Créer des vues d'index pour la bibliothèque de connaissances

Les vues sont des ensembles prédéfinis de champs que vous pouvez utiliser dans un index de la bibliothèque de connaissances pour organiser les entrées de celle-ci. Les vues sont entièrement personnalisables et peuvent comporter autant de champs que nécessaire. Lorsque vous créez une vue, vous pouvez définir l'ordre des champs et filtrer les informations afin de préciser davantage les sélections affichées dans la vue.

Pour créer une vue de la bibliothèque de connaissances :

1. Dans le ruban, cliquez sur Fichier | Bibliothèque de connaissances | Index de la bibliothèque de connaissances. Sélectionnez l'indicateur KLI approprié, puis cliquez sur OK.
2. Dans l'index de la bibliothèque de connaissances, cliquez sur Modifier | Définir les vues.
3. Cliquez sur Ajouter une vue.
4. Dans la boîte de dialogue « Définition de la nouvelle vue », cliquez sur l'onglet Général et saisissez un nom de vue (nom de la base de données) ainsi qu'un nom d'affichage (nom figurant dans la liste déroulante).
5. Cliquez sur l'onglet Afficher les propriétés . La liste située à droite de la boîte de dialogue affiche les colonnes par défaut de l'index de la bibliothèque de connaissances. Utilisez les boutons fléchés gauche et droit pour ajouter ou supprimer des colonnes dans votre affichage.
6. Si nécessaire, réorganisez les colonnes en sélectionnant une colonne et en utilisant les flèches haut et bas.

7. Remplissez les autres onglets selon les besoins.

   Onglet	Description
   Regrouper par	Définissez les propriétés de regroupement de la vue.
   Trier	Définissez les propriétés de tri de la vue.
   Filtre	Limitez l'affichage des enregistrements dans la vue aux propriétés spécifiées. Double-cliquez sur n'importe quelle propriété de la liste pour la copier dans la zone de définition du filtre, puis affinez la condition de filtrage selon vos besoins. Exemples : Country="Canada" affiche uniquement les enregistrements pour lesquels la valeur du champ « pays » est « Canada ». versionno="1.0" & language<>"French" n'affiche que les enregistrements dont le numéro de version est 1.0 et dont la propriété « language » n'est pas « French ».
   Autres paramètres	Définissez la police et les lignes de la grille pour les colonnes et les lignes de la vue.

   Cliquez sur OK.

8. La nouvelle vue s'affiche dans la boîte de dialogue « Définir les vues ». Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

La vue est créée. Dans l'index de la bibliothèque de connaissances, cliquez sur le menu déroulant Vues et sélectionnez la vue pour l'activer.

Créer des groupes d'index dans la bibliothèque de connaissances

Si vous créez plusieurs vues dans un index de bibliothèque de connaissances, il peut s'avérer nécessaire de créer des groupes pour les organiser. Les groupes sont des ensembles de vues que vous pouvez attribuer à des utilisateurs spécifiques en fonction de vos besoins. Par exemple, un groupe pourrait regrouper toutes les vues nécessaires à un créateur de modèles, tandis qu'un autre pourrait contenir un ensemble restreint de vues destinées aux utilisateurs finaux travaillant sur le dossier client. Chaque vue peut appartenir à plusieurs groupes.

Pour créer un groupe d'index de la bibliothèque de connaissances :

1. Dans le ruban, cliquez sur Fichier | Bibliothèque de connaissances | Index de la bibliothèque de connaissances. Sélectionnez l'indicateur KLI approprié, puis cliquez sur OK.
2. Dans l'index de la bibliothèque de connaissances, cliquez sur Modifier | Définir les vues.
3. Cliquez sur Ajouter un groupe.
4. Dans la boîte de dialogue « Groupe d'affichage », saisissez un nom de groupe (nom de la base de données) et un nom d'affichage (nom figurant dans la liste déroulante).
5. Dans la liste « Vues disponibles », sélectionnez les vues à inclure dans le groupe. Cliquez sur la flèche vers la droite pour les déplacer vers la liste « Vues de ce groupe ». De la même manière, vous pouvez supprimer des vues du groupe en les sélectionnant dans la liste « Vues de ce groupe » et en cliquant sur la flèche vers la gauche. Cliquez sur OK.
6. Le nouveau groupe s'affiche dans la boîte de dialogue « Définir les vues ». Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Le groupe est créé. Dans la boîte de dialogue « Définir les vues », vous pouvez glisser-déposer des vues pour les ajouter à un groupe ou les en retirer. Pour attribuer une vue à plusieurs groupes, maintenez la touche Ctrl de votre clavier enfoncée tout en la glissant-déposant dans les groupes suivants.