Enregistrer au format PDF

Vous pouvez enregistrer un ou plusieurs documents de votre dossier « Working Papers » au format PDF (Portable Document Format). Les fichiers PDF prennent en charge des options de sécurité permettant d'empêcher leur consultation ou leur modification, ce qui vous permet d'enregistrer des copies protégées de vos documents à des fins d'archivage.

Pour enregistrer des documents au format PDF :

1. Dans le Gestionnaire de documents, sélectionnez les documents que vous souhaitez enregistrer au format PDF. Utilisez Ctrl + clic pour sélectionner plusieurs documents, ou sélectionnez un dossier pour inclure tous ses sous-dossiers.
2. Dans le ruban, cliquez sur Document | Enregistrer sous | Enregistrer en tant que fichier PDF.... La boîte de dialogue « Enregistrer au format PDF » s'affiche.

3. Configurez les paramètres du fichier PDF comme il se doit.

   Option	Description
   Choisissez un emplacement pour les documents PDF	Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier PDF. Ajouter au dossier client et au gestionnaire de documents : Cliquez ici pour enregistrer le fichier PDF dans le Gestionnaire de documents de votre dossier « Working Papers » actuel. Répertoire : Choisissez un emplacement sur votre ordinateur pour enregistrer le fichier PDF.
   Ignorer les annotations et les commentaires	Excluez les annotations et les commentaires du fichier PDF joint à l'e-mail.
   Ajouter une légende pour les repères	Créez une légende pour chaque type de repère dans le ou les documents.
   Exporter au format PDF/A (conforme à la norme ISO 19005-1)	Exportez le ou les documents vers un format d'archivage standard.
   Options de sécurité des fichiers PDF	Activez les options de sécurité pour le fichier PDF. Mot de passe du propriétaire : Ajoutez un mot de passe pour le propriétaire du fichier PDF. Entrez à nouveau le mot de passe et confirmez-le. Mot de passe de l'utilisateur : Ajoutez un mot de passe que les utilisateurs devront saisir pour consulter le fichier PDF. Le mot de passe de l'utilisateur ne doit pas être identique à celui du propriétaire. Activer l'impression : Permettez aux utilisateurs d'imprimer le fichier PDF. Activer la modification des documents : Permettez aux utilisateurs de modifier le fichier PDF. Activer la copie du texte et des images : Permettez aux utilisateurs de copier du texte et/ou des images à partir du fichier PDF. Activer la modification des notes : Permettez aux utilisateurs de modifier les annotations dans le fichier PDF.

   Cliquez sur Avancé... pour personnaliser les options avancées du PDF si nécessaire. Cliquez sur OK.

Les documents sont enregistrés au format PDF.

Exporter vers un fichier PDF groupé

Vous pouvez exporter plusieurs documents ou l'intégralité d'un dossier de mission vers un fichier PDF groupé. Les fichiers PDF créés par lots ne sont pas soumis aux mêmes restrictions d'utilisation que les fichiers Working Papers et sont accessibles en dehors de l'application. Cela vous permet d'envoyer des fichiers à un réviseur externe qui ne dispose pas lui-même d'une licence Working Papers.

Pour enregistrer des documents ou le fichier au format PDF groupé :

1. Dans le ruban, cliquez sur Engagement | Enregistrer sous | Enregistrer en tant que fichier PDF..., ou sur Engagement | Exporter | PDF par lots.... La boîte de dialogue « Exportation au format PDF » s'affiche.
2. À côté de l'option « Export set », cliquez sur Nouveau. Veuillez saisir un nom pour le nouvel ensemble d'exportation. Cliquez sur OK.

3. Dans la liste « Sélectionner le(s) document(s) », sélectionnez les documents que vous souhaitez inclure dans le fichier PDF groupé, puis cliquez sur Ajouter pour les insérer. Si nécessaire, vous pouvez réorganiser l'ordre des documents insérés en les faisant glisser dans la liste des documents PDF.

   Remarque : Utilisez le menu déroulant Filtrer par pour trouver des documents spécifiques.

4. À côté des documents PDF, cliquez sur Propriétés. Configurez les paramètres du fichier PDF comme il se doit.

   Option	Description
   Nom du fichier PDF	Veuillez saisir un nom pour le fichier d'exportation obtenu.
   Fusionner des fichiers PDF	Cochez cette case pour fusionner les documents du lot PDF en un seul fichier PDF.
   Inclure le numéro du document dans les signets	Cochez cette case pour afficher le numéro du document à côté de son nom dans le signet.
   Exporter au format PDF/A (conforme à la norme ISO 19005-1)	Exportez le ou les documents vers un format d'archivage standard.
   Options de sécurité des fichiers PDF	Activez les options de sécurité pour le fichier PDF. Mot de passe du propriétaire : Ajoutez un mot de passe pour le propriétaire du fichier PDF. Entrez à nouveau le mot de passe et confirmez-le. Mot de passe de l'utilisateur : Ajoutez un mot de passe que les utilisateurs devront saisir pour consulter le fichier PDF. Le mot de passe de l'utilisateur ne doit pas être identique à celui du propriétaire. Activer l'impression : Permettez aux utilisateurs d'imprimer le fichier PDF. Activer la modification des documents : Permettez aux utilisateurs de modifier le fichier PDF. Activer la copie du texte et des images : Permettez aux utilisateurs de copier du texte et/ou des images à partir du fichier PDF. Activer la modification des notes : Permettez aux utilisateurs de modifier les annotations dans le fichier PDF.

   Cliquez sur Avancé... pour personnaliser les options avancées du PDF si nécessaire. Cliquez sur OK.

5. Si nécessaire, à côté des documents PDF, cliquez sur Nouveau pour créer un autre fichier PDF dans le lot. Répétez les étapes ci-dessus pour définir et organiser le contenu du nouveau fichier PDF.
6. Cliquez sur Enregistrer si vous souhaitez enregistrer les paramètres de création de PDF par lots en tant que nouveau jeu d'exportation. Vous pouvez réimporter l'ensemble d'exportation ultérieurement en le sélectionnant dans le menu déroulant « Ensemble d'exportation ».

7. Cliquez sur Exporter. Dans la boîte de dialogue « Choisir un répertoire », remplissez les champs comme il convient.

   Option	Description
   Choisissez un emplacement pour les documents PDF	Choisissez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier PDF. Répertoire : Choisissez un emplacement sur votre ordinateur pour enregistrer le fichier PDF.
   Ignorer les annotations et les commentaires	Excluez les annotations et les commentaires du fichier PDF joint à l'e-mail.
   Ajouter une légende pour les repères	Créez une légende pour chaque type de repère dans le ou les documents.

   Cliquez sur OK.

Les documents sont exportés sous forme de fichier PDF groupé.