Mettre à jour les liens de la bibliothèque de connaissances

Les documents contenant des liens vers la Bibliothèque de connaissances ne sont pas mis à jour automatiquement ; vous devez vérifier manuellement si des mises à jour sont disponibles pour les entrées liées.

Pour mettre à jour les liens de la bibliothèque de connaissances :

• Dans le ruban, cliquez sur Document | Mettre à jour.

Les entrées associées sont comparées à la base de connaissances. Les divergences s'afficheront dans la boîte de dialogue « Comparaison », où vous pourrez choisir de mettre à jour le lien ou de conserver votre version actuelle.

Mettez à jour les liens de la bibliothèque de connaissances à l'aide de Visual Compare

Si vous souhaitez mieux contrôler la manière dont vous mettez à jour les liens de la bibliothèque de connaissances, vous pouvez utiliser l'outil Visual Compare.

Pour mettre à jour les liens de la bibliothèque de connaissances à l'aide de Visual Compare :

1. Dans le ruban, cliquez sur Document | Comparer.
2. Dans la boîte de dialogue Comparer, sélectionnez Comparer les liens de la bibliothèque de connaissances avec leurs sources. Cliquez sur Terminer.
3. Une boîte de dialogue s'affiche, présentant une liste des entrées liées qui ne correspondent pas à la bibliothèque de connaissances source. Sélectionnez une entrée, puis cliquez sur Comparaison visuelle.

Une comparaison visuelle s'affiche, avec le corps du document en haut et les entrées de la bibliothèque de connaissances en bas. Les paragraphes, les cellules et les tableaux contenant des modifications sont mis en évidence dans des couleurs différentes.

Grâce à cette comparaison visuelle, vous pouvez modifier votre document actuel pour y intégrer les modifications issues de la bibliothèque de connaissances sans avoir à remplacer chaque élément dans son intégralité. Les fonctions de copier-coller, ainsi que d'autres fonctionnalités de CaseView, restent disponibles dans Visual Compare ; toutefois, si vous modifiez le Mode , Visual Merge se fermera et toutes les modifications seront perdues. Cliquez sur Accepter et quitter pour fermer la comparaison.

Suivre les mises à jour de la base de connaissances

Utilisez la fonction « Monitor » dans l'index de la base de connaissances pour obtenir des informations sur l'utilisation des entrées et surveiller en permanence leurs mises à jour.

Pour suivre les mises à jour de la base de connaissances :

1. Dans le ruban, cliquez sur Fichier | Bibliothèque de connaissances | Index de la bibliothèque de connaissances. Sélectionnez l'indicateur KLI approprié, puis cliquez sur OK.
2. Dans l'index de la bibliothèque de connaissances, cliquez sur Fichier | Moniteur de la bibliothèque de connaissances....
3. Cliquez sur Ajouter un dossier.... Accédez au dossier contenant les éléments que vous souhaitez surveiller. Cliquez sur Sélectionner un dossier.

4. Remplissez les options supplémentaires si nécessaire.

   Option	Description
   Supprimer le dossier	Cliquez ici pour supprimer le dossier sélectionné de la liste de surveillance ainsi que toutes les entrées existantes dans la base de données.
   Supprimer tous les dossiers	Cliquez ici pour supprimer tous les dossiers de la liste de surveillance et vider la base de données.
   Mettre à jour le dossier	Cliquez ici pour actualiser la liste de surveillance du dossier sélectionné dans la base de données. Cette mise à jour applique toutes les modifications apportées à la structure des dossiers, aux fichiers clients et aux documents.
   Actualiser tous les dossiers	Cliquez ici pour actualiser la liste de surveillance de tous les dossiers de la base de données. Cette mise à jour applique toutes les modifications apportées à la structure des dossiers, aux fichiers clients et aux documents.
   Rapport...	Cliquez ici pour générer un fichier texte délimité par des virgules (.CSV) contenant les mises à jour des entrées et les informations d'utilisation.

   Fermez la fenêtre « Knowledge Library Monitor ».

Les informations relatives à l'utilisation et aux mises à jour apparaissent dans l'onglet « Utilisation de la section » de l'index de la bibliothèque de connaissances.