Consultez les documents et les entrées
Lorsque vous souhaitez travailler sur un document ou une entrée, vous pouvez extraire une copie du fichier maître. Les documents et les entrées extraits ne sont pas accessibles aux autres utilisateurs tant qu'ils n'ont pas été archivés; vous n'avez donc pas à craindre d'entrer en conflit avec les modifications apportées par d'autres membres du personnel.
Pour emprunter des documents :
- Sélectionnez le ou les documents que vous souhaitez extraire dans le Gestionnaire de documents.
- Dans le ruban, cliquez sur Document | Extraire, ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur les documents, puis cliquez sur Extraire.
- Dans la boîte de dialogue, vous pouvez vérifier ou modifier le dossier dans lequel la copie extraite sera enregistrée. Cliquez sur Passer à la caisse.
Les copies des documents sont enregistrées dans le dossier prévu à cet effet. Lorsque vous travaillez sur une copie extraite, la mention [Copie extraite] s'affiche en haut de la fenêtre « Documents de travail ».
Pour consulter une entrée :
- Dans l'Adj. Dans la fenêtre des entrées, accédez à l'entrée que vous souhaitez consulter.
- Dans le ruban, cliquez sur Document | Extraire.
- Dans la boîte de dialogue, vous pouvez vérifier ou modifier le dossier dans lequel la copie extraite sera enregistrée. Cliquez sur Passer à la caisse.
La copie de l'entrée est enregistrée dans le dossier désigné. Lorsque vous travaillez sur une copie extraite, la mention [Copie extraite] s'affiche en haut de la fenêtre « Documents de travail ».
Remarques :
- La suppression d'un document dans une copie extraite entraîne automatiquement la suppression de ce document dans le fichier maître.
- Vous ne pouvez pas effectuer un verrouillage lorsque des documents sont extraits.
- Si la date d'échéance d'un document est dépassée et que le fichier est verrouillé, vous devez archiver tous les documents extraits avant de pouvoir déverrouiller le fichier.
- Lorsqu'un fichier verrouillé est archivé dans la version principale verrouillée, toutes les étapes de verrouillage sont régénérées avec les nouvelles données.
Extraire des documents d'un exemplaire emprunté
Si vous essayez d'extraire des documents à partir d'une copie déjà extraite, un message vous invitera à mettre à jour cette copie en y intégrant les modifications apportées au fichier maître avant de pouvoir extraire d'autres documents.
Pour mettre à jour un exemplaire emprunté :
- Dans la fenêtre de commande, veillez à sélectionner Mettre à jour le fichier actuel avec les modifications du fichier maître. Cliquez sur Passer à la caisse.
La copie extraite est mise à jour avec les modifications apportées au fichier maître.