Relevantierangschikking journaalposten

Het analysepakket „Journal Entry Relevance Ranking“ (JERR) biedt een op relevantie gebaseerde rangschikking voor testaanbevelingen die aansluiten bij wereldwijde controlestandaarden. Het is ontworpen om het testen van boekingsregels (JE CAAT/JET) efficiënter te ondersteunen.

In tegenstelling tot regelsets of methoden voor het opsporen van afwijkingen, die tot meer ruis kunnen leiden, rangschikt JERR boekingen op basis van hun relevantie voor het toetsen van boekingen.

Gebruik JERR uitsluitend voor JE CAAT/JET-toetsen die verband houden met openbare boekhouding en accountantscontrole. Het is waarschijnlijk ongeschikt voor andere doeleinden. Koppel JERR aan uw procedures voor klantopdracht.

JERR kan worden ingeschakeld door auteurs binnen een kantoor of onderneming, of door Caseware. Zie ‘JERR inschakelen’.

Statistische benadering van relevantie rangschikken

De rangschikkingsmethodologie die in dit analytische pakket wordt gebruikt, is gericht op de behoefte aan relevantie, in plaats van te vertrouwen op algemene anomaliedetectie die de verschillen tussen vergelijkbare transacties rangschikt, ook al is dit een gangbare praktijk. Het sluit direct aan op de auditvoorschriften en zorgt ervoor dat gemarkeerde boekingen zinvol zijn voor het testen van journaalposten, terwijl de verwerkingsefficiëntie wordt geoptimaliseerd.

Processtappen:

• Beperk de reikwijdte:

  De gegevens worden zo gefilterd dat ze alleen journaalposten bevatten (bijv. algemene journaalposten) en geen bronnen zoals AR- en AP-modules, die buiten de focus van de regelgeving vallen. Deze stap vermindert de verwerkingsoverhead en richt de analyse op wettelijke vereisten, aangezien de procedure typisch gerelateerd is aan frauderisico (d.w.z. het hoogste risico in een grootboek binnen algemene journaals).

  De gegevens kunnen handmatige en systeemjournalen bevatten, of alleen handmatige journalen, afhankelijk van de journaalmapping in het grootboek (GL). Als uw GL u toestaat om handmatig en door het systeem gecreëerde algemene journaals afzonderlijk te identificeren, breng deze dan in kaart voor de handmatig gecreëerde algemene journaals, aangezien deze het hoogste frauderisico vormen in overeenstemming met de verschillende wereldwijde controlenormen.

• Testen op basis van regels:

  Op de gefilterde dataset wordt een reeks regelgebaseerde tests toegepast op basis van voorbeelden die (per 30 augustus 2024) in de volgende relevante controlestandaarden worden geïdentificeerd:

  • International Public and Private Company Audit (IAASB): ISA 240 par. 31-32, A41-44

  • Controle van Amerikaanse particuliere ondernemingen (ASB): AU-C 240, par. 31-32, A47-50

  • US Public Company Audit (PCAOB); AS 2401 par. 57-62

  Deze 12 tests omvatten:

  • JE-Transacties met een datumbereik

  • JE-Zoeken op trefwoord

  • Gebruikers van JE-Key

  • JE - Percentage bedrag van hoge waarde

  • JE - Niet-sluitende journaalposten

  • JE - Bedragen met een terugkerend numeriek patroon

  • JE - Complexe gebruikte rekeningen

  • JE - Ontbrekende beschrijvingen

  • JE - Ontbrekende ID

  • JE - Ontbrekende codes

  • JE - Ontbrekende datums

  • JE – Ongebruikelijke rekeningcombinaties

  De invoergegevens voor de stap van de relevantierangschikking bevatten transacties die voor elk van deze 12 vooraf gedefinieerde tests al al dan niet zijn gemarkeerd. Positieve resultaten worden weergegeven als „1”, terwijl negatieve resultaten worden weergegeven als „0”.

• Het berekenen van verhoudingen:

  Voor elke test worden de volgende waarden berekend:

  • Het aantal positieve resultaten (gemarkeerde rijen).

  • Het totale aantal rijen in de dataset.

  Deze worden gebruikt om voor elke test een verhouding te berekenen:

  Verhouding = (aantal positieve gevallen) / (totaal aantal rijen in de dataset)

  Een verhouding die dichter bij 1 ligt, duidt op meer gemarkeerde transacties, terwijl een verhouding die dichter bij 0 ligt, duidt op minder gemarkeerde transacties.

• Individuele regels wegen:

  De basis van het JERR is gebaseerd op een concept dat elk testresultaat dynamisch weegt op basis van zijn prevalentie in het grootboek. Voor elk positief resultaat wordt een aangepaste score berekend aan de hand van de volgende formule:

  Aangepaste score = positief resultaat × (1 − verhouding)

  Deze weging zorgt ervoor dat zeldzamere voorkomens een sterkere invloed hebben op de uiteindelijke relevantierangorde.

• Resultaten samenvoegen voor relevantie:

  Voor elke journaalpost worden de aangepaste scores van alle toetsen samengevoegd aan de hand van de volgende formule:

  Eindscore = [Σ Aangepaste score] / Aantal tests met positieve resultaten

  De uiteindelijke geaggregeerde waarde geeft de relevantie van elke logboekvermelding voor het testen aan, waarbij waarden dichter bij 1,0 duiden op een hogere relevantie. Door de nadruk te leggen op relevantie in plaats van zeldzaamheid alleen, zorgt JERR ervoor dat gemarkeerde boekingen zinvol en bruikbaar zijn voor het testen van journaalposten.

• Uitvoer:

  De eindscore voor elke transactie wordt opgeslagen in een veld met de naam score en gerangschikt in aflopende volgorde, waarbij de meest relevante transacties als eerste worden weergegeven en de minst relevante als laatste.

• Selectie criteria

  We raden elk bedrijf of organisatie aan om definitieve selectiecriteria toe te voegen aan de relevantieranglijst voor hun methodologieën. De selectiecriteria kunnen worden afgestemd op historische steekproeven die geschikt worden geacht voor JE CAAT/JET-tests, bijvoorbeeld "selecteer de top 25 van de ranglijst".

  Deze aanpak maakt gebruik van historisch geschikte methodologieën met betrekking tot bemonstering en biedt tegelijkertijd een sorteervolgorde voor aanbevelingen om te bemonsteren op basis van een directe koppeling met normen. Het zorgt ook voor een hogere kwaliteit in vergelijking met historische steekproefmethoden, dankzij de uitgebreide ondervraging van de gegevensset en de relevantiescore die wordt afgeleid uit de prevalentie van het kenmerk.

  Andere benaderingen kunnen gebaseerd zijn op alles boven een ingestelde relevantiedrempel of percentage van scores zonder nul. Echter, door de variabele aard van dynamische weging en de verscheidenheid aan grootboeken over sectoren en klanten heen, kan dit leiden tot extreme diversiteit in uitkomsten met weinig koppeling aan een reden voor selectie.

Koppel JERR en andere analyses aan een procedure

Als auteur kunt u JERR en andere analyses, waaronder aanvullende controles van journaalboekingen, analyses van subgrootboeken en afzonderlijke steekproeven, koppelen aan procedures binnen een checklist.

Met deze functie kunt u:

• Geef alleen statistieken weer die van toepassing zijn op de geselecteerde procedure.

• Verwijder verouderde analysegegevens wanneer u van analysetype wisselt.

• Voorkom ongeldige analytische combinaties.

Om analysegegevens aan een procedure te koppelen:

1. Zorg ervoor dat JERR en de Analytics Hub zijn ingeschakeld.

2. Open een checklist in Documenten.

3. Selecteer of voeg een procedure toe.

4. Open hetdialoogvenster‘Analyses toevoegen ’:

   • Voor een bestaande procedure waaraan eerder analyses zijn gekoppeld, klikt u op het Analytics -pictogram [] in dezelfde rij als de procedure.

   • Als u een nieuwe procedure wilt openen, klikt u op het pictogram Meer acties [] links van de naam van de procedure.

5. Selecteer in het dialoogvenster Analyses toevoegen de analyses die u wilt toevoegen:

   • Selecteer Analyses van de relevantierangschikking van journaalboekingen om JERR-tests toe te voegen.

   • Selecteer Overige analytische controles om aanvullende controles van journaalboekingen of analyses van subadministraties toe te voegen, en selecteer vervolgens de afzonderlijke controles die u wilt toevoegen.

     

6. Kies Bijvoegen.