Veelgestelde vragen

Dit onderwerp bevat een aantal veelgestelde vragen (FAQ's) over Caseware Cloud.

Systeem

Wat zijn de systeemvereisten?

De enige systeemvereiste voor Cloud is dat u één van de aanbevolen browsers kunt gebruiken. Als u één van deze browsers kunt gebruiken, werkt Cloud voor alle gebruikersfuncties.

Met welke browsers kan ik inloggen?

U kunt zich aanmelden bij Caseware Cloud met elke webbrowser die TLS v1.2 of hoger ondersteunt; wij ondersteunen en raden echter uitsluitend de volgende browsers aan: Google Chrome, Mozilla Firefox en Microsoft® Edge.

Zie voor meer informatie over onze browserbeveiligingseisen Toegang tot Caseware Cloud uitschakelen voor oudere en niet-ondersteunde browsers.

Hoe word ik gefactureerd?

U wordt gefactureerd per gebruiker. Voor elke personeelsaccount die u wilt aanmaken, moet u eerst een Cloud toegangslicentie kopen. Gebruikers met de rol Beheerder kunnen het aantal beschikbare licenties bekijken, samen met andere factureringsinformatie zoals de verlengingsperiode, op de pagina Cloudfacturering (Instellingen | Systeem | Cloudfacturering). U kunt prijsinformatie bekijken en extra licenties aanschaffen via MyCaseware.

Caseware brengt geen kosten in rekening voor schijfopslag, maar we behouden ons het recht voor om de opslagcapaciteit te beperken van gebruikers die onze services ongebruikelijk zwaar belasten. Raadpleeg de Gebruiksvoorwaardenvoor meer informatie.

Stuur voor aanvullende vragen over facturering een e-mail naar info@caseware.com.

Access

Hoe krijg ik toegang tot het systeem vanuit huis of vanaf een klantlocatie?

Cloud is een internetportaal. U kunt zich overal met internettoegang aanmelden met een browser, net zoals u dat op kantoor zou doen.

Moet ik iets downloaden om Cloud te gebruiken?

Er zijn geen downloads nodig om Cloud te gebruiken, mits u een van de aanbevolen browsers gebruikt. We raden u echter aan om de Java plug-in te downloaden en op uw computer te installeren om de bestandsupload-applet van Cloud te gebruiken. Met deze applet kunt u grote bestanden of meerdere bestanden tegelijk uploaden en beveiligen. U wordt gevraagd om deze applet te installeren tijdens uw eerste bestandsupload. Raadpleeg het artikel ‘Bestanden uploaden naar een entiteit’ voor meer informatie.

Hoe configureer ik de firewallbeveiliging om Cloud toe te staan?

Sommige upgrades en wijzigingen op de server kunnen leiden tot een IP-verandering. De URL wordt echter niet beïnvloed. We raden aan om het gebruik van IP-beperkingen op de firewall te vermijden. Toegang beperken op basis van de URL voor Caseware Cloud vereist geen onderhoud, omdat de URL niet verandert.

Wat betekent het als mijn account is geblokkeerd?

Uw account is geblokkeerd omdat u zich vijf keer achter elkaar zonder succes hebt aangemeld. Neem contact op met uw systeembeheerder om uw licentie te vernieuwen.

Wat moet ik doen als ik mijn gebruikersnaam of wachtwoord vergeten ben?

Als u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op de koppeling Uw wachtwoord vergeten? op de inlogpagina. Deze link leidt u naar een pagina waar u uw e-mailadres kunt opgeven om uw wachtwoord op te vragen of opnieuw in te stellen.

Als u uw gebruikersnaam bent vergeten, neem dan contact op met uw systeembeheerder om het e-mailadres op te vragen dat voor uw account is opgegeven.

Waarom word ik gevraagd mijn wachtwoord te wijzigen als ik me aanmeld?

U wordt gevraagd om uw wachtwoord te wijzigen als het is verlopen. Deze vervaldatum wordt ingesteld door uw systeembeheerder.

Hoe verander ik mijn wachtwoord?

Selecteer uw avatar rechtsboven in de Cloud-interface en selecteer Instellingen. Selecteer op de pagina Mijn instellingen Accountinstellingen in de lijst met instellingen. Zie Accountinstellingenvoor meer informatie.

Hoe verander ik mijn e-mailadres?

Neem contact op met uw systeembeheerder om het e-mailadres te wijzigen dat is opgegeven voor uw account.

Ondersteunt Cloud authenticatie met twee factoren?

JA Raadpleeg voor meer informatie het artikel Authenticatie met twee factoren configureren’.

Wat moet ik doen als ik authenticatie met twee factoren heb ingeschakeld, maar geen sms-bericht ontvang met mijn authenticatiecode?

uw bedrijfsbeheerder kan twee-factor authenticatie uitschakelen voor uw account om u toegang te verlenen.

We raden het volgende aan om ervoor te zorgen dat gebruikers met tweefactorauthenticatie toegang kunnen houden tot Cloud:

• Zorg ervoor dat uw organisatie ten minste twee medewerkers met de rol Beheerder heeft voordat u de verificatie met twee factoren inschakelt. Alleen medewerkers met de rol Beheerder kunnen tweefactorauthenticatie uitschakelen. Door deze rol aan twee gebruikers toe te kennen, zorgt u ervoor dat ten minste één account altijd toegang heeft tot Cloud. Zie Beveiligingsrollen toewijzenvoor instructies.
• Back-upcodes genereren. Back-up codes zijn codes voor eenmalig gebruik waarmee u kunt inloggen als u geen toegang hebt tot uw mobiele telefoon, of als een beheerder niet beschikbaar is om twee-factor authenticatie voor u uit te schakelen.

Ondersteunt Cloud single sign-on (SSO) integratie? Welk autorisatieprotocol wordt gebruikt?

JA Cloud ondersteunt SSO-integratie met Entra ID (voorheen Azure AD), Active Directory Federation Services (ADFS) en Okta. We gebruiken het autorisatieprotocol OpenID Connect.

Setup

Wie in de organisatie moet de eerste gebruiker zijn?

De initiële gebruiker voor uw organisatie is de gebruiker die een deel van de initiële instellingen van uw Cloud-omgeving uitvoert. Deze gebruiker heeft administratieve privileges en deze account blijft gekoppeld aan uw Cloud-omgeving gedurende de hele levensduur ervan. Deze gebruiker kan iemand van uw IT-afdeling zijn, maar ook een manager. De kennis die nodig is om uw Cloud-omgeving op te zetten kan bedrijfsspecifiek zijn.

Hoe kan ik het systeem gebruiken als klantenportaal?

Om Cloud als klantportaal te gebruiken, moeten de juiste werkruimte en accounts worden ingesteld voor veilige bestandsoverdracht, documentbeheer en veilig berichtenverkeer tussen interne medewerkers en externe klantpartijen (bekend als contactpersonen). Voeg een cliententiteit toe aan het systeem om een werkruimte te definiëren. Alle interacties tussen medewerkers en contactpersonen vinden plaats binnen deze entiteit. Zie Client-workspaces makenvoor instructies. Om contactpersonen toegang te geven tot het systeem, hebben ze een account nodig en rechten om toegang te krijgen tot de bijbehorende klantentiteit. U kunt een contactpersoon toevoegen en deze de juiste rollen toewijzen. Er kunnen extra rollen worden toegewezen aan deze gebruiker om toegang te krijgen tot inhoud. Zie voor instructies Een account maken voor medewerkers of contactpersonen en Beveiligingsrollen toewijzen.

Moet ik accounts aanmaken voor al mijn medewerkers?

U moet accounts aanmaken voor alle medewerkers die het systeem gaan gebruiken. Als uw organisatie Cloud gebruikt als een algemene interne portal, dan is het zinvol om accounts aan te maken voor alle medewerkers. Als uw organisatie Cloud alleen gebruikt als portaal voor interacties met klanten, dan hebben alleen medewerkers die interacties hebben met externe klanten een account nodig.

Waarvoor wordt de optie Alle medewerkers in het dialoogvenster Delen gebruikt?

De invoer Alle medewerkers wordt gebruikt om een rol toe te wijzen aan alle medewerkers in het systeem op de entiteit of het item (activiteit, bestand, dashboard, enzovoort). Alle nieuwe medewerkers die aan het systeem worden toegevoegd, krijgen deze rol ook toegewezen.

U kunt ook Personeelsgroepen aanmaken om snel rollen toe te wijzen aan specifieke personeelsleden. Zie Personeel of contactgroepen maken voor meer informatie.

Voorkeuren

Kan ik Cloud in meerdere browservensters weergeven?

U kunt Cloud in meerdere browservensters of tabbladen weergeven zonder dat u zich voor elke open instantie hoeft aan te melden, op voorwaarde dat u één browser gebruikt. Als u zich afmeldt bij één instantie van Cloud, wordt u afgemeld bij elk venster of tabblad.

Hoe stel ik de standaardpagina in die bij het opstarten wordt geladen?

De standaardpagina bij het opstarten is een accountspecifieke instelling. Zie Opstartinstellingen voor meer informatie.

Activiteiten

Hoe plaats ik een activiteit?

Ga naar de pagina Activiteiten door Activiteiten te selecteren in het menu Cloud. Zie Feedback geven aan anderen in Cloudvoor meer instructies.

Waar worden activiteiten voor gebruikt? Hoe kan ik het systeem gebruiken voor interne, beveiligde berichten?

Activiteiten bieden een alternatief medium voor berichten. Activiteiten worden opgeslagen, beheerd en beveiligd vanaf een centrale locatie, waardoor er meer controle en toegang is tot communicatie met klanten en binnen een organisatie.

Standaard zijn activiteiten alleen zichtbaar voor medewerkers met toegang tot de entiteit (waar de activiteit is geplaatst). Gebruikers kunnen de zichtbaarheid van een activiteit verder wijzigen door de instellingen voor delen te wijzigen.

Bestanden

Hoe upload ik bestanden naar de Cloud vanaf mijn lokale computer?

Open de pagina Bestanden door Bestanden te selecteren in het menu Cloud. Zie Plaatshouders maken in het engagementbestandvoor meer instructies.

Hoe download ik bestanden van de Cloud naar mijn lokale computer?

Open de pagina Bestanden door Bestanden te selecteren in het menu Cloud. Zie Bestanden delen met gebruikers of groepenvoor meer instructies.

Hoe kan ik versies terughalen van bestanden die overschreven zijn?

In het deelvenster Bestandsdetails staat een paneel met de bestandsversies en geschiedenis. Zie Een vorige versie of verwijderd bestand herstellenvoor meer instructies.

Entiteiten

Wat is een entiteit?

Een entiteit is een algemeen concept dat een organisatie, afdeling, individu of klant kan vertegenwoordigen. Entiteiten zijn onafhankelijke werkruimten die extern of intern gerelateerd zijn aan de organisatie. Ze bieden een methode om organisatorische indelingen te maken in Caseware® Cloud op klant, afdeling of andere criteria. Wanneer een organisatie Caseware® Cloud voor het eerst opzet, wordt er standaard één entiteit aangemaakt die de organisatie zelf vertegenwoordigt. Deze entiteit kan niet worden verwijderd. Daarna worden extra entiteiten aan het systeem toegevoegd.

Hoe maak ik een groep in V2?

Ga naar de pagina Entiteiten door Entiteiten te selecteren in het menu Cloud. Zie Client-workspaces makenvoor meer instructies.

Hoe maak ik een interne entiteit?

Ga naar de pagina Entiteiten door Entiteiten te selecteren in het menu Cloud. Raadpleeg het gedeelte Interne entiteiten organiseren” voor verdere instructies.

Contactpersonen

Wat is een contactpersoon?

Contactpersonen zijn mensen die verbonden zijn aan een entiteit, maar geen personeel zijn. De Cloud-interface biedt verschillende hulpmiddelen om de informatie te beheren die wordt gedeeld met contactpersonen. Contactpersonen hebben beperkte toegang tot Caseware Cloud en kunnen minder voorgedefinieerde rollen toegewezen krijgen dan medewerkers. Een contactpersoon heeft geen toegang tot de entiteitenpagina, maar kan wel een lijst krijgen van entiteiten waarvoor hij een bepaalde rol heeft. Een contactpersoon is meestal iemand die voor de klant werkt of een expert die informatie levert of beoordeelt voor een opdracht.

Hoe maak ik een groep in V2?

Ga naar de pagina Contacten door Contacten te selecteren in het menu Cloud. Zie voor meer informatie Een account maken voor medewerkers of contactpersonen.

Kan ik bestanden en activiteiten delen met contactpersonen en andere medewerkers?

JA Standaard krijgt personeel met een Viewer-rol op de gekoppelde entiteit een Viewer-rol toegewezen voor het bestand of de activiteit. Contactpersonen krijgen standaard geen rollen toegewezen, maar u kunt de contactpersoon wel extra rollen toewijzen om hem toegang te geven tot specifieke bestanden of activiteiten.

Hoe deel ik bestanden met een contactpersoon?

Contactpersonen moeten twee verschillende rollen toegewezen krijgen om toegang te krijgen tot een bestand. Ten eerste moet hen een Entity Collaborator rol worden toegewezen op de gekoppelde entiteit - dit geeft hen toegang tot de entiteit waar het bestand is opgeslagen. Ten tweede moet hen een rol als medewerker inhoud worden toegewezen op het bestandsitem zelf - dit geeft hen toegang tot het bestand om het te bekijken of te downloaden.

Dashboards

Wat is een dashboard?

Dashboards zijn pagina's voor het bijhouden van informatie gekoppeld aan Caseware Cloud. Elk dashboard bestaat uit een of meer gadgets.

Kan ik een dashboard delen met een klant?

JA Dashboards kunnen worden gedeeld met zowel medewerkers als contactpersonen. Wanneer u een dashboard maakt of bewerkt, selecteert u onder Gedeeld met Alle contactpersonen om het dashboard met contactpersonen te delen. Voor meer instructies, zie de Dashboards sectie over het bekijken van de algehele engagement status.

Hoe maak ik een dashboard voor een specifieke klant of voor persoonlijk gebruik?

Ga naar de Dashboards-pagina door Dashboards te selecteren in het Cloud-menu. Voor meer instructies, zie de Dashboards sectie over het bekijken van de algehele engagement status.

Gegevens en beveiliging

Waar bevindt Caseware Cloud zich?

Caseware Cloud werkt momenteel op de computerbronnen van de Amazon Web Services (AWS) infrastructuur in Australië, Canada, Ierland en de Verenigde Staten.

Waar worden mijn gegevens opgeslagen?

Alle abonneegegevens worden opgeslagen in de productiecloudomgeving. Het gebruik van klantgegevens in niet-productieomgevingen wordt gecontroleerd door middel van veilige processen voor gegevensverwerking, waarvoor expliciet gedocumenteerde toestemming nodig is van de klanten van wie de gegevens worden beïnvloed, en die moeten voldoen aan de vereisten van wet- en regelgeving voor het scrubben van gevoelige gegevenselementen.

Er is een aangewezen operationeel team dat verantwoordelijk is voor alle operationele functies met betrekking tot de infrastructuur en opslag met toegewezen verantwoordelijkheden die zijn gedefinieerd, gedocumenteerd en gecommuniceerd.

Caseware Cloud wordt gehost op webservers van Amazon over de hele wereld. Bij het afsluiten van een abonnement op Caseware Cloud diensten worden klanten geïnformeerd over de jurisdictie waarin de server staat die is toegewezen voor het hosten van uw abonneegegevens en persoonlijke informatie. U kunt instemmen met een dergelijke toewijzing of een aldus toegewezen server weigeren.

Om prestatieredenen stellen we je meestal in:

• Verenigde Staten/Noord-Virginia als je je in de Verenigde Staten of Zuid-Amerika bevindt
• Canada/Montreal als je je in Canada bevindt
• Australië/New South Wales als je je in de regio Azië/Stille Oceaan bevindt
• Ierland/Leinster als je je in een andere regio bevindt

Hoe kan ik details vinden over mijn huidige gegevensgebruik?

De details van de gegevens die zijn opgeslagen in je Cloud account worden gecatalogiseerd voor je referentie. Je kunt de huidige en piekgegevens bekijken, evenals een aantal andere statistieken.

Gebruik voor meer informatie over uw huidige gegevens:

1. Zorg ervoor dat je de beheerdersrol hebt. Admin-rol of gelijkwaardige rechten.

2. Selecteer Activiteitenin het menu Cloud.

3. Selecteer System | Site Statisticsin het menu.

   

Het deelvenster met sitestatistieken toont de details van je huidige gegevensgebruik.

Hoe lang worden gegevens bewaard na deactivering?

Caseware zal, naar keuze van de Klant, alle Persoonsgegevens binnen 120 kalenderdagen na beëindiging of afloop van de MPSA met de Klant onherroepelijk verwijderen of retourneren, tenzij opslag van de gegevens wettelijk verplicht is.

Zijn mijn gegevens versleuteld?

De opslag van gegevens (data-at-rest) wordt versleuteld met hetzelfde versleutelingsniveau als online bankieren.

Veiligheid en beleid

Caseware Cloud maakt gebruik van een geavanceerd cloud-delivered endpoint protection platform om bekende en onbekende aanvallen te detecteren en ertegen te verdedigen.

Caseware Cloud baseert zich tevens op het beveiligingsbeleid van Amazon Web Services en de bijbehorende certificeringen, die een essentieel onderdeel vormen van de bescherming van uw gevoelige gegevens.

Voor Canadese klanten: Het Office of the Privacy Commissioner of Canada heeft verklaard dat uitbestedingsovereenkomsten niet in strijd zijn met de Personal Information Protection and Electronic Documents Act als de vertrouwelijkheids- en beveiligingsbepalingen in de uitbestedingsovereenkomst voldoen aan de eis om een vergelijkbaar niveau van bescherming van persoonlijke informatie te bieden.