Vérification des mises à jour dans le cadre d'un programme de travail ou d'une liste de contrôle

Au lieu de recourir à la mise à jour automatique des procédures dans les dossiers de mission, vous pouvez utiliser la fonction « Rechercher les mises à jour » pour mettre à jour les procédures figurant dans votre programme de travail et vos listes de contrôle. En fonction des paramètres définis par votre cabinet, la commande « Rechercher les mises à jour » entraînera soit la mise à jour automatique des procédures, soit la nécessité de les mettre à jour manuellement. Dans les deux cas, une fois les procédures mises à jour, vous devez désactiver l'option « Rechercher les mises à jour » pour pouvoir continuer à utiliser le document dans le cadre de votre mission.

Pour vérifier s'il existe des mises à jour concernant les procédures d'actualisation d'un programme de travail ou d'une liste de contrôle :

1. Ouvrez le programme de travail ou la liste de contrôle.

2. Dans le menu Document, sélectionnez Rechercher les mises à jour.

3. Les procédures définies par votre cabinet comme « obligatoires » seront systématiquement mises à jour et ajoutées automatiquement à votre document au cours de ce processus. Les autres procédures sont mises à jour en fonction des préférences choisies par votre cabinet. Tout au long du processus de mise à jour, des messages s'affichent pour vous informer des options disponibles.

4. Un message affiché en haut de la boîte de dialogue vous informe que de nouvelles procédures sont peut-être disponibles dans la bibliothèque. Vous pouvez également accéder à cette option depuis le menu Procédures | Insérer des procédures à partir de la bibliothèque de contenu.

5. Passez régulièrement en revue le contenu de la bibliothèque afin de vous assurer que toutes les procédures facultatives sont prises en compte. Une fois que vous avez pris connaissance du contenu de la bibliothèque et sélectionné les procédures à ajouter à votre programme de travail, cliquez sur OK.

6. Le programme de travail ou la liste de contrôle s'ouvre sur l'état d'avancement de chaque procédure. Les détails affichés indiquent le numéro de version de chaque procédure ainsi que son statut : « À jour » ou « Périmée ».

7. Si les procédures sont à jour, aucune autre intervention n'est nécessaire. Revenez au menu principal, sélectionnez Document, puis désactivez l'option Rechercher les mises à jour.

8. Si la procédure est à jour mais qu'elle a été personnalisée, un astérisque est ajouté à son statut pour l'afficher sous la forme « À jour * ». Cliquez sur . Comparez le contenu de votre programme actuel à celui de la version mise à jour. Pour mettre à jour le contenu et supprimer les personnalisations, cliquez sur à côté de la procédure que vous souhaitez mettre à jour

9. Si la procédure indique qu'elle n'est plus à jour, cliquez sur . Comparez le contenu de votre programme actuel à celui de la version mise à jour. Pour mettre à jour le contenu, cliquez sur à côté de la procédure que vous souhaitez mettre à jour.

10. Une fois la procédure supprimée de la bibliothèque de contenu principale, vous souhaiterez peut-être la supprimer également de votre fichier client. Pour supprimer la procédure, cliquez sur .

11. À l'issue du processus de révision, un document récapitulatif peut être affiché, indiquant toutes les modifications apportées aux procédures.

12. Une fois toutes les procédures vérifiées, revenez au menu principal, sélectionnez Document et désactivez l'option Rechercher les mises à jour.