Door het lokaal accountantskantoor beheerde kennisbanken aanmaken

Dankzij door uw kantoor beheerde kennisbanken heeft Caseware Verity toegang tot de interne inhoud van uw kantoor — methodologieën, procedures, beleidsregels en richtlijnen — zodat het bij het beantwoorden van vragen gebruik kan maken van het eigen materiaal van uw kantoor. Caseware Verity put automatisch uit door het kantoor beheerde kennisbanken, naast door Caseware gepubliceerde kennisbanken en actuele gegevens over opdrachten, zonder dat er een handmatige selectie nodig is.

U kunt kennisbanken (KB’s) aanmaken en configureren die andere gebruikers kunnen raadplegen.

Om een aangepaste kennisbank aan te maken:

1. Controleer of u de rol ‘Instellingenbeheerder’ of ‘Beheerder’ hebt. Zie voor meer informatie Ingebouwde rollen en Beveiligingsrollen toewijzen.

2. Kies in het menu ‘Cloud’ () de optie ‘Instellingen’ () | Caseware Verity | Kennisbanken

3. Selecteer Nieuwe kennisbank.

4. Vul de velden in om uw nieuwe aangepaste kennisbank te definiëren:

   Veld	Omschrijving
   Naam	Deze naam verwijst naar de kennisbank in Instellingen en kan voorkomen in Caseware Verity-verwijzingen wanneer de kennisbank als bron wordt gebruikt.
   Bronbestand	Upload alle relevante PDF-bestanden om de dataset voor de kennisbank samen te stellen. Bijvoorbeeld: richtlijnen, opleidingsmateriaal en stijlgidsen. U kunt meerdere bestanden uploaden om een uitgebreide dataset voor de kennisbank samen te stellen.
   Relevante producten	Selecteer de producten waarvoor u de kennisbank beschikbaar wilt maken. Als u Alle producten selecteert, wordt de kennisbank voor de gehele website beschikbaar gesteld, terwijl u bij Geselecteerde producten één of meer producten uit uw lijst met beschikbare producten kunt aangeven. Let op: U dient ofwel Alle producten te selecteren, ofwel Working Papers of IDEA als relevant product aan te geven om de kennisbanken in die desktoptoepassingen beschikbaar te maken.
   Disclaimer	Vink het selectievakje aan om akkoord te gaan met de disclaimer.

5. Selecteer Opslaan.

Beste praktijken voor door bedrijven beheerde kennisbanken

Houd er bij het opzetten van kennisbanken rekening mee welke praktijkgebieden of bedrijfsonderdelen het meest baat hebben bij een gecentraliseerde informatiebron. Naast de door Caseware aangeboden kennisbanken kunnen bedrijven aanvullende verzamelingen samenstellen die zijn afgestemd op hun behoeften.

• Neem uitsluitend inhoud op die relevant en correct is (laat bijvoorbeeld de inhoudsopgave weg, aangezien deze niet relevant is)

• Geef de voorkeur aan tekstuele inhoud boven tabellen of afbeeldingen, die mogelijk niet even duidelijk worden geïnterpreteerd.

• Ordeer de kennisbankartikelen op thema.

• Controleer en werk de KB-artikelen regelmatig bij om verouderde inhoud te verwijderen.

Omvang en kwaliteit van de inhoud

Wij raden aan om niet meer dan 3.750 pagina’s aan inhoud per kennisbank op te nemen. Bovendien is gebleken dat inhoud die geen tekststring is (bijvoorbeeld afbeeldingen en tabellen) leidt tot resultaten van mindere kwaliteit. Inhoud met veel tekst werkt het beste.

Hoe Caseware Verity gebruikmaakt van door het kantoor beheerde kennisbanken

Caseware Verity put automatisch uit door het kantoor beheerde kennisbanken wanneer deze relevant zijn voor uw vraag. U hoeft geen kennisbank te selecteren voordat u een vraag stelt — Caseware Verity bepaalt zelf welke bronnen moeten worden gebruikt en vermeldt deze in het antwoord. Door kantoren beheerde kennisbanken worden in de verwijzingen van Caseware Verity weergegeven naast de door Caseware gepubliceerde kennisbanken. Wanneer Caseware Verity put uit een uitgebreide kennisbank om een vraag te beantwoorden, wordt in de bronvermelding de specifieke passage uit de bron aangegeven.

Voorbeeldscenario’s

Hulp bij bedrijfsspecifieke software

Documentatie over workflowtools, applicaties en integraties die specifiek zijn voor het bedrijf.

Strikte normen en beleidsregels

Interne interpretaties van beroepsnormen, bedrijfsmethodologieën, kwaliteitsbeleid en praktijkgerichte richtlijnen.

Sjablonen, formulieren en checklists

Gestandaardiseerde lijsten met klantverzoeken, sjablonen voor auditprogramma’s, rapportformaten of andere hergebruikbare hulpmiddelen.

Opleidings- en inwerkmateriaal

Hulpmiddelen om nieuwe medewerkers te helpen snel op de hoogte te raken, waaronder veelgestelde vragen, stapsgewijze uitleg van processen en naslagwerken.

Sector-specifieke kennis

Gespecialiseerde inhoud voor sectoren waarin het bedrijf actief is (bijvoorbeeld non-profitorganisaties, de overheid en financiële instellingen).

Richtlijnen voor de communicatie met klanten

Richtlijnen inzake taalgebruik, stijl en communicatiepraktijken voor externe rapportage of opdrachten voor klanten.