Working Papers integreren met Queries

Queries is een samenwerkingstool waarmee je kunt communiceren en documenten kunt delen met je klanten in één beveiligde omgeving. Met de integratie van Query's kun je eenvoudig de workflow van een opdracht beheren met automatische statustracking, documenten slepen en neerzetten tussen Query's en Working Papers en vragen van klanten afstemmen op de status van de opdracht. Houd er rekening mee dat Queries in uw regio mogelijk een andere productnaam heeft.

Vereisten

• Uw organisatie moet Working Papers 2019 of later gebruiken.

• Je organisatie moet een licentie hebben voor de Queries app. Indien u geen licentie hebt, neem dan contact op met uw lokale distributeur voor meer informatie.

• Working Papers moet worden geïntegreerd met een Cloud-site.

Aanbevolen

• Sla je engagementbestanden op in de Cloud door ze te publiceren naar een Cloud-entiteit. Gepubliceerde bestanden zijn toegankelijk vanaf elke locatie waar je kunt inloggen op je Cloud account en kunnen onmiddellijk worden gekoppeld aan een Queries-bestand.

Een opdrachtbestand integreren met een Cloud-entiteit

In Cloud wordt de informatie van elke klant - zoals opdrachtgegevens, adres en contactgegevens - opgeslagen in een eigen entiteit. Wanneer je een Working Papers engagement-bestand integreert met een entiteit, wordt het bestand automatisch gevuld met de informatie uit Cloud.

Een opdrachtbestand integreren met een Cloud-entiteit

1. Open in Working Papers het opdrachtbestand dat je wilt integreren met een Cloud-entiteit.

2. Klik in het lint op Opdracht | ‘Eigenschappen van opdracht’.

3. Klik op het tabblad Naam/Adres op het veld Cloud Entiteit . Voer de naam van de entiteit in of klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer Nieuw om een nieuwe entiteit aan te maken.

4. Clientinformatie van de Cloud-entiteit vult automatisch de eigenschappen van de overeenkomst. Klik op OK.

Het engagementbestand is geïntegreerd met de Cloud-entiteit. Als je de eigenschappen van de overeenkomst moet wijzigen, selecteer dan Automatisch synchroniseren van overeenkomsteigenschappen met de cloudentiteit en breng je wijzigingen aan in het dialoogvenster of in de cloudentiteit.

De opdracht koppelen aan een Queries-bestand

Nadat je je engagementbestand hebt geïntegreerd, moet je het koppelen aan een nieuw of bestaand querybestand voordat je query's naar je klanten verzendt. Je kunt de koppeling maken vanuit het Queries Setup dialoogvenster dat automatisch wordt weergegeven na het integreren van een engagement met een entiteit. Als je dit dialoogvenster sluit, kun je het opnieuw openen via het lint.

Om te linken naar een Queries-bestand:

1. Klik op het lint op Cloud | Openen. Klik in de groep Queries op Openen.

2. Het dialoogvenster Queries instellen verschijnt. Selecteer indien van toepassing de sjabloon Query's die je wilt gebruiken.

3. Selecteer Nieuw maken om een nieuw Queries-bestand te maken of Selecteer bestaand om een bestaand Queries-bestand te selecteren uit het vervolgkeuzemenu. Klik op OK.

Het bestand wordt gekoppeld aan het bestand Query's en het deelvenster Query's wordt weergegeven. Merk op dat nieuwe Query-bestanden standaardinhoud bevatten. We stellen voor dat je het Optimizer-document invult om inhoud toe te voegen of te verwijderen op basis van de aard van je engagement.

Een query maken

Een query is een interactief slim document dat uit de volgende onderdelen bestaat:

• Vraag: De verzoeken waarop de client moet reageren.

• Vragenreeksen Groepen van gerelateerde vragen.

• Type antwoord De methode waarmee de klant zijn antwoord indient.

• Instructies Richtlijnen over hoe de klant op de vraag kan reageren.

Maak een query in je bestand Queries om informatie op te vragen bij je klant.

Om een zoekopdracht te maken:

1. Zodra het Excel-bestand is geopend, navigeert u naar de pagina Documenten . Selecteer Query maken.

2. Selecteer een query uit de beschikbare sjablonen en voer een naam in voor het document.

3. Selecteer Query maken.

Er wordt een nieuwe query gemaakt in het bestand Queries. Je kunt ook documenten delen met je klant door ze toe te voegen aan de zoekopdracht. Merk op dat als je een automatisch document toevoegt aan een query, het automatisch wordt geconverteerd naar een PDF.

Een document toevoegen aan Working Papers:

1. Open in Working Papers het bestand Queries en navigeer naar de query waar je het document wilt toevoegen.

2. Selecteer in de Document Manager het document dat je wilt toevoegen.

3. Sleep het document van de Document Manager naar de query.

Het document wordt aan de zoekopdracht toegevoegd. Wanneer je klaar bent om het verzoek naar je klant te sturen, klik je op Verzenden. De klant ontvangt per e-mail een melding met een link naar de details van de zoekopdracht. De klant kan zijn eigen documenten uploaden en desgewenst commentaar geven op de query.

Een zoekopdracht voltooien

Terwijl de klant op je vragen reageert, kun je de antwoorden accepteren of weigeren . Geaccepteerde documenten kunnen rechtstreeks vanuit een zoekopdracht naar de Document Manager van Working Papers worden gesleept. Als je een auteur van content bent, kun je een auteurs-ID gebruiken om dit proces te automatiseren door het query document direct te koppelen aan een plaatshouder in de Document Manager.

Om een query document te koppelen aan de Document Manager:

1. Voeg in de Queries app een Author ID toe aan het betreffende document.

2. Maak in Working Papers een plaatsvervangend document in de Document Manager.

3. Klik met de rechtermuisknop op de database en selecteer Verplaatsen naar....

4. Klik in het dialoogvenster Documenteigenschappen op de tab Sjabloon .

5. Voer in het veld Queries Auteur-ID de corresponderende Auteur-ID uit het Queries-bestand in. Klik op OK.

Het querydocument is gekoppeld aan de placeholder. Wanneer je een update ontvangt voor het document in de query, kun je die update overbrengen naar de plaatshouder door te klikken op Cloud | Receive op het Working Papers lint.

Als voor het document een elektronische handtekening (e-handtekening) beschikbaar is (aangegeven met een blauw infopictogram ), klik dan met de rechtermuisknop op het document in de Document Manager en selecteer Handtekeninglog exporteren om het te downloaden.

Nadat je alle antwoorden op de query hebt geaccepteerd, kun je de query voltooien door bovenin het deelvenster Cloud op Voltooien te klikken. Bij voltooide query's wordt de status van de engagement tracker automatisch bijgewerkt in Cloud.