Grote gegevenssets migreren (meer dan 50 bestanden)

De Migration Manager is een administratieve tool waarmee u eenvoudig en veilig grote hoeveelheden gegevens naar de Cloud kunt migreren. Organisaties die de Migration Manager willen gebruiken, moeten contact opnemen met Caseware Support met de volgende informatie:

• Voorgenomen migratiedatum(s)

• Grootte van actieve klantgegevens

• Grootte van inactieve klantgegevens

• Aantal te migreren bestanden (huidig en vorig jaar)

• Aantal gebruikers

Daarnaast moet uw organisatie bevestigen dat ze niet zullen proberen bestanden te migreren die aan een andere organisatie zijn gekoppeld.

Vereisten

• Uw organisatie moet Working Papers 2019 of later gebruiken.

• Je organisatie moet beschikken over Working Papers met SmartSync-technologie . Zie Verschillen tussen SmartSync en niet-SmartSyncals je geen SmartSync hebt en neem contact op met je plaatselijke distributeur voor meer informatie.

• U moet een internetbrowser hebben die TLS 1.2 of hoger ondersteunt. Zie voor meer informatie Toegang tot Caseware Cloud uitschakelen voor oudere en niet-ondersteunde browsers.

• U moet Migration Manager installeren op de computer of server die de te migreren gegevens bevat.

• Een beheerder moet de Migratiemanager namens de organisatie bedienen (beheerdersrechten zijn vereist).

• U moet de Migratiemanager verbinden met uw Cloud site om toegang te krijgen tot alle migratieopties. Klik in het hoofdmenu op Log In en voer de URL van uw Cloud site en uw beheerdersgegevens in. U hoeft het webprotocol (http:// of https://) niet in de URL op te nemen.

  Let op: Als de Cloud site van uw organisatie is opgezet als onderdeel van een bedrijfseenheid, moet u de Migratiemanager verbinden met de URL van een individuele bedrijfseenheid, in plaats van met de URL van de Cloud site op het hoogste niveau (waar medewerkers zich meestal aanmelden). Tijdens het migratieproces worden de gegevens gemigreerd naar de individuele bedrijfseenheid en zijn ze alleen toegankelijk voor de gebruikers van de bedrijfseenheid. Vervolgens kunt u het proces herhalen met de URL's van andere afzonderlijke bedrijfsonderdelen.

Aanbevolen

• Valideer de gezondheid van uw bestanden vóór de migratie. Zie Opdrachtbestanden voor meer informatie.

• Zorg er waar mogelijk voor dat de engagement eigenschappen in uw bestanden zoveel mogelijk informatie bevatten om te helpen bij het auto-map proces. Zie Entiteiten uploaden naar Cloud voor meer informatie.

• Comprimeer alle bovenliggende bestanden vóór de migratie om de migratietijd te verkorten. Zorg ervoor dat u alle submappen meeneemt tijdens het comprimeren.

• Maak een back-up van alle bovenliggende bestanden voor de migratie. De originele bestanden op uw server worden gemigreerd naar Cloud.

• Voer slechts één instantie van de Migratiemanager tegelijk uit. Meerdere instanties zullen de verwerkingstijd niet versnellen en kunnen de prestaties van de Cloud negatief beïnvloeden.

• Start zelf gehoste SmartSync-servers opnieuw op na een migratie om de engagement-bestandenlijst te wissen. Als u uw gegevens in stappen migreert, herstart u de server na elke stap.

De migratietijd schatten

To help you schedule your migration for minimal disruption, see the following migration time estimates. Note that these estimates were created using a controlled environment. Actual migration time may differ.

To reduce migration time, we suggest that you complete the following actions:

• Compress all parent files, including subfolders

• Delete unnecessary sync copies

• Clear synchronization information for archived files

• Upload entities and staff in advance of the file migration

Depending on the quantity and size of the files you are migrating, you may need to complete the migration over a period of several weekends. For information on segmenting the process, see Migrate engagement files to Cloud.

Personeel uploaden naar cloud

Je kunt een lijst van je medewerkers uploaden vanuit een .csv-bestand, gedeelde data store (.cwc-bestand) of data store exportbestand om ze aan de slag te laten gaan met hun eigen Cloud account. Merk op dat elk personeelslid dat wordt toegevoegd aan Cloud een registratie-e-mail ontvangt van donotreply@casewarecloud.com. We raden je aan dit e-mailadres te whitelisten om te voorkomen dat je spamfilters de e-mail blokkeren.

Als je een .csv-bestand voorbereidt, zorg er dan voor dat:

• Elk personeelslid heeft minimaal een voornaam, achternaam en uniek e-mailadres

• Elke rij vertegenwoordigt een personeelslid

• Elke kolom vertegenwoordigt een eigenschap (bijv. voornaam, achternaam, e-mail)

• Meerdere personeelsgroepen worden gescheiden door tildes (~)

Bijvoorbeeld:

Om medewerkers vanuit een .csv-bestand te uploaden:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.

2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.

3. Klik naast de optie CSV-bestand uploaden op UPLOAD.

4. De app Personeel wordt weergegeven in Cloud. Klik op Nieuw | Importeren | Personeel.

5. Het dialoogvenster Personeel toevoegen verschijnt. Klik op Importeren uit CSV en blader naar je .csv-bestand of kopieer en plak de inhoud van je .csv-bestand in het tekstvak. Klik op Volgende.

6. De lijst met medewerkers uit je .csv-bestand wordt weergegeven in een tabel. Wijs de toepasselijke kop toe aan de gegevens in elke kolom. Kolommen met de kop Negeren worden niet geüpload.

7. Klik op Importeren.

De personeelslijst wordt geüpload naar Cloud. Je kunt alle medewerkers in je Cloud site bekijken door op Personeel in het Cloud menu te klikken. Sluit het dialoogvenster Personeel importeren om terug te keren naar het hoofdmenu.

Om personeel te uploaden vanuit een gedeelde gegevensopslag:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.

2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.

3. Klik op het bestandspictogram en blader naar de map met het verbindingsbestand (.cwc). Selecteer het bestand en klik op Openen.

4. Klik op UPLOAD.

5. Er verschijnt een inlogdialoogvenster met beheerdersgegevens voor de gedeelde gegevensopslag. Voer de gegevens in en klik op OK om het uploaden te starten.

De personeelslijst wordt geüpload naar Cloud en de uploadresultaten worden weergegeven. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het geautomatiseerde logbestand bekijken door op de aangegeven link te klikken. Klik op SLUITEN om terug te keren naar het hoofdmenu.

Om medewerkers en groepen te uploaden vanuit een exportbestand van een data store:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.

2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.

3. Klik naast de optie DSAT uploaden op UPLOAD.

4. Het dialoogvenster Working Papers Security Import verschijnt in Cloud. Klik op Bestanden selecteren en blader naar je exportbestandof sleep het bestand naar het dialoogvenster.

5. Het dialoogvenster Personeel en groepen importeren verschijnt met een lijst van uw personeel, personeelsgroepen en rollen. Klik op Importeren.

De personeelslijst wordt geüpload naar Cloud en de rollen worden weergegeven in de Beveiligingslijst Working Papers. Je kunt alle medewerkers en groepen in je Cloud site bekijken door te klikken op Personeel en Groepen in het Cloud menu. Sluit het dialoogvenster Personeel en groepen importeren om terug te keren naar het hoofdmenu.

Entiteiten uploaden naar cloud

Entiteiten zijn werkruimten waarin alle relevante informatie voor een bepaalde klant wordt opgeslagen, inclusief bedrijfs- en contactgegevens, documenten en opdrachtdossiers. U kunt een lijst met entiteiten uploaden naar Cloud met behulp van een .csv-bestand. Zorg er bij het voorbereiden van het .csv-bestand voor dat:

• Elke entiteit bevat minimaal een entiteitnaam (maximaal 60 tekens) en nummer (maximaal 10 tekens)

• Elke rij vertegenwoordigt een klantentiteit en

• Elke kolom vertegenwoordigt een eigenschap (bijv. klantnaam, bedrijfsnaam, website)

• Meerdere tags worden tussen aanhalingstekens geplaatst en gescheiden met komma's

Bijvoorbeeld:

We raden je aan om zoveel mogelijk eigenschappen op te nemen om het proces van het mappen van je engagement bestanden naar de juiste entiteiten later in de migratie te vergemakkelijken.

Om entiteiten vanuit een .csv-bestand te uploaden:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.

2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.

3. Het dialoogvenster Entiteiten importeren verschijnt in Cloud. Selecteer de van toepassing zijnde importopties.

4. Klik op Importeren uit CSV en blader naar je .csv-bestand of kopieer en plak de inhoud van je .csv-bestand in het tekstvak. Klik op Volgende.

5. De entiteiten uit uw .csv-bestand worden weergegeven in een tabel. Wijs de toepasselijke kop toe aan de gegevens in elke kolom. Kolommen met de kop Negeren worden niet geüpload.

6. Klik op Importeren.

De entiteiten worden toegevoegd aan Cloud. Je kunt alle entiteiten in je Cloud site bekijken door te klikken op Entiteiten in het Cloud-menu. Sluit het dialoogvenster Entiteiten importeren om terug te keren naar het hoofdmenu.

Opdrachtbestanden valideren

We raden je aan om de engagementbestanden van je organisatie te valideren om te bepalen of ze klaar zijn voor migratie naar de cloud. Enkele veelvoorkomende problemen die validatie van een bestand verhinderen zijn:

• Het bestand is corrupt

• Het bestand is een sync-kopie in plaats van een ouderbestand

• De bestandsnaam bevat unicode-tekens

• De versie van het bestand is ouder dan Working Papers 2011

• Het gecomprimeerde bestand bevat geen submappen

Zorg er indien mogelijk voor dat je deze problemen oplost voordat je valideert. Als een van deze problemen wordt ontdekt na een validatiepoging, los deze dan op en probeer de validatie opnieuw.

Je engagementbestanden valideren voor migratie:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.

2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.

3. Klik op het mappictogram en blader naar de map met de bestanden die je wilt valideren. Klik op Map selecteren.

4. Klik op VALIDEREN.

De resultaten van het validatieproces worden weergegeven in het validatierapport. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het geautomatiseerde logbestand bekijken door op de aangegeven link te klikken. Klik op SLUITEN om terug te keren naar het hoofdmenu.

Een mappingbestand maken

Voorafgaand aan de migratie moet je een mappingbestand maken dat elk engagementbestand toewijst aan de bijbehorende Cloud-entiteit.

Een tussentijds opdrachtbestand maken:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.

2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.

3. Klik op het mappictogram en blader naar de map met de bestanden die je wilt mappen. Klik op Map selecteren.

4. Klik op AUTOMAP om bestanden toe te wijzen aan entiteiten op basis van hun engagement eigenschappen.

5. Een lijst van elk bestand en de voorgestelde entiteiten wordt weergegeven. Als er bestanden zijn die niet of onjuist in kaart zijn gebracht, selecteer dan het vakje naast de bestandsnaam en klik op MAP. Selecteer de betreffende entiteit en klik vervolgens op Toepassen. Herhaal dit proces totdat alle engagementbestanden zijn toegewezen aan een entiteit.

Een mappingbestand met de naam CWCloudMigrationMng.csv wordt aangemaakt in de map met de mappingbestanden. Als je van plan bent om bestanden gefaseerd te migreren, raadpleeg dan dit mappingbestand voor het toepasselijke bereik om te migreren. Klik op SLUITEN om terug te keren naar het hoofdmenu.

Betrokken bestanden migreren naar Cloud

Migreer je engagementbestanden naar Cloud om te profiteren van de bestandsbeheer- en engagementtrackingtools van Cloud. We raden sterk aan om vóór de migratie een back-up te maken van alle bestanden, omdat de originele kopieën daarna automatisch worden verwijderd.

Om engagementbestanden te migreren:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.

2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.

3. Klik op het documentpictogram en blader naar uw mappingbestand (CWCloudMigrationMng.csv). Selecteer het bestand en klik op Openen.

4. Als je alleen een reeks bestanden wilt integreren (bijv. bestanden 1-50) in plaats van alle bestanden in één keer, geef dan het eerste en laatste nummer van de reeks op in de daarvoor bestemde velden.

5. Klik op MIGRATE.

De bestanden worden geïntegreerd met Cloud en de integratieresultaten worden weergegeven. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het geautomatiseerde logbestand bekijken door op de aangegeven link te klikken. Klik op SLUITEN om terug te keren naar het hoofdmenu.

Betrokken bestanden van een SmartSync-server integreren

Firma's die gebruik willen maken van Caseware Sherlock's praktijkmanagement mogelijkheden, terwijl ze nog steeds een on-premise SmartSync Server gebruiken, kunnen hun engagement bestanden direct integreren met Cloud via de Migratie Manager. Met deze functie kunnen bedrijven historische bestanden integreren, historische gegevens extraheren en die gegevens vervolgens gebruiken in Caseware Sherlock.

Om engagementbestanden van een SmartSync-server te integreren:

1. Klik met de rechtermuisknop op het uitvoerbare bestand Migratiemanager en selecteer Uitvoeren als administrator.
2. Klik in het hoofdmenu op Bestanden integreren.
3. Klik op het documentpictogram en blader naar uw mappingbestand (CWCloudMigrationMng.csv). Selecteer het bestand en klik op Openen.
4. Als u alleen een reeks bestanden wilt integreren (bijv. bestanden 1-50) in plaats van alle bestanden in één keer, geef dan het eerste en laatste nummer van de reeks op in de daarvoor bestemde velden.
5. Klik op INTEGRATE.
6. Als u bestanden uit een eerdere versie van Working Papers integreert, verschijnt er een dialoogvenster waarin u deze bestanden kunt converteren of overslaan. Geconverteerde bestanden zullen niet langer toegankelijk zijn in de vorige versie van Working Papers, terwijl overgeslagen bestanden niet zullen worden geconverteerd of geïntegreerd met Cloud.

De bestanden worden geïntegreerd met Cloud en de integratieresultaten worden weergegeven. Voor meer gedetailleerde informatie kunt u het geautomatiseerde logbestand bekijken door op de aangegeven link te klikken. Klik op SLUITEN om terug te keren naar het hoofdmenu.