Marquer les documents
Pour vous aider à organiser vos fichiers, vous pouvez associer des mots-clés à vos documents. Les balises constituent un moyen simple de regrouper vos documents. Lorsque vous avez associé un mot-clé à un document, ce mot-clé devient disponible comme critère de filtrage. Vous pouvez ensuite appliquer un filtre pour afficher uniquement les documents contenant le mot-clé correspondant.
Pour associer un nouveau mot-clé à un document :
- Dans le Gestionnaire de documents, sélectionnez le document que vous souhaitez marquer.
- Cliquez avec le bouton droit sur le document, puis cliquez sur Balises, ou, dans le ruban, cliquez sur Document | Balises. La boîte de dialogue « Balises » s'affiche.
- Cliquez sur le champ situé sous Nouveau et saisissez le mot-clé de la nouvelle balise. Vous pouvez inclure des espaces et des caractères spéciaux si nécessaire, mais il est recommandé de garder la balise simple afin de faciliter le filtrage.
- Cliquez sur + pour ajouter le mot-clé.
Le document est associé au nouveau mot-clé. Si nécessaire, vous pouvez ajouter plusieurs mots-clés à un même document dans cette boîte de dialogue. Une fois que vous avez ajouté un mot-clé, vous pouvez le sélectionner lorsque vous attribuez des balises à d'autres documents.
Remarques :
- Vous pouvez voir quels documents ont été étiquetés dans le Gestionnaire de documents. Si vous ne voyez pas les balises, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête d'une colonne dans le Gestionnaire de documents, puis cliquez sur Afficher | Balises. Dans cet affichage, vous pouvez facilement ajouter de nouvelles balises aux documents en cliquant sur +.
- Vous pouvez également ajouter des balises aux numéros de carte et de groupe.
Modifier les balises
Vous pouvez modifier les balises existantes en changeant le mot-clé, même si celui-ci est déjà attribué à un autre document, ou changer la couleur de la balise afin de la distinguer plus facilement des autres balises.
Pour renommer une balise :
- Dans le ruban, cliquez sur Document | Balises.
- Dans la boîte de dialogue « Balises », cliquez avec le bouton droit de la souris sur la balise que vous souhaitez renommer. Cliquez sur Renommer la balise.
- Dans la boîte de dialogue « Renommer le tag », saisissez le nouveau nom du tag, puis cliquez sur OK.
Le tag a été renommé. Le mot-clé est mis à jour sur tous les documents associés.
Pour modifier la couleur d'une balise :
- Dans le ruban, cliquez sur Document | Balises.
- Dans la boîte de dialogue « Balises », cliquez avec le bouton droit de la souris sur la balise que vous souhaitez recolorer. Cliquez sur Définir la couleur de la balise.
- Dans la boîte de dialogue Couleur, sélectionnez une couleur prédéfinie ou ajoutez votre propre couleur personnalisée. Cliquez sur OK.
La couleur de l'étiquette change pour correspondre à votre sélection.
Supprimer les balises
Si une balise ne s'applique plus à un document, vous pouvez la supprimer sans que cela n'affecte les autres documents utilisant cette même balise. Sinon, si cette balise n'est plus utilisée pour aucun document, vous pouvez la supprimer complètement.
Pour supprimer une balise d'un seul document :
- Dans le Gestionnaire de documents, recherchez le document dont vous souhaitez supprimer la balise.
- Dans la colonne Balises , cliquez sur le x situé à côté de la balise que vous souhaitez supprimer.
La balise est supprimée du document.
Pour supprimer un tag :
- Dans le ruban, cliquez sur Document | Balises.
- Dans la boîte de dialogue « Balises », sous Non attribuées, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la balise que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur Supprimer la balise.
La balise a été supprimée.