Gegevensovereenkomst

Met Gegevensovereenkomst kunt u waarden in werkboeken vergelijken met ondersteunende bestanden, zoals facturen, inkooporders of afschriften. Door celbereiken te koppelen aan bestandsinhoud, kunt u snel controleren of gegevens aanwezig, consistent en volledig zijn. Dit vermindert de handmatige controle-inspanning en helpt de nauwkeurigheid van grote sets documenten te waarborgen.

1. Selecteer Gegevensovereenkomst op het lint.

2. Selecteer in de zijbalk het invoerbereik in uw werkblad door eerst op het invoervak te klikken en vervolgens de relevante cellen in uw werkblad te markeren. U kunt het bereik ook handmatig invoeren.

   Als uw invoerbereik kopteksten bevat, selecteert u Eerste rij inclusief koptekst.

   

3. Selecteer Volgende.

4. Selecteer een algemene of sequentiële overeenkomst en vervolgens de bestanden of mappen waarmee u de overeenkomst wilt uitvoeren.

   

   • Algemene overeenkomst: Selecteer deze overeenkomstoptie voor scenario's waarin u verwacht dat u slechts één keer voorbeeldgegevens vindt in een verzameling bestanden. U kunt afzonderlijke bestanden en/of hele mappen selecteren. Extractly voert één enkele gegevensovereenkomst uit voor alle geselecteerde bestanden.

   • Sequentiële overeenkomst: Selecteer deze overeenkomstoptie voor scenario's waarin u dezelfde gegevens meerdere keren moet vinden in verschillende soorten bestanden (bijv. inkooporders, facturen, leveringsbonnen, bankafschriften). U kunt alleen mappen selecteren. Extractly voert de gegevensovereenkomstfunctie afzonderlijk uit voor elke map.

5. Selecteer Volgende.

6. Koppel elke invoerkolom aan een uitvoerkolom in uw werkblad. De overeengekomen gegevens worden geëxtraheerd naar de geselecteerde uitvoerkolommen.

   

7. Pas indien nodig aanvullende regels toe voor elke kolom onder de optie Meer acties ():

   • Deze gegevens moeten worden gevonden: Ga alleen door met het uitvoeren van gegevensovereenkomsten als deze exacte invoergegevens in het document worden gevonden.

   • Fuzzy tekstovereenkomsten: Voer overeenkomst uit voor tekst die vergelijkbaar is met de geselecteerde invoergegevens, maar niet identiek is. Fuzzy overeenkomsten worden in een andere kleur weergegeven om ze gemakkelijker te kunnen herkennen.

8. Selecteer Overeenkomsten in bestanden uitvoeren. De geëxtraheerde gegevens worden weergegeven in het toegewezen uitvoerbereik.