Définition des prérequis et des dépendances des documents

En tant qu'auteur du document, vous pouvez définir les conditions préalables à un programme de travail, une liste de contrôle ou tout autre document. Les prérequis sont d'autres documents qui doivent être remplis avant de travailler sur ce document.

Pour définir les prérequis relatifs aux documents :

1. Dans le Gestionnaire de documents, ouvrez le document pour lequel vous souhaitez définir des conditions préalables.

2. Dans le menu Document , sélectionnez Configurer les prérequis et les dépendances.

   

3. Dans le volet « Conditions préalables des documents », développez les dossiers pour localiser les documents qui doivent servir de conditions préalables.

4. Pour chaque document requis, sélectionnez À remplir par si le document doit être rempli. Sélectionnez Vérifié par si le document doit être complété et vérifié.

5. Dans le volet « Action », cochez la case Afficher un message d'alerte si vous souhaitez afficher un message d'alerte personnalisé en plus du message d'avertissement par défaut qui s'affiche lorsqu'une condition préalable relative à un document n'est pas remplie. Saisissez le texte du message d'alerte personnalisé dans le champ prévu à cet effet.

6. Cochez la case Verrouiller le document si vous souhaitez que l'équipe de mission doive saisir un mot de passe pour accéder à un document avant que les conditions préalables n'aient été remplies. Dans le champ de texte Mot de passe , saisissez le mot de passe que l'utilisateur doit fournir. Dans le champ de texte Confirmer , saisissez à nouveau ce mot de passe.

7. Sélectionnez Ignorer les documents manquants si vous souhaitez que les documents préalables manquants soient ignorés lorsqu'ils ne sont pas trouvés. Sélectionnez Avertir l'utilisateur pour afficher un message informant l'utilisateur qu'un document préalable manque.

8. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et définir les conditions préalables du document.

Pour définir les dépendances des documents :

1. Sélectionnez l'onglet Dépendances
2. Assurez-vous que la case à cocher Sélectionner un rôle pour empêcher la suppression de la validation est cochée.
3. Sélectionnez un rôle à l'aide du menu déroulant. Lorsque ce rôle sera validé dans ce document, les documents liés sélectionnés ci-dessous seront également validés et ces validations ne pourront plus être annulées.
4. Sélectionnez les documents pour lesquels la suppression de la validation sera bloquée lorsque le document actuel sera validé.
5. Pour supprimer les dépendances, ouvrez à nouveau la boîte de dialogue et modifiez vos sélections.