëren, en stel vervolgens de filtervoorwaarde naar wens in. Voorbeelden: Country="Canada" toont alleen records waarbij de waarde voor het land "Canada" is. versionno="1.0" & language<>"Frans" toont alleen records waarbij het versienummer 1.0 is en de taaleigenschap niet "Frans" is.
   Overige instellingen	Stel het lettertype en de rasterlijnen voor de kolommen en rijen in de weergave in.

   Klik op OK.

8. De nieuwe weergave wordt weergegeven in het dialoogvenster ‘Weergaven definiëren’. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

De weergave is aangemaakt. Klik in de index van de kennisbibliotheek op het vervolgkeuzemenu Weergaven en selecteer de gewenste weergave om deze te activeren.

Maak indexgroepen voor de kennisbibliotheek aan

Als u meerdere weergaven in een kennisbibliotheekindex aanmaakt, kan het nodig zijn om groepen aan te maken om deze te ordenen. Groepen zijn verzamelingen van weergaven die u op basis van uw behoeften aan specifieke gebruikers kunt toewijzen. Een groep zou bijvoorbeeld alle benodigde weergaven voor een sjabloonauteur kunnen bevatten, terwijl een andere groep een beperkte reeks weergaven zou kunnen bevatten voor eindgebruikers die in het klantendossier werken. Elke weergave kan tot meerdere groepen behoren.

Om een indexgroep voor de kennisbibliotheek aan te maken:

1. Klik in het lint op Bestand | Kennisbibliotheek | Index van de kennisbibliotheek. Selecteer de betreffende KLI en klik op OK.
2. Klik in de index van de kennisbibliotheek op Bewerken | Weergaven definiëren.
3. Klik op Groep toevoegen.
4. Voer in het dialoogvenster „Groep weergeven“ een groepsnaam (databasenaam) en een weergavenaam (naam in de vervolgkeuzelijst) in.
5. Selecteer in de lijst Beschikbare weergaven de weergaven die u in de groep wilt opnemen. Klik op de pijl naar rechts om ze naar de lijst ‘Weergaven in deze groep’ te verplaatsen. Op dezelfde manier kunt u weergaven uit de groep verwijderen door ze te selecteren in de lijst ‘Weergaven in deze groep’ en op de pijl naar links te klikken. Klik op OK.
6. De nieuwe groep wordt weergegeven in het dialoogvenster ‘Weergaven definiëren’. Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

De groep is aangemaakt. In het dialoogvenster 'Weergaven definiëren' kunt u weergaven verslepen om ze aan een groep toe te wijzen of uit een groep te verwijderen. Om een weergave aan meer dan één groep toe te wijzen, houdt u de Ctrl-toets op uw toetsenbord ingedrukt terwijl u de weergave naar de volgende groepen sleept en daar neerzet.