Annoter des documents
Vous pouvez ajouter des annotations aux lignes et aux totaux dans les documents générés automatiquement.
La colonne « Annotation » peut être masquée par défaut. Vous pouvez activer la colonne en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête d'une colonne, puis en sélectionnant Réorganiser les colonnes, avant d'ajouter « Annotations » à la liste des colonnes actives.
Pour ajouter une annotation à une ligne de document générée automatiquement :
- Dans le Gestionnaire de documents, ouvrez le document généré automatiquement que vous souhaitez annoter.
- Sélectionnez la ligne que vous souhaitez annoter. Dans le ruban, cliquez sur Accueil | Ligne, ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne, puis sélectionnez Annotation de ligne. La boîte de dialogue « Annotation de ligne » s'affiche.
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Remplissez les options de la boîte de dialogue comme indiqué. Si vous remplissez l'onglet « Document », l'annotation n'est ajoutée qu'au document en question. Si vous remplissez l'onglet « Global », l'annotation est ajoutée à la balance de vérification ainsi qu'à tous les documents affichant le compte annoté.
Option Description Référence Le cas échéant, saisissez une référence manuelle ou sélectionnez une ou plusieurs références de document. Coche Le cas échéant, cochez la case correspondante pour l'annotation. Remarque Le cas échéant, veuillez saisir une note pour expliquer cette annotation.
Cliquez sur OK.
L'annotation est ajoutée à la ligne de document automatique dans la colonne « Annotation ».
Pour ajouter une annotation à une ligne de total :
- Dans le Gestionnaire de documents, ouvrez le document généré automatiquement que vous souhaitez annoter.
- Dans le ruban, cliquez sur Accueil | Total. La boîte de dialogue « Annotation totale » s'affiche.
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Remplissez les options de la boîte de dialogue comme indiqué.
Option Description Référence Le cas échéant, saisissez une référence manuelle ou sélectionnez une ou plusieurs références de document. Coche Le cas échéant, cochez la case correspondante pour l'annotation. Remarque Le cas échéant, veuillez saisir une note pour expliquer cette annotation.
Cliquez sur OK.
L'annotation est ajoutée à la ligne du total dans la colonne « Annotation ».
Remarques :
- Pour les documents relatifs aux programmes et aux listes de contrôle, vous pouvez saisir des annotations directement dans la colonne « Annotation ».
- Vous ne pouvez ajouter des annotations globales « Total » qu'aux sous-totaux.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une annotation pour la modifier, la copier ou la supprimer.
- Les annotations copiées conservent les mêmes numéros de note une fois collées. Si vous modifiez une instance d'une annotation qui a été copiée, le système vous proposera de modifier toutes les annotations associées. Si vous ne modifiez pas toutes les annotations, un nouveau numéro est automatiquement attribué à l'annotation modifiée.