Définition des mises à jour des documents pour les dossiers clients
En tant qu'auteur attitré, sélectionnez les « Propriétés du document » de chaque document dans le gestionnaire de documents « Working Papers » afin d'indiquer quand un document CaseView ou un document externe (par exemple, Word ou Excel) a été modifié ou remplacé, et quand le contenu d'un programme de travail ou d'une liste de contrôle a été mis à jour.
Si vous vous contentez d'ajouter ou de supprimer un document, utilisez la boîte de dialogue « Versions des modèles de Working Papers » pour indiquer que la structure du document a changé. Si vous souhaitez que des documents soient traités automatiquement lors d'une mise à jour sans apparaître dans la boîte de dialogue Mise à jour , vous pouvez le faire en ajoutant une balise obligatoire. Les documents marqués comme obligatoires ne seront pas supprimés lors de l'exécution d'un AOCR ni par la fonctionnalité Profil . Le processus de mise à jour des fichiers clients utilise ces propriétés pour mettre à jour les fichiers clients.
Pour indiquer qu'un document a été modifié :
- Dans le Gestionnaire de documents, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document qui a été modifié ou remplacé, puis sélectionnez Propriétés.
- Dans la boîte de dialogue « Propriétés du document », cliquez sur l'onglet Modèle .
- Dans le champ « Version du document », saisissez la nouvelle version (supérieure) du document.
- Cliquez sur OK.
Pour indiquer qu'un document a été ajouté ou supprimé :
- Assurez-vous de n'avoir encore ajouté ni supprimé aucun document, sinon ceux-ci seront signalés comme N/A dans la boîte de dialogue « Documents » du processus de mise à jour.
- Dans le ruban, cliquez sur Outils | Versions du modèle.
- Dans la boîte de dialogue « Versions du modèle », cliquez sur l'onglet Général .
- Dans le champ « Structure du document », saisissez la nouvelle version (révisée à la hausse) de la structure du document.
- Cliquez sur OK.
- Poursuivez en ajoutant ou en supprimant les documents dans le Gestionnaire de documents, selon vos besoins.
Pour indiquer que le contenu d'un programme de travail ou d'une liste de contrôle a été mis à jour :
- Dans le Gestionnaire de documents, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le document qui a été modifié ou remplacé, puis sélectionnez Propriétés.
- Dans la boîte de dialogue « Propriétés du document », cliquez sur l'onglet Modèle .
- Dans le champ « Version du contenu », saisissez la nouvelle version (augmentée) du contenu.
- Cliquez sur OK.
Pour indiquer les documents qui doivent être signalés comme obligatoires :
- Dans le Gestionnaire de documents, sélectionnez les documents concernés que vous souhaitez marquer comme obligatoires.
- Dans le ruban, cliquez sur Accueil | Balises.
- Dans le groupe « Non attribué », sélectionnez la balise + située à côté de la balise CWI_REQ_DOC afin de l'attribuer aux documents sélectionnés.
La convention suivante est utilisée pour les numéros de version :
- Le premier chiffre de la version est réservé aux modifications apportées par Caseware.
- Le deuxième chiffre de la version est réservé aux modifications apportées par les distributeurs.
- Le troisième chiffre de la version est réservé aux associations de cabinets.
- Le quatrième chiffre de la version est réservé aux modifications apportées par les cabinets.
En tant qu'auteur du cabinet, dans la pratique, vous n'aurez qu'à modifier ce troisième et ce quatrième chiffre. Par exemple, si la version actuelle est la 2.1.3, la prochaine version à utiliser serait la 2.1.4.